Депоновані рукописи являють собою документи по вузькій, спеціальній тематиці, яка являє інтерес для не великої групи спеціалістів, тому тиражування таких документів є нецілеобразно. Препринтами називають типографічні відтиски статей та других робіт, які призначені для розсилання обмеженому колу споживачів до офіційного опублікування цих робіт.
Потоки опублікованих документів надходять в інформаційні та бібліотечно-бібліографічні організації, в яких виконується державний облік та реєстрація, зберігання, централізована обробка документів та підготовка обліково-реєстраційних, сигнальних бібліографічних та реферативних видань. Дякуючи такій організації довідково-інформаційні фонди можуть проводити планомірне, систематичне комплектування своїх фондів потрібними документами.
Набагато складніше збирати неопубліковану науково-технічну документацію або систематично отримувати інформацію про їх появлення та місці зберіганню.
Форма та глибина взаємодії довідково-інформаційних фондів залежить від вибору архітектури схеми. Існуючі різновиди організації систем довідково-інформаційних фондів можна розділити на три типи: ієрархічний, розташовочний, зірковий. Системи ієрархічного типа передбачають диференціацію довідково-інформаційних фондів на декілька рівнів, які відрізняються повнотою комплектування та функціями в задоволені запитів користувачів. В таких системах запити споживачів інформації, які не можуть бути виконані в довідково-інформаційних фондах більш нижчого рівня передаються в фонди більш вищого рівня, комплектовані більш повно. Перевагою такого типа систем є можливість обходитися більш простим системним довідково-пошуковим апаратом, а недоліком - переадресація великої кількості запитів та низька оперативність задоволення таких запитів. Даний тип організації системи довідково-інформаційних фондів полягає в основі діючої системи міжбібліотечного абонемента.
Довідково-пошуковий аппарат являє собою систематизовану сукупність каталогів та карток, об'єднаних єдиним алфавітно-предметним покажчиком.
Довідково-пошуковий аппарат в себе включає:
- бібліотечні каталоги та реєстраційні картотеки, призначені для пошуку, та в деяких випадках для обліку документів в фонді;
- довідкові картотеки опублікованих та неопублікованих матеріалів по профілю діяльності інститута , необхідні для підбору матеріалу по певному питанню, темі чи наведення довідок в ході виконання будь-якої роботи;
- фонд довідкових видань.
Бібліотечні каталоги та реєстраційні картотеки включають в себе:
- алфавітний каталог;
- систематичний каталог;
- реєстраційна картотеки журналів.
Довідкові картотеки включають:
- головну довідкову картотеку;
- спеціальні картотеки, в тому числі фактографічні.
Головна довідкова картотека є основою довідково-пошукового апарату фонду. Вона використовується при будь-яких видах довідково-інформаційної роботи: при підготовці усних або письмових довідок, планових бібліографічних покажчиків, оглядів.
Використана література
1. Войчак І.С. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті [Текст]: Навч. посіб.— Тернопіль: Карт-Бланш, 2001.—354 с.
2. БерезаА.М. Основистворенняінформаційнихсистем [Текст]: Навч. посібник.—К.: КНЕУ, 2001.—400 с.
3. МакароваМ.В., КарнауховаТ.В., ЗапараС.В. Інформатика такомп'ютернатехніка[Текст]: Навч. посіб.—Суми: Університетськакнига, 2003.—380 с.
4. ГаевскийА. ОсновыработывИнтернете [Текст].—СПб.: БХВ— Петербург, 2003.—127 с.
5. Матвієнко,О.В. Основиінформаційногоменеджменту [Текст]: Навч. посіб.—К.: Центрнавч. літератури, 2004.—324 с.
6. ВульВ.А. Электронныеиздания [Текст]: Учебн. пособ.—СПб.:БХВ—Петербург, 2003.—358 с.
7. Кулаков Ю.О.Комп'ютернімережі [Текст]: Підручник / КулаковЮ.О., ЛуцькийГ.М. / Заред. Ю.С. Ковтанюка.—К.: Юніор, 2003.—400 с.
8. УстиноваГ.М. Информационныесистемыменеджмента. Основныеаналитическиетехнологиивподдержкепринятиярешений [Текст]: Учеб. пособие.—СПб.: ДиаСофтЮП, 2000.— 368 с.
9. Кушнаренко,Н.Н. Документоведение [Текст]: Учебник.—К.: Знання, 2000.—460 с.
10. Пшенко,А.В. Документационноеобеспечениеуправления [Текст].—М.: Форум: Инфра-М, 2002.—256 с.
11. Кудряев.В.А. Организацияработысдокументами [Текст]: Учебник.—М.: Инфра-М, 2003.—591 с.
12. Козлакова, Г.О. Комп'ютеризовані технології обробки ділової інформації [Текст]: Навч. посібник для студентів технічних спеціальностей / Г.О. Козлакова; За ред. В.І.Костюка. - К.; Рівне: РДТУ, 2001. - 233 с.
13. Кушакова, Н. Право людини на інформацію в Україні: Сучасний стан та перспективи розвитку [Текст]: [Інформаційні відносини ] // Митна справа. - 2001. -№3.-С.41-46.
14. Кумицький, С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління [Текст]: Навч. посібник. - К.: МАУП, 2002. - 224 с.: іл. - Бібліогр.: с. 209-218.
15. Скаленко, O.K. Глобальні критерії побудови інформаційного суспільства // Построение информационного общества [Текст]: ресурсы и технологии. - К., Материалы Межд. конф., 2003.