Компонента "Бухгалтерский учет" обеспечивает ведение планов счетов, операций, проводок и бухгалтерских итогов. Она ориентирована на отражение хозяйственной жизни предприятия именно в бухгалтерском учете. То есть, она реализует основные принципы бухгалтерского учета.
Прежде всего, весь учет обязательно ведется в разрезе синтетических счетов . Все остальные разрезы учета (субсчета, валютный учет, аналитический учет) выступают, как дополнительные, и могут не использоваться. Учет может вестись в денежном и натуральном выражении. При ведении валютного учета отдельно также учитываются валютные суммы.
Вся информации о движении средств отражается в проводках. Все проводки имеют одинаковую структуру, а состав данных в них определяется настройками учета корреспондирующих счетов. Так для счета может быть определено до 5 разрезов аналитического учета. Соответственно значения объектов аналитики в проводках будут заполнены в том объеме, который определен для конкретного счета. Многомерность аналитики позволяет, например, для счета 10 (материалы) организовать учет в разрезе номенклатуры, мест хранения и материально-ответственных лиц.
Так как одним из основных принципов бухгалтерского учета является принцип двойной записи, проводка имеет дебетовую и кредитовую часть. В некоторых случаях одна из частей может быть не заполнена, например, при использовании забалансовых счетов.
Система хранения бухгалтерских итогов ориентирована на быстрое получение итогов с детализацией до месяца, то есть данных об остатках на начало месяца, оборотах за месяц, остатках на конец месяца, а также по любым периодам, состоящим из целых месяцев. Получение итогов может производиться за любой интервал и на любой момент времени, но это выполняется системой за счет дополнительной обработки проводок.
Сопоставление средств и возможностей компонент
Теперь сопоставим средства, используемые этими компонентами, и возможности, которые они предоставляют.
На первый взгляд компоненты "Бухгалтерский учет" и "Оперативный учет" решают практически одну и ту же задачу, но разными способами. На самом деле различия между ними весьма существенные.
Первое отличие компонент заключается в механизме отражения информации о движении средств. В компоненте "Бухгалтерский учет" основным разрезом учета являются синтетические счета, которые и определяют бухгалтерскую модель отражения хозяйственной деятельности предприятия. В компоненте "Оперативный учет" механизм регистров является более универсальным средством и не имеет предопределенных разрезов учета.
Многомерный аналитический учет в 1С:Бухгалтерии действительно позволяет так же как и регистры оперативного учета хранить данные о движении средств и получать итоги в различных разрезах. Однако он предназначен для детализации итогов по синтетическим счетам. Тогда, как регистры оперативного учета представляют собой самостоятельную универсальную модель многомерного учета.
Использование аналитики в бухгалтерском учете в сравнении с регистрами менее гибко и менее эффективно при сложном учете и большом объеме информации. Это определяется единообразным хранением всех проводок. Устройство регистров позволяет максимально точно отразить в них требуемую схему учета по конкретным разделам, что обеспечивает наиболее эффективное хранение и использование информации. Кроме того, при использовании версий 1С:Предприятия для SQL механизм регистров более эффективно оптимизируется системой за счет того, что структура хранения информации регистров более точно соответствует типовым структурам баз данных, чем универсальные структуры используемые для хранения данных о бухгалтерских проводках и итогах.
Механизм регистров не использует понятие "двойной записи", так как оно предназначено именно для бухгалтерского учета, то есть для отражения финансового состояния предприятия в денежном выражении как с точки зрения наличия средств, так и с точки зрения источников финансирования и финансовых обязательств.
Другим различием механизмов бухгалтерского и оперативного учета в 1С:Предприятии является распределение во времени совершения хозяйственных операций на предприятии и отражения их в учете. Работа бухгалтерии, как правило, ведется "по факту". То есть в бухгалтерию поступает информация о совершенных операциях, которая отражается в бухгалтерском учете. Причем это может производиться со значительным запозданием. То есть бухгалтер заносит данные о совершении хозяйственных операций, как летописец освещает произошедшие события. Соответственно компонента "Бухгалтерский учет" ориентирована на ввод операций за любые даты и быстрое получение итогов с детализацией по месяцам и кварталам, что весьма необходимо для составления отчетности.
