2.4.Построение эффективных коммуникаций.
Хороший руководитель должен понимать, что первоначальным условием успешного функционирования организации является благоприятный внутренний климат внутри нее. Он достигается путем сплочения коллектива, создания атмосферы взаимопонимания и доверия. Только тогда возможна полноценная, плодотворная, творческая работа, все силы коллектива будут брошены на осуществление целей компании, а не на разрешение конфликтов и напряженных ситуаций. Создание такого коллектива есть первый шаг к построению эффективных коммуникаций.
Процесс коммуникаций сложен вследствии того, что на передний план выходит человеческий фактор. Это объект исследования психологии, и необходимо учитывать особенности построения человеческих отношений, многогранных и имеющих гораздо больший потенциал, чем кажется с первого взгляда.
Очень важен межличностный обмен информацией между руководителем и подчиненным, на которое первый тратит от 50% до 90% своего рабочего времени. В то же время вследствие особенностей каждого человека возникают определенные преграды при непосредственном общении. Рассмотрим их и опишем пути их преодоления, предложенные Месконом в его широко известной работе “Основы менеджмента”.
1)Преграды, обусловленные восприятием – каждый человек, имея особый опыт и жизненные установки, интерпретирует информацию по-разному. Восприятие варьируется также в зависимости от социального положения и роли в данной организации. Например, подчиненный может решить, что руководитель, критикуя его, говорит о его недостатках как личности, а не работника, и, возмутившись такому унижению, даже не подумает об улучшении качества работы. Решением этой проблемы является установление честных, открытых, доверительных отношений, и нахождение исключительного подхода к каждому сотруднику.
2) Семантические барьеры – одни и те же слова или целые фразы могут иметь различное толкование, поэтому возможно неверное истолкование полученной информации. Руководителю следует тщательно формулировать свои идеи, добиваясь таким образом исключения возможности двоякого толкования и формирования верного понимания.
3) Невербальные преграды – невербальная коммуникация - жесты, выражения лица, позы и звучание голоса - играет важнейшую роль при межличностном общении. На восприятие того, как мы говорим, приходится гораздо большая часть внимания, чем на то, что мы говорим. Об этом следует помнить и уметь располагать к себе собеседника, используя те невербальные символы, которые вызывают доверие и ощущение комфорта.
4)Плохая обратная связь или ее отсутствие - задача обратной связи заключается в обеспечении руководителя информацией о том, насколько точно поняты и исполняются его распоряжения. Эффективные способы установления обратной связи – задавать как можно больше вопросов, политика открытых дверей, наблюдение за поведением собеседника, его реакцией на ваши слова.
5)Неумение слушать – какой бы банальной не казалась эта преграда, она наиболее трудна для преодоления, так как очень немногие люди умеют эффективно слушать. Здесь важно суметь полностью сконцентрировать внимание на том, что говорит человек, не отвлекаясь на собственные мысли, подавлять в себе желание перебить человека, выслушивать до конца. Руководитель просто обязан быть хорошим слушателем, умея слышать не только излагаемые факты, но и те чувства, что стоят за ними. Эти чувства смогут ему рассказать об атмосфере в коллективе, о выполнении работы и о многом другом, что возможно хотел скрыть подчиненный.
В задачи руководителя входит повышение эффективности не только межличностных коммуникаций, но и организационных. Здесь есть свои ньюансы. Перечислим имеющиеся преграды и их решения.
1) Искажение сообщений – существует ряд причин искажения информации:
- трудности в межличностном общении;
- сознательное искажение информации при несогласии управляющего с сообщением;
- фильтрация – происходит из-за того, что отделы передают информацию, касающуюся только их интересов;
- несовпадение статусов уровней организации – тенденция снабжать руководителей только положительной информацией.
Разрешение данной преграды возможно с использованием рекомендаций, изложенных выше, а именно через установление доверительных, теплых отношений в организации, а также совершенствование межличностного общения.
2) Информационные перегрузки – информации слишком много и руководителю приходится отсеивать ее, выбирая наиболее важную. При этом при выборе самой полезной информации, он должен руководствоваться не только своим мнением, но и учитывать потребности других членов организации. Также руководитель должен уметь находить оптимальное соотношение качества и количества информации.
3) Неудовлетворительная структура организации –на примере успешных американских компаний доказано, что наиболее эффективной структурой организации является структура «с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена» [2, с.115]. При такой структуре вероятность искажений информации снижается.
Варианты совершенствования коммуникаций в организациях таковы:
- управленческие действия – организация как коротких встреч с одним или несколькими сотрудниками для обсуждения специфичных проблем, так и периодических встреч с участием всех подчиненных, которые подразумевают обсуждение стратегий и планов, проверку соблюдения графика работы, оценку завершенных заданий и т.д.;
- системы обратной связи – опрос работников, перемещение их из одних отделов (заводов) в другие с целью выявления мнения о качестве продукции, работе сотрудников других отделов;
- системы сбора предложений – функционирование ящиков для предложений, в которые сотрудники анонимно подают свои предложения. Есть и другие варианты сбора предложений – телефонная сеть, создание кружков качества – групп неуправленцев, регулярно собирающихся для обсуждения текущих проблем организации;
- информационные бюллетени – издание бюллетеней, содержащих информацию для всех сотрудников. В них изложены существенные факты, позволяющие каждому оценить успешность действий компании, деятельность руководителей;
- современные информационные технологии – новейшей технологией на данный момент является проведение видеоконференций, позволяющее собеседникам, находящимся на расстоянии друг от друга, общаться, смотря друг другу в лицо. Это, безусловно, облегчает процесс общения.
- проведение занятий для работников в виде игр и тренингов – основной целью тренингов является развитие сотрудничества. «Занятия могут моделировать как совещание или деловую беседу, презентацию или торги, так и свободно развивающееся деловое общение – диалог между участниками. Интерактивные технологии ситуационного характера позволяют работникам «походить в чужих ботинках», посмотреть как бы со стороны на себя, на других, на результаты деловой коммуникации. Критический анализ итогов под руководством профессионала в человеческих отношениях позволяет отметить конструктивный и деструктивный потенциал общения и разработать программы самокоррекции.»[3] С помощью тренингов выявляется потенциал работников, стимулируется их инновационная деятельность.
3.Вывод
Как мы видим, возможностей для совершенствования коммуникаций огромное количество. Вряд ли найдется организация, в которой коммуникационный процесс идеален. Чтобы его улучшить, эффективный руководитель должен быть не только компетентным и высокопрофессиональным в сфере работы организации, но в то же время и знающим психологом. Разбираясь в душах людей, подвластных ему, в самом себе, он сможет наладить превосходный коммуникативный процесс. Руководитель просто обязан обратить свое внимание на существующие рекомендации и техники по улучшению обмена информацией и применять их в совокупности. Воплощение их в жизнь займет достаточно много времени. От менеджера потребуется большое терпение и самоотдача. Но результаты оправдывают усилия. Организации с хорошо налаженным коммуникативным процессом гораздо более эффективны остальных. Как правило, это успешные, стабильные компании, в которых не бывает неожиданных спадов. Им доверяют, так как у внешнего окружения складывается неизменно хорошее впечатление об этих предприятиях. Руководитель должен учесть это и предпринять все возможные шаги для повышения эффективности коммуникаций в организации.
Список использованной литературы