В 1996 г. в США число фирм, использующих ЭОД, достигло 200 000 (всего фирм - 6 млн), а к 2007 г. ожидалось, что данную технологию будут использовать уже 300% всех американских компаний. Характерно, что уже сейчас ЭОД используют 95% компаний, входящих в первую тысячу крупнейших американских корпораций.
Как известно, главной целью при выполнении заказа является поставка нужного товара в нужное место, в нужное время, в нужном количестве и наиболее эффективным способом. Причины для внедрения ЭОД в процесс выполнения заказа могут варьироваться у различных фирм, однако и отправитель, и получатель сообщений в системе ЭОД могут пользоваться значительными преимуществами. Вот основные из них:
• фирмы могут обеспечить более высокую надежность всего производственно-сбытового процесса и сократить издержки на обработку информации «вручную», а также добиться более эффективного управления складскими мощностями за счет сокращения времени между поступлением заказа и его выполнением;
• экспортеры получают возможность сократить «канцелярскую поддержку» - поступление заказов в соответствующем электронном формате напрямую в систему обработки информации делает ненужной трансформацию заказа в формат, удобный для внутренней обработки;
• сокращение ошибок при вводе данных: не нуждаясь во вводе информации «вручную», экспортер может также устранить возможность попадания ошибок в заказ;
• обеспечение точности при выполнения заказа: так как устраняются ошибки при вводе информации со стороны экспортера, импортер может быть уверенным, что ему будет поставлено именно то, что было заказано.
Рассмотрим конкретное приложение вышеуказанных преимуществ в случае осуществления сделки между двумя торговыми партнерами, пользующимися традиционными способами обработки информации и не применяющими ЭОД, однако обладающими персональными компьютерами, способными генерировать заказы, счета, накладные, чеки и прочую товаросопроводительную и платежную документацию, а также осуществлять платежи против этих документов.
В традиционной системе покупатель предпринимает следующие действия:
• подготавливает запрос; • получает предложения; • вводит данные запроса в собственную информационную систему; распечатывает заказ на соответствующем бланке; • направляет почтой заказ поставщику.
На другом конце системы продавец: • получает заказ; • вводит данные заказа в свою компьютерную систему; • распечатывает сопроводительную документацию и отправляет товары; • выписывает счет; • отправляет счет получателю.
После получения продукции покупатель: • вводит информацию о полученных товарах в складскую информационную систему; • принимает счет от поставщика; • вводит данные счета в свою платежную систему; • распечатывает чек; • направляет чек поставщику.
Наконец, поставщик: • получает чек; • фиксирует поступление платежа; • направляет чек в собственную систему учета платежей.
В случае применения системы ЭОД для вышеуказанного сценария перечисленные ниже операции могут быть полностью упразднены: • распечатка бланка заказа; почтовая пересылка заказа; • принятие заказа; • ввод данных заказа в собственную систему информации; • распечатка счета; • отправление счета по почте; • получение счета; • ввод данных со счета в систему организации платежей. В результате обеспечивается до 42% снижения трудоемкости обработки информации.
В случае применения финансовой системы ЭОД для приведенного примера дополнительно могут быть устранены следующие операции: • распечатка чеков; • пересылка чеков; • получение чеков; • удостоверение в получении платежа; • ввод информации в систему данных.
Эти мероприятия дополнительно снижают на 21% трудоемкость обработки информации в процессе сделки.
Наиболее типичной является картина, когда одна компания начинает использовать в общении с другой компанией какое-то одно ЭОД-сообщение. В дальнейшем происходят расширение круга компаний, общающихся с использованием этого сообщения, и увеличение количества типов сообщений. В договоре об электронном обмене данными обычно указываются:
• какие типы документов будут передаваться электронным способом; • используемый стандарт формата электронных документов; • эффект действия этих документов.
Здесь уместно подчеркнуть одну принципиальную особенность того, как предполагает работать электронный обмен данными. ЭОД разработан так, чтобы позволить компьютеру копировать из сообщения только те элементы данных, которые потребуются в рамках последующих сообщений. В этом случае повторный ввод и дублирование данных устраняются, а точность возрастает. Для практической реализации ЭОД необходима солидная кодовая поддержка в виде словарей и списков кодов.
