Щорічні звіти відповідно до установленої форми музейні об’єднання, філії та окремо розташовані відділи подають центальному музею.
3.8. Допоміжні форми обліку та додаткові описи
Допоміжний музейний облік здійснюється для оперативної та наукової роботи з колекціями музею і має переважно довідковий характер. Облік проводиться за допомогою карток та різноманітних допоміжних описів, які юридичних документів не замінюють.
У музеї можуть створюватися такі картотеки: облікова інвентарна топографічна картотека збереженості систематична тематична предметна хронологічна іменна географічна.
Для кращого контролю за своєчасним поверненням тимчасово виданих з музею предметів створюються спеціальні контрольні картотеки актів видавання, систематизованих за датами повернення (за місяцями). На картку записуються: номер акта, дата, кому видано, термін видавання.
Метою додаткових описів є об’єднання музейних предметів та музейних колекцій у групи за тими або іншими ознаками (тематичними, топографічними, систематичними та ін.).
На всі місця зберігання (сейф, вітрина, шафа, стелаж, полиця та ін.) у фондосховищах та експозиційних залах складаються топографічні описи (штандорти) таким чином: порядковий номер, номер за книгою надходжень, номер за інвентарною книгою, номер за спеціальною інвентарною книгою, найменування предмета, кількість та комплектність, примітка. Переміщення предметів відмічаються у графі “примітка” і фіксуються у контрольному талоні, який знаходиться на місці постійного зберігання предмета. У разі зміни місцезнаходження предмета – останній викреслюється з топографічного опису, а в топографічній картці робиться спеціальна позначка. У разі повернення предмета – контрольний талон знищується. Топографічні описи підписуються матеріально-відповідальною особою. Топографічний опис складається у двох примірниках: один залишається у матеріально-відповідальної особи, другий, – прикріплюється на місце зберігання музейного предмета. Обов’язково проставляється дата. Компактною і зручною формою додаткового опису є надрукована в друкарні “Книжка музейного зберігача” .
3.9. Організація звірення предметів з обліково- фондовою документацією
З метою контролю за станом ведення фондово-облікової документації та фактичної наявності музейних предметів музеї щорічно зобов'язані проводити перевірку наявності і стану збереженості музейних предметів і колекцій, звірення їх з актами, книгами надходжень, інвентарними, спеціальними інвентарними книгами та іншою фондово-обліковою документацією.
Звірення музейного зібрання здійснюється у відповідності до затвердженого керівником плану, яким передбачаються черговість, терміни звірення кожної групи зберігання музейних предметів і колекцій.
Музеї з невеликим (до 3000 предметів) зібранням щорічно проводять повне звірення їх наявності. Музеї з великим зібранням щорічно проводять перевірку з окремих груп зберігання предметів згідно з планом.
Звірення музейних предметів і колекцій з фондово-обліковою документацією проводиться комісією у складі не менше трьох осіб, призначеної наказом, і з обов’язковою участю зберігача фондів (матеріально відповідальна особа) даної групи музейних предметів і колекцій.
Підсумки звірення фіксуються в окремих актах, що підписуються головним зберігачем фондів (матеріально відповідальна особа) та членами комісії, і затверджуються керівником музею. На підставі актів звірення за групами зберігання складається підсумковий акт про повне звірення наявності всього музейного зібрання, який підписується керівником і головним зберігачем фондів (матеріально відповідальна особа додатки 26, 27).
Завершення звірення музейного зібрання обговорюється на засіданні фондово-закупівельної комісії музею. Підсумковий акт, протокол фондово-закупівельної комісії, пояснювальна записка керівника музею в разі втрати предмета і вжиті заходи, висновки реставраторів та інша необхідна документація надсилаються органу виконавчої влади, якому підпорядкований музей для розгляду та затвердження.
Повне звірення наявності основного фонду музею дає можливість упорядкувати основний фонд шляхом звільнення від музейних предметів, які є непрофільними, втратили музейне значення через незадовільний стан збереження, підлягають обліку у науково-допоміжному фонді, номерів помилково наданих двом різним предметам, або навпаки, двох облікових номерів - одному предмету, музейних предметів, які не знайдені, викрадені, втрачені під час аварій. Розмір збитків від розкрадання , нестачі, знищення (псування) музейних предметів і колекцій, в тому числі занесених до Державного реєстру національного культурного надбання, визначається фондово-закупівельними комісіями музеїв (заповідників) на підставі їх оціночної вартості, зафіксованої в актах про приймання на постійне зберігання.
