Введение
Актуальность темы. Во многих сферах деятельности широкое распространение получило использование электронных документов, причем последние применяются не только наряду с традиционными бумажными документами, но и вместо них. Использование систем электронного документооборота позволяет добиться огромного экономического эффекта. В связи с этим одним из важнейших направлений развития украинского законодательства и правоприменительной практики в настоящее время является правовое регулирование отношений в области электронного документооборота и придание юридической силы электронным документам, а также их защиты.
Юридическая сила и доказательность предоставляется электронному документу с помощью так называемой подписи. Согласно ст. 6 Закона об электронных документах электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора или лица, подписавшего документ. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