Важно также отметить, что со временем (развиваемый) интранет - портал перестает быть просто "табло" для восприятия информации или местом "где скачать документы". При умелой и качественно организованной IT-поддержке, интранет - портал можно превратить в полноценную рабочую среду для всех (как минимум офисных) сотрудников компании. При этом номинально отпадает потребность в рабочем кабинете с его комбинацией "стол-стул-компьютер-за-дверью-начальник". Вся рабочая инфраструктура - программы, файлы, источники информации, средства управления, каналы коммуникации и т.д. - есть внутри портала, внутри сети. Вам достаточно иметь под рукой подключение к Интернету, клавиатуру и монитор (набор любого интернет-кафе), и вы уже полноценный работник. Отдельный вопрос - роль интранета в развитии внешних связей. Одной из наиболее активных категорий пользователей интранет - портала компании могут быть ее дилеры и дистрибьюторы. Здесь они могут регулярно узнавать последние новости из жизни компании, информацию об обновлении ассортимента продукции, ценах и скидках и т.п. Эта же информация интересует и корпоративных клиентов - поэтому компания заинтересована в обеспечении доступа постоянных клиентов к своему интранет - порталу (как правило, ограниченной его части). Это преимущество особенно актуально для компаний вроде ЕПК, бизнес которых достаточно сильно разнесен географически"
Анна Несмеева, специалист по внутрикорпоративным коммуникациям одного из крупнейших агентств недвижимости "Пирамида".
"Сегодня невозможно ограничить распространение информации ни в частной жизни граждан, ни в корпоративной жизни компании. Современный бизнес построен на управлении информацией. А управление информацией - немыслимо без правильно организованной коммуникации, подразумевающей хранение информации, ее передачу и получение обратной связи. Понимая, что ограничить распространение информации невозможно, а управлять бизнесом без передачи информации трудно, необходимо поставить этот процесс на службу компании. Корпоративный портал или корпоративный интранет - современная разновидность информационной среды, в которой мы живем. Она позволят решить одновременно несколько задач компании:
организовать хранение данных (от базы данных по документам до базы знаний);
организовать передачу данных;
удобные каналы коммуникации (от электронного документа оборота до электронной системы заявок или корпоративной почты);
организовать каналы для обратной связи (онлайн-конференции, тематические форумы, горячие линии с руководством);
обеспечить внутрикорпоративный пиар (электронное СМИ, площадка для конкурсов и акций);
обеспечить открытое общение сотрудников в неформальном ключе.
Как ресурс корпоративный интранет имеет массу преимуществ. Он дешев, оперативен, доступен для каждого, имеющего АРМ, а также оптимален для территориально распределенных компаний. Из недостатков же, пожалуй, существенными являются лишь сложность во внедрении нового способа коммуникации среди сотрудников, чья рабочая деятельность не связана с компьютерами (инертность мышления), а также необходимость постоянного оперативного обновления контента.
Что сегодня дает компании интранет? Прежде всего, возможность совместного использования информационных ресурсов, а не аппаратуры. Также упрощает администрирование и, как следствие, снижает затраты на него. И, ко всему прочему, повышает надежность совместной работы пользователей с точки зрения безопасности, взаимозаменяемости рабочих мест, сохранности результатов работы и повышения доступности ресурсов. Сегодня корпоративные порталы уже внедрены или находятся на стадии внедрения в большинстве крупных территориально распределенных компаний. Например, по данным Первого интранет-форума, открыто о построении корпоративного интранета заявляют такие компании, как банк УРАЛСИБ, Мегафон, МТС, пивоваренная компания "Балтика", МИЭЛЬ-Недвижимость, "Тройка Диалог", Группы компаний СВЯЗНОЙ, Крок, ТНК-ВР, Аэрофолот, ГК МИАН и многие другие.
На основании анализа опыта перечисленных компаний мы можем смело утверждать, что интранет - это общее явление для компаний, перешагнувших определенный рубеж развития, а также универсальная коммуникационная платформа для сотрудников компании и действенный инструмент для ведения корпоративных процедур.
На практике господствуют два основных подхода к организации интранета. Во многом они продиктованы происхождением корпоративного портала. В некоторых компаниях корпоративный интранет выполняет роль корпоративного СМИ (пример - ГК СВЯЗНОЙ, Аэрофлот), в других служит платформой для организации корпоративного документооборота и управленческого учета (пример - банк УРАЛСИБ).