Компонента "Оперативный учет" напротив предназначена для отражения хозяйственных операций в основном непосредственно в момент их совершения, то есть в реальном времени. Понятие "точки актуальности" (текущего момента) позволяет не просто отражать в учете операции в момент их совершения, но и выполнять различного рода контрольные действия по определению правомерности совершения операций (контроль наличия товаров, состояния взаиморасчетов). Для этого в механизме регистров оптимизировано получение итогов именно на текущий момент, то есть на момент совершения хозяйственной операции. Разумеется, существует возможность изменения уже введенной информации и ввода информации "задним числом", но она используется в основном как исключение, для исправления ошибочно введенных ранее данных.
Важным аспектом для понимания разницы между бухгалтерским и оперативным учетом в 1С:Предприятии является тот факт, что устройство операций и проводок в бухгалтерском учете ориентировано на непосредственную работу с ними конечного пользователя. Бухгалтер понимает, как устроен учет на уровне синтетических счетов, аналитики, проводок и итогов. Он может вводить проводки вручную, может настраивать ведение учета, может самостоятельно интерпретировать проводки, записанные документами и стандартные отчеты. Таким образом бухгалтерский учет в 1С:Предпрятии реализован понятными бухгалтеру категориями ("счет", "субсчет", "аналитика", "валюта", "проводка").
Регистры оперативного учета выступают в качестве внутреннего механизма, который используется при конфигурировании системы. Пользователь (продавец, менеджер) не посвящается в подробности реализации учета. Он работает с документами и отчетами, а механизм регистров, который при этом фактически используется, обеспечивает получение необходимой информации, но скрыт в конфигурации. При использовании механизмов оперативного учета конечному пользователю не предоставляется универсальных
средств отражения операций в регистрах и получения отчетов. Все предусмотренные варианты движения регистров и получения итогов описаны в конфигурации в виде документов и отчетов и предназначены для вполне конкретного использования. Например, для отражения движений товаров вводится несколько видов документов (накладных, требований), а для получения итогов один или несколько отчетов (материальная ведомость, карточка товара и т.д.). Работа пользователя с бухгалтерским учетом предусматривает как специализированные режимы (документы, отчеты) ориентированные на конкретные разделы учета, так и универсальные средства отражения любых хозяйственных операций (операции вводимые вручную, типовые операции) и универсальные средства получения итогов по любым разделам учета (стандартные отчеты).
Заметим также, что конфигурирование механизма регистров обычно выполняется специалистами по автоматизации, тогда как конфигурирование компоненты "Бухгалтерский учет" в категориях понятных бухгалтеру позволяет выполнять настройку учета и специалисту имеющему экономическое образование и небольшие навыки работы с компьютером. Такое различие объясняется тем, что сам механизм бухгалтерского учета существовал фактически как некоторая универсальная математическая модель со времен Луки Почиоли, еще задолго до появления компьютеров и знаком бухгалтеру, тогда как регистры оперативного учета являются специфическим механизмом 1С:Предпряития.
Рекомендации по использованию компонент.
Теперь постараемся подытожить приведенные отличия компонент и дать рекомендации по их применению.
Очевидно, что компонента "Бухгалтерский учет" идеально подходит для ведения синтетического учета и аналитического бухгалтерского учета. Мощные возможности аналитического учета позволяют также использовать ее для ведения управленческого складского учета, взаиморасчетов, учета в производстве и т.д. Все разделы поддерживаются единым механизмом проводок, который обеспечивает высокую наглядность отражения в учете операций для бухгалтера. Механизм аналитического учета целесообразно использовать в тех случаях, когда он необходим для получения развернутых итогов по синтетическим счетам и для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.
Компонента "Оперативный учет" позволяет построить весьма специфичную схему учета в соответствии с конкретным разделом учета. Ее целесообразно использовать при сложном управленческом учете и большом объеме хозяйственных операций. Как правило, она применяется для автоматизации основной деятельности предприятия. Например, в торговле это учет наличия и движения товаров, учет взаиморасчетов с клиентами, а в производстве – учет материалов, выпуска готовой продукции, калькуляции затрат. Гибкая