Ретроспективний пошук інформації це послідовність операції, виконаних з метою глибокого та повного пошуку відомостей за певний проміжок часу з достатньою достовірністю відповідаюча на питання: вирішується чи вже вирішена дана проблема і яким способом, яка нова інформація з даного питання існує в нашій країні та за її межами.
Організація поточної інформації. В науково-інформаційній діяльності розрізняють два самостійні потоки інформації: спадний та зростаючий.
Спадний умовно називають потоком “зверху вниз”, він обіймає всю друковану продукцію, яка централізовано опрацьовується і надходить в усі канали інформаційної системи країни у вигляді бібліографічних описів, анотацій, рефератів, оглядів.
Зростаючийназваний потоком “знизу вгору”, формується в низових органах НТІ, де в обов’язковому порядку повинна відображатися на інформаційних картках вся інформація про передовий виробничий досвід і надходити у всі центральні та міжгалузеві органи НТІ, де вона підпадає під спеціальне опрацювання і знаходить відображення в виданнях науковоінформаційної літератури. Таким чином, організація вихідних потоків інформації – це цілеспрямоване систематичне та оперативне введення в інформаційні канали нових відомостей з науково-технічних досягнень.
Інформування про матеріали які надходять у ДІФ.Методи реалізації такої інформації зводяться до наступного: повідомлення про нові надходження шляхом складання та видання бібліографічних вказівок, списків нових надходжень; підготовки оглядових доповідей за матеріалами нових надходжень, організації нових надходжень; індивідуального інформування працівників підприємств (організацій); пропаганда нових джерел НТІ шляхом телерадіоінформування тощо.
Система “запит-відповідь”.Перевага забезпечення споживача в цьому режимі полягає в тому, що досягає диференційованого та строгого індивідуального розподілу інформації, й причому інформації тільки потрібної, оскільки вона надає відповідь на разовий запит споживача, а з цього випливає результат вибору окремих видів інформації з об’ємного потоку інформаційних матеріалів.
Запити споживача, які забезпечуються в цьому режимі, бувають трьох видів:
1. Запити на видачу копій документів, про які споживач уже проінформований.
2. Запити на ретроспективний пошук інформації за темою, сформульованою споживачем на відомій йому професійній мові.
3. Запити конкретних відомостей із заданими параметрами.
Запити в режимі “запит–відповідь” надходять у вигляді заявок (письмових, усних, за телефоном). Для їх задоволення вимагаються операції різного змісту та об’єму, інколи достатньо знайти документи на полиці або сховищі мікрофльмів, особливо, якщо споживач повідомив адресу документу. Для задоволення запитів на ретроспективний пошук або видачу конкретних відомостей розробляються складні синтетичні комплекси: створюються формалізовані мови тощо.
Вибіркове поширення інформації. Серед усіх видів довідковоінформаційного забезпечення найефективнішим вважається вибіркове поширення інформації. Вибіркове поширення інформації це режим, в якому працює інформаційно-пошукова система (ІПС) дескрипторного типу, реалізована за допомогою обчислювальної техніки.
Повне та своєчасне забезпечення всіх різноманітних інформаційних потреб спеціалістів можна надати лише сукупністю всіх видів інформаційного забезпечення.
Видавнича діяльність органів НТІзабезпечує створення системи інформаційних видань. На основі видань органів НТІ (“спадний потік” інформації) розвиваються прогресивні форми та методи індивідуального та групового обслуговування за принципом вибірковості (вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечення керівництва (ДЗК) тощо).
Системи інформаційного забезпеченнякерівництва характеризуються значними відмінностями в потребах, що ставляться керуючими органами, і методів підготовки інформаційних документів, це обумовлено різним рівнем і спеціалізацією як інформаційних, так і керуючих органів. Державні органи НТІ спеціалізуються на забезпеченні керівних органів державного масштабу, галузеві – відповідних міністерств і відомств. Інформація, яка надходить до керуючих працівників повинна містити оцінку відомостей з потрібними висновками і рекомендаціями, достатніми для прийняття рішень. Основними формами доведення інформації є: огляди, тематичні вибірки, експрес-інформація, аналітичні довідки, звіти.