Общим у обоих подходов является понимание того, что корпоративный портал - единая коммуникационная платформа для всей компании. Принципиальным различием становятся источники наполнения и функции корпоративного портала. Но в любом случае, эффективный интранет - портал - это платформа для объединения сотрудников компании и интерактивная карта информационного пространства предприятия.
Корпоративный портал становится актуальной коммуникационной платформой для компании тогда, когда существуют внутренние потребности организации во внутренней коммуникации и имеются внешние ограничения для естественной коммуникации. Такое происходит, например, в территориально распределенных организациях (ГК МИАН, ГК СВЯЗНОЙ) или в организациях, чьи сотрудники вынуждены постоянно передавать большие объемы информации ("Тройка Диалог"). После создания коммуникативной площадки (внутреннего корпоративного портала) важным аспектом ее деятельности становится обмен и управление знаниями на базе корпоративного интранета. Технологическая платформа, на которой сегодня создается корпоративный интранет - портал, уже никого не интересует. На рынке сегодня существует множество готовых продуктов и авторских разработок для любых потребностей. Наиболее актуальный запрос в области технологий - это интеграция портала и внутренних рабочих приложений, используемых в компании (КАС, АСУ, ERP).
Вовлечение сотрудников в активное использование корпоративного интранета - ключевая проблема для всех компаний, разрабатывающих "внутрикоммуникационую" тему. Что можно рекомендовать компаниям, решающим подобные проблемы? Прежде всего, проводить рекламу корпоративного портала внутри компании, предлагать полезный контент, а также постоянно обновлять содержание, поддерживая актуальность информации.
Необходимо сделать портал инструментом для решения рабочих задач! Дайте сотрудникам инструмент для самостоятельного управления контентом и сервисом. Внедрите в пилотном подразделении и тиражируйте успешные решения. Проведите интеграцию с рабочими приложениями и обеспечьте легкость доступа. Структурируйте информацию, проследите за удобством доступа к ней.
Также необходимо учитывать результаты использования интранета при обучении и аттестации сотрудников. Так, благодаря корпоративному порталу наша компания сумела организовать в сети единое информационное пространство для сотрудников, работающих в 15 офисах. Внутренний портал ГК МИАН - удобный инструмент корпоративного управления, позволяющий сотруднику на своем рабочем месте в кратчайшие сроки и в любое удобное для него время получить любую необходимую информацию о деятельности компании.
На портале сотрудник может получить всю информацию, необходимую для работы внутри компании: телефоны и адреса подразделений и конкретных сотрудников, сферы их ответственности, ознакомиться с условиями работы и социальным пакетом сотрудника, прочесть корпоративные новости. На портале также размещены описания основных проектов, ведущихся в компании, создано единое хранилище документов. В разделе "Обучение" опубликованы учебные материалы и календарь текущих учебных программ компании. Сегодня в нашей компании с помощью портала передаются заявки на внутренние услуги подразделений. Наконец, на корпоративном портале действуют форумы для сотрудников и регулярно проводятся онлайн - конференции, где сотрудники могут напрямую задать вопрос руководителям компании"[5]
В целом, в 21 веке электронные коммуникации занимаю больше позитивных, положительных аспектов, нежели отрицательных.
Электронное общение - оно прочно вошло в деловую жизнь, но, тем не менее, никогда не сможет заменить общение в реальном мире.
Хотя бы потому, что "пожать руку" можно только в физически осязаемом пространстве. Поэтому не стоит полностью переносить деловое общение в виртуальный мир. Живая встреча даст более полную картину не только о собеседнике, но и о сути решаемой проблемы. А если вопрос деликатен и мы не хотим выносить его на люди, то ни что не заменит беседы ТЕТ - А - ТЕТ.
1. www.good-reklama.ru
2. Автор: Виктор Закотий, маркетолог портала Rabota.ru Опубликовано в журнале "PR-менеджер", № 4/2007
3. "Концепция менеджмента" Коротков Э.М. - М., "Дека", 1998
4. Потапова Р.К. Речь: коммуникация, информация, кибернетика.2-е доп. изд. - М., 2001
5. Журнал "Почта России" №10/2006 материал подготовил Петр Давыдов
[1] www.good-reklama.ru
[2] Автор: Виктор Закотий, маркетолог портала Rabota.ru Опубликовано в журнале «PR-менеджер», № 4/2007
[3] "Концепция менеджмента" Коротков Э.М. - М., "Дека", 1998
[4] Потапова Р.К. Речь: коммуникация, информация, кибернетика. 2-е доп. изд. – М., 2001
[5] Журнал «Почта России» №10/2006 материал подготовил Петр Давыдов