Структура ЭОД-сообщения управляется довольно простой логической схемой. Любое ЭОД-сообщение может быть разбито на три иерархических уровня. Первый из них - сообщение (например, электронная версия заказа или таможенной декларации). В свою очередь, сообщение состоит из сегментов (сегменты заказа, например, включают в себя наряду с другими статус заказа, дату его формирования, количество и тип товаров). Сегменты состоят из элементов данных. Элементами данных для сегментов заказа могут быть: «срочный заказ», «повторный заказ», «пробный заказ» и т. п. Соответственно программное обеспечение для указанной иерархии разрабатывается так, чтобы компьютер мог читать, обрабатывать и интерпретировать данные из файловой структуры в структуру документов. Сквозной принцип работы с ЭОД такой, что любой пользователь должен производить для каждого нового сообщения только абсолютно новые для текущей сделки части информации, а в отношении остальной информации пользователь полагается на компьютер.
Таким образом, традиционные фактографические данные все еще являются частью потока информации, который рождается вслед за потоком товаров в рамках сделки. Данные все еще перемещаются между участниками в формате, эквивалентном бумажному, но метод, с помощью которого происходит обмен данными, изменен. Формат, используемый для передачи данных, уже становится неважным для последующих практических задач получения, обработки и работы с информацией. В хранилище электронной информации более практичными представляются разработка первоначальной посылки и реорганизация данных так, чтобы впоследствии лучше удовлетворять пользователя в нуждах управления информацией. Так, для пользователей ЭОД индивидуальные сегменты информации и гибкость манипулирования ими приобретают большее значение, чем сохранить формат, в котором эта информация была получена или впоследствии будет передаваться.
Таким образом, ранее существовавшая функция бизнеса, касающаяся сохранения записей, будет продолжать двигаться в сторону управления информацией. ЭОД, таким образом, предусматривает, в частности, таких «действующих лиц» в информационном потоке, которые создают и перемещают меньше единиц информации, обмениваясь вместе с тем таким же самым объемом информации, но в новых, более динамичных формах. Очевидно, в этих условиях изменится и форма хранения информации.
Первоначально для передачи сообщений ЭДИФАКТ с целью экономии был выбран стандарт CCITT почтового сообщения Х. 400. В последнее же время внимание деловых людей все более привлекает Интернет.
Являясь по сути глобальной, децентрализованной, телекоммуникационной инфраструктурой, Интернет представляет собой почти идеальное средство для обмена деловыми сообщениями. К тому же появление гипертекстовой среды WWW существенно упростило процесс работы в сети, и Интернет стал рассматриваться все большим количеством компаний как платформа для развертывания электронной коммерции. Основным камнем преткновения в использовании WWW до последнего времени являлась проблема обеспечения безопасности, так как Интернет является открытой сетью. К настоящему времени разработаны весьма эффективные механизмы обеспечения секретности и безопасности передачи ценной информации.
Возникновение сети Интернет уходит своими корнями к 60-м гг., когда различными исследователями в США велись поиски новых путей развития коммуникаций. В 1969 г. при содействии Минобороны США была создана первая сеть между 4 американскими университетами под названием ARPANET. Одной из основных задач проекта была разработка сетевых коммуникационных протоколов или правил, позволяющих поддерживать совместную работу находящихся в разных регионах США как отдельных, так и объединенных локальными сетями компьютеров, не оказывая при этом какого-либо дополнительного влияния на их работу. В течение первых 10 лет функционирования ARPANET использовалась в основном для пересылки электронной почты (e-mail), поддержки групповых дискуссий в режиме он-лайн, обеспечения доступа к удаленным базам данных и пересылки различных файлов между правительственными агентствами, компаниями и университетами.
Интернет является очень многосторонним средством ведения коммерции. В отношении некоторых товаров справедливо подмечено, что все элементы производственной и сбытовой цепочек могут быть выполнены в режиме он-лайн, минуя все международные границы. Другими словами, реклама, производство, закупка, платеж и поставка услуги осуществляются электронным способом только через единственное средство - Интернет. Такая степень автоматизации пока остается скорее исключением, чем правилом, но этот пример демонстрирует огромный потенциал Интернета для развития электронной торговли. Сдерживающим фактором дальнейшего развития данного процесса является сложность регулирования вопросов правового, таможенного, налогового и иного характера в отношении таких сделок.
Интернет является не только самым многофункциональным инструментом электронной торговли, но и предлагает более благоприятные сроки поставки и низкие издержки для пользователей в сравнении с традиционными видами коммерции. Издержки по пересылке документов, ведению телефонных переговоров и прочих транзакций через Интернет существенно ниже, чем при использовании других инструментов.