Вилучення зареєстрованих музейних предметів у інвентарній книзі здійснюється лише у разі крадіжки (після закриття справи), невиявлення музейного предмета під час звірення, втрати ним музейного значення на підставі наказу Міністерство культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, за погодженням з Міністерства культури і туризму України.
Для одержання дозволу на вилучення музейних предметів до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, подаються такі документи (в залежності від конкретного випадку):
а) клопотання та витяг з протоколу колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, – для музеїв, заснованих на комунальній формі власності
б) витяг з протоколу фондово-закупівельної комісії музею
в) підсумковий акт про звірення наявності музейних предметів з фондово-обліковою документацією
г) висновок реставратора про стан предмета і неможливість його реставрації
ґ) акт, у якому зафіксовано обставини крадіжки
д) документи про вжиття заходів дирекцією музею до розшуку викрадених предметів, притягнення винних до відповідальності у відповідності до законодавства України
е) документи органів Міністерства внутрішніх справ України про розшук або припинення розшуку викраденого музейного предмета
є) акт про значні пошкодження музейного предмета.
При вилученні музейного предмета із зібрання музею у полі “Примітка” в книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книзі робиться спеціальна позначка із посиланням на назву, номер і дату документа, що дозволяє вилучення предмета. Позначка про вилучення предмета з книги надходжень, інвентарної та спеціальної інвентарної книги завіряється підписами керівника музею, головного зберігача фондів (матеріально відповідальної особи) та скріплюється печаткою музею.
Категорично забороняється використання номерів, які звільнилися після вилучення музейних предметів, для записів інших музейних предметів.
Переведення музейного предмета з однієї інвентарної книги до іншої (наприклад, з інвентарної книги “графіка” до інвентарної книги “акварелі”) і відповідно до зміни його інвентарного номера та шифру проводиться за рішенням фондово-закупівельної комісії музею та за наказом керівника музею за умови, якщо предмет залишається в основному фонді музею. Книги надходжень, інвентарні книги та спеціальні інвентарні книги заповнені до видання цієї Інструкції залишаються дійсними, за умови, якщо вони містять усі необхідні відомості про предмет та належним чином оформлені. Заміна книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг на нові відбувається у виняткових випадках з обов'язкового дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей. Після завершення роботи з переписування старих фондових книг і оформлення порівняльної відомості складається акт про погашення старих книг обліку (додаток № 29). Цей акт і порівняльна відомість розглядаються на засіданні фондово-закупівельної комісії музею. Музеї, засновані на державній формі власності, акти про погашення старих книг обліку, порівняльні відомості разом з випискою з протоколу фондово-закупівельної комісії надсилають до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження. Музеї, засновані на комунальній формі власності, вищезгадані документи надсилають на розгляд колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, та разом з рішенням колегії – до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження. До затвердження акта заміни старих книг обліку фондів на нові чинними вважаються старі книги. В акті заміни старих книг з обліку фондів зазначаються: дата, за чиїм розпорядженням здійснено заміну, причина заміни, а також кількість номерів та предметів, що перенесені до нових книг, кількість номерів та предметів, які були раніше вилучені, кількість номерів, що не зазначені. У разі заміни книг обліку – до них переносяться усі музейні предмети із старих книг, крім тих, які вилучені на підставі відповідних документів. У нових фондових книгах проти кожного музейного предмета робляться посилання на шифр і номер за старою книгою, так само як і в старій книзі проставляються новий шифр і номер. При складанні нових книг обліку категорично забороняється знищення або порушення цілості старих книг. Старі книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги постійно зберігаються в музеях поряд з іншою фондово-обліковою документацією. Акт на погашення старих книг обліку (додаток 29) складається у чотирьох примірниках: перший – залишається у діловодстві музею, другий – закладається у погашену фондову книгу, третій – передається до структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, що затвердив цей акт, четвертий – надсилається до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.