Інформація, яка поступає до керівників повинна мати оцінку даних з відповідними висновками та рекомендаціями, достатніми для прийняття рішення. Основними формулами доведення інформації є: огляд, тематичний підбір, експрес-інформації, аналітичні довідки (доповіді).
Останнього часу набула широкого поширення система диференційованого інформаційного забезпечення керівництва, яка побудована на принципах ВПІ.
Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів.
Державний бібліотечний, фонд України складається з фондів бібліотек, що є у державній і комунальній власності, фондів бібліотек самоврядних організацій, взаємопов’язаних скооперованим комплектуванням, єдиним довідково-пошуковим апаратом сисдепозитарного зберігання, перерозподілу та взаємовикористання фондів і відображає науковий, культурний, інформаційний потенціал суспільства.
Для документів, що внесені або підлягають внесенню до Державного реєстру національного культурного надбання України, та документів, що с унікальними пам’ятками Національного архівного фонду України і зберігаються в бібліотеках, встановлюється особливий режим охорони, зберігання та використання.
У разі, якщо бібліотека не забезпечує необхідні умови для зберігання та використання документів, внесених до Державного реєстру національного культурного надбання України, вони можуть бути передані іншим бібліотекам згідно з рішенням відповідних органів виконавчої влади за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури.
Довідково-інформаційний фонд являє собою сукупність опублікованих та неопублікованих документів, систематизованих, снабжених довідковим апаратом та призначених для довідково-інформаційної роботи. Це впорядковане зібрання документів, забезпечене довідково-пошуковим апаратом, та використовуване органом науково-технічної інформації при здійснені довідково-інформаційної роботи.
Призначенням кожного довідково-інформаційного фонду є оперативне доведення необхідної інформації до відповідних споживачів на потрібному якісному рівні. Довідково-інформаційний фонд призначений забезпечувати підприємства, організації в цілому та окремих спеціалістів трьома видами інформації:
а) поточною (повсякденною) - про дослідження та розробки, які проводяться в наш час;
б) ретроспективною - про досліди та розробки, які проводилися в минулі роки;
в) перспективною - про досліди та розробки, які заплановані на майбутнє.
Основними цілями кожного довідково-інформаційного фонду є:
1. Ціленаправлене накопичення документів (комплектування довідково-інформаційного фонду).
2. Систематизація документів.
3. Створення довідкового апарату до документів.
4. Обробка документів з метою вилучення з них найбільш вагомих відомостей для видання оперативної інформації.
5. Введення інформаційно-пошукових систем, які забезпечують досить повний та оперативний пошук необхідних документів та оперативних даних.
6. Забезпечення споживачів інформації необхідними видами документів.
7. Ведення довідково-інформаційної роботи.
8. Розмноження інформації.
9. Передача інформації.
Довідково-інформаційний фонд повинен надавати споживачам окрім необхідних документів та відомостей про них , але й конкретні фактичні данні по запиту, тобто повинен забезпечувати спеціалістів не тільки документографічною, але й і фактографічною інформацією. Існує три види інформаційного пошуку: внутрішньо бібліотечний, бібліографічний та фактографічний.
Під внутрішньо бібліотечним розуміється пошук по запиту будь яких документів (книжок, періодичних видань, статей тощо). Бібліографічний пошук - це уточнення бібліографічних описів або виявлення конкретної теми (тематичні бібліографічні довідки). Під фактографічним пошуком розуміється пошук по запиту конкретних фактів, обраних з документів.
Внутрішньо бібліотечний та бібліографічний пошук розуміються як різновиди документографічного пошуку. Фотографічний пошук може бути чисто-фактографічний (пошук тільки конкретних фактів) або факто-документографічним (пошук фактів та супровідної документації).
Для виконання цих завдань кожен довідково-інформаційний фонд повинен мати відповідні документальні джерела та добре організований довідковий апарат.
До складу довідково – інформаційного фонду відноситься фонд першоджерел інформації та довідково – пошуковий апарат до нього. В ньому збираються та зберігаються різні типи та види документів. До таких документів відносяться опубліковані друковані документи (книги, журнали, спеціальні види технічної літератури), які видають різні видавництва, відомства, інформаційні органи тощо, неопубліковані документи (науково – технічна документація: звіти, проекти, плани тощо; звіти про відрядження, дисертації, переклади, депоновані рукописи та препринти).