Однак впровадження подібних систем дало досить практичні результати. Виявилося, що економіко-математичні моделі, які використовуються, мають обмежені можливості практичного застосування: аналітична робота і процес прийняття рішень відбуваються у відриві від реальної ситуації і не підкріплюються комунікаційним процесом формування. Для кожної нової задачі потрібна нова модель, а оскільки модель створювалася фахівцями з економіко-математичних методів, а не користувачем, то процес прийняття рішень здійснюється не в реальному масштабі часу, і губиться творчий внесок самого користувача, особливо при рішенні нетипових управлінських задач. При цьому інформаційний потенціал управління, зосереджений в інформаційних центрах, знаходиться у відриві від інших засобів і технологій опрацювання інформації внаслідок неефективної роботи нижніх рівнів і необхідності неперервних конверсій інформації. Це також знижує ефективність інформаційної технології при вирішенні задач на верхніх рівнях управлінських сходів. До того ж для сформованої в АСУ організаційної структури технічних засобів характерний низький коефіцієнт їхнього використання, значні терміни (не завжди виконувані) проектування автоматизованих систем і невисока їх рентабельність через слабкий вплив результатів автоматизації на ефективність управління.
З появою персональних комп’ютерів (ПК) на “гребені мікропроцесорної революції ” відбувається принципова модернізація ідеї АСУ: від інформаційних центрів і централізації управління до розподіленого інформаційного потенціалу, підвищення однорідності технології опрацювання інформації і децентралізації управління [3, с.21-23].
На всіх етапах розвитку людського суспільства інформаційні технології в документознавстві забезпечували інформаційний обмін між окремими людьми, колективами, суспільними інформаціями і відображали відповідний рівень розвитку й можливості систем реєстрації, зберігання, опрацювання та передавання інформації і, по суті, були синтезом методів та засобів оперування інформацією в інтересах тієї чи іншої сфери діяльності людини.
Таким чином, з початку ХХ століття до початку ХІ наукові досягнення людства простягнулися далеко за межі уяви пересічної людини в галузі інформаційних технологій і поступово. поетапно вивели її від стану "перо, папір і чорнильниця" до персональних комп`ютерів із широким спектром різноманітних і глобальних світових комп`ютерних мереж без яких неможливе існування сучасної людської спільноти.
Сучасні інформаційна технологія в документознавстві повинні відповідати таким вимогам:
· забезпечувати високий рівень розчленування всього процесу опрацювання інформації на етапи (фази), операції, дії;
· включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;
· мати регулярний характер. Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що надає можливість більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами;
· доцільність впровадження технічних засобів;
· можливість придбання технічних засобів у певні терміни;
· наявність придатних приміщень;
· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.
Реалізація технологічного процесу для інформаційної технології в документознавстві повинно бути такими технічними засобами виробництва інформації будуть апаратне, програмне і математичне забезпечення цього процесу. З їхньою допомогою відбувається опрацювання первинної інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з цих засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, а для більшої чіткості можна його конкретизувати, назвавши програмним інструментарієм інформаційної технології.
Інструментарій інформаційної технології - один або декілька взаємозалежних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких позволяє досягти поставленої користувачем мети.
У якості інструментарію можна використовувати такі поширені види програмних продуктів для персонального комп'ютера як текстовий процесор (редактор), настільні видавничі системи, електронні таблиці, системи управління базами даних, електронні записні книжки, електронні календарі, інформаційні системи функціонального призначення, експертні системи і т.д.
Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.
Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.
Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.
Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.
З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.
Застосування обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ) дало великий ефект у прийнятті одноманітних і типових управлінських рішень, але не вплинуло на такі сфери прийняття рішень в управлінні, як визначення завдання, встановлення мети впровадження рішень, оцінювання результату.
Елементи процесу управління можуть бути автоматизовані тільки в умовах АРМів управлінського персоналу. Зближення процесів збирання вхідної інформації, формування, відображення і використання вихідної інформації сприяють впровадженню режиму реального часу в опрацювання інформації.
Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв’язання добре структурованих задач. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.
Існує декілька особливостей використання інформаційних технологій в документознавстві пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:
• виконання необхідних підприємству задач по опрацюванню даних. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути інформаційна система опрацювання даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;
• вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;
• виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;
• виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;
• використання деталізованих даних;
• вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.
Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або на цьому ж рівні, або на іншому. Для їхнього зберігання створюються бази даних.
Основна функція системи опрацювання даних – це реалізація таких типових операцій опрацювання даних, якими є:
· збирання, реєстрація і перенесення інформації на машинні носії;
· підготовки інформації в місця її зберігання й опрацювання;
· введення інформації в комп’ютер, контроль її введення та компонування в пам'яті комп'ютера;
· створення і ведення внутрішньомашинної інформаційної бази;