- координація дій органів державної влади, архівних та інших установ щодо захисту прав та законних інтересів фізичних і юридичних осіб, суспільства, держави у цій галузі
Типологія архівів:
- за своїм профілем — основним видовим складом документів, що -підлягають зберіганню в них, — архіви поділяються на загальні та спеціалізовані, такі, що комплектуються, та історичні.
• Загальні архіви зберігають документи незалежно від часу їх створення галузевої належності, виду носіїв інформації, способу і техніки закріплення інформації.
• Спеціалізовані архіви зберігають документи, що обмежуються тематикою, належністю до певних галузей чи сфер діяльності, видами носіїв інформації, способом і технікою закріплення інформації. До спеціалізованих архівів належать Центральний державний архів громадських об'єднань України, Центральний державний кіно - фотоархів України ім. Г.С. Пшеничного , Центральний державний науково-технічний архів України, Центральний державний архів - музей літератури і мистецтва України та галузеві державні архіви.
- згідно статусу: державні, приватні, громадські і церковні архіви, які водночас можуть поділятися на менші.
Наприклад: Загальна архівна база України поділяється на:
9 – центральних архівів;
25- обласних;
500 – місцевих і районних.
- за ступенем доступності на відкриті і таємні.
- залежно від специфіки створення документів /галузеві архіви, що містять картографію та науково-технічну документацію, а також, у виключному порядку архіви Міністерства Внутрішніх справ і Міністерства Закордонних справ.
- за специфікою зберігання документації поділяють на:
• історичні;
• обмежені за строком давності (75 років),
• за носієм на якому закріплена інформація
Залежно від того, чи здійснюють архіви систематичне поповнення своїх архівних фондів документами, що утворилися в їхніх джерелах комплектування, чи зберігають закриті архівні фонди установ попередніх історичних епох, архіви поділяються на такі, що комплектуються та історичні.
Профіль архіву визначається за погодженням з державною архівною установою вищого рівня органом, що його утворює, і закріплюється у положенні про архів.
Окремі архіви через те, що у них зберігаються унікальні документальні комплекси загальнонаціонального значення, в установленому порядку віднесено до соціально-культурних установ, що мають особливу суспільну значущість.
Отже, державний архів – це установа, що забезпечує формування Національного архівного фонду, облік і зберігання його документів та використання їх інформації .
Архів як інформаційна служба і суб’єкт інформаційних відносин бере участь у реалізації державної політики у сфері інформаційних відносин, здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої одержання, зберігання, використання та поширення архівної документації. [2,337]
Архів є установою, що створена і фінансується державою та призначена для формування НАФ, обліку і зберігання його документів, забезпечення використання їх інформації.
Відповідно до призначення і мети діяльності архів за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснює певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження частиною НАФ, що належить державі і зберігається у зазначеному архіві згідно з його профілем і рангом Архів може зберігати також документи НАФ, що не належать державі, і за дорученням їх власників здійснювати певні повноваження щодо. володіння, користування і розпорядження цими документами.
Архів зберігає документи НАФ постійно. Частина місцевих архівних установ залежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня, з наступним передаванням зазначених документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання. У разі зміни форми власності на документи такі передавання оформлюються угодами.
Архів зберігає документи НАФ в особливому режимі, що забезпечує-їх збереженість і збереженість інформації, що міститься в них, цілісність упорядкованих документальних комплексів (архівних фондів, архівних колекцій, архівних зібрань тощо), доступність їх для користувачів. Для цього архів веде комплектування, здійснює заходи щодо забезпечення збереженості документів, створює і вдосконалює довідковий апарат, забезпечує умови для користування документами, задовольняє інформаційні запити органів державної влади, інших юридичних осіб, забезпечує реалізацію конституційних прав фізичних осіб для одержання архівної інформації, 3 власної ініціативи і здійснює використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах,а також регулює доступ до документів, що спеціально охороняються – законодавством.
Опис відвіданих за період практики архівів Львова
1. Львівська картинна галерея мистецтв вул. Стефаника, 3
До 4 лютого 1998 р. - львівська картинна галерея - це найбільший художній музей України, в якому зібрані унікальні твори живопису, скульптури, графіки, декоративно-ужиткового мистецтва країн Західної та Східної Європи від середньовіччя до сучасності.
Загальна кількість експонатів збірки становить понад 50 тис.
Рішення про створення у Львові галереї європейського мистецтва було прийнято міським магістратом у 1897 р. Протягом 1960-1990 рр. Львівська картинна галерея перетворилася на значний музейний центр з кількома філіалами. Музей володіє найбільшою в Україні збіркою творів польського та австрійського малярства, дерев'яної скульптури, великою колекцією українського портрета XVI-XVIII ст.
Архів Львівська картинної галереї мистецтв належить до галузевого типу архівів.
У 2007 році архів Галереї мистецтва було розділено на 2 самостійні відділи:
1) Архів Галереї мистецтва;
2) Архів діячів мистецтва та біографії, який займається технічною специфікою роботи. Штат відділу – 2 особи.
2. Львівська національна наукова бібліотека України імені В. Стефаника НАН України(ЛННБУ), відділ рукописів. вул. В. Стефаника, 2.
Бібліотека формально заснована 2 січня 1940 року, однак її коріння сягають XVI ст. Ця славетна книгозбірня склалась на базі 84 відомчих і приватних бібліотек Львова і всього західного регіону України. Сюди увійшли бібліотеки Наукового Товариства ім. Шевченка і Народного дому, збірки яких на той час становили близько 500 тис. одиниць збереження, численні книгозбірні "Просвіти", частина бібліотеки-архіву "Ставропігії", значна частина збірки Оссолінських, конфісковані бібліотеки монастирів, приватні збірки, а також бібліотеки національних товариств. У 2008 р. бібліотека отримала статус національної установи і назву — Львівська національна наукова бібліотека України імені В. Стефаника НАН України. Очолює Бібліотеку член-кореспондент НАН України Мирослав Миколайович Романюк.
Бібліотека — потужний інформаційний і науково-дослідний центр. Її фонди становлять більше 7 млн. одиниць збереження. Гордістю і окрасою бібліотеки є збірка української та зарубіжної періодики XIX-XX ст. Цінну частину бібліотечного зібрання становлять унікальні стародруки, рукописи, збірки карт, нот, іменних бібліотечних і архівних колекцій видатних письменників, вчених, культурних і політичних діячів. До послуг читачів широкий вибір суспільно-політичної, природознавчої, мово- і літературо-знавчої, мистецтвознавчої, з питань вітчизняної і світової історії, етнографії, технічної та ін. літератури. У 13 читальних залах (загальних, галузевих і спеціалізованих, розташованих безпосередньо у відділах) обслуговують, передусім, науковців з України та зарубіжжя, а також студентів вищих навчальних закладів.
Основними напрямками наукової дiяльностi Бiблiотеки є участь у пiдготовцi нацiональної бiблiографiї української книги та перiодики, науково-бiблiографiчне розкриття книжкових, рукописних, мистецьких фондiв, книгознавчi дослiдження, дослiдження iсторiї та теорiї журналiстики, музикознавчi дослiдження за комп'ютерною системою УНСАКАТ, редакцiйно-видавнича робота, автоматизацiя та комп'ютеризацiя бiблiотечних процесiв. Установа видає "Записки Львівської наукової бібліотеки ім. В. Стефаника" та "Збірник праць Науково-дослідного центру періодики".
У складi Бiблiотеки 11 функцiональних, 11 наукових вiддiлiв і Науково-дослiдний центр перiодики. Вони, як i фонди Бiблiотеки, розташованi у 6-ти рiзних спорудах Львова. У головному корпусi (пам'ятка архiтектури ХVIII ст.) на вул. Стефаника, 2 розмiщенi вiддiли: бiблiотекознавства, наукової бібліографії, систематизацiї, комплектування, опрацювання, обслуговування читачiв, рукописiв, бiблiотечних фондiв, редакційно-видавничий, автоматизації та комп'ютеризацiї бiблiотечних процесiв. У iнших будинках розташованi вiддiли: рiдкiсних видань, реставрацiї та консервацiї книг, сектори картографiї та нової нiмецькомовної лiтератури, Науково-дослiдний центр перiодики (вул. Лисенка, 14, колишнє примiщення бiблiотеки Народного дому), вiддiл мистецтва (вул. Бiблiотечна, 2, у будинку-музеї Баворовських), українознавчої лiтератури (вул. Винниченка, 24, у примiщеннi колишньої бiблiотеки Наукового товариства iм. Шевченка); оперативної полiграфiї та зовнiшнього обслуговування читачiв (вул. Дудаєва, 15). Крiм обслуговування читачiв, основним завданням функцiональних вiддiлiв є зберiгання i комплектування бiблiотечних фондiв, бiблiотечно-iнформацiйна робота та довiдково-бiблiографiчна дiяльнiсть, методичне керiвництво бiблiотеками установ Захiдного наукового центру, автоматизацiя та комп'ютеризацiя бiблiотечних процесiв та iн.
Від початку ХІХ ст. бібліотека створює електронну базу даних своїх фондів і надає доступ до електронного каталогу. Щороку виконує понад 215 тис. читацьких замовлень, отримує бл. 20 тис. назв літератури (серед них — 5 тис. іноземної), здійснює міжнар. книгообмін з 80 партнерами з 15 країн. 2000—07 вид-вом ЛННБУ було оприлюднено 166 окремих видань, тиражем понад 68 тис. примірників, обсягом бл. 4 тис. друкованих аркушів, опубліковано бл. 1 тис. наук. статей. Бібліотека влаштовує тематичні книжкові і худож. виставки, у т. ч. за кордоном, проводить наук. конференції і «круглі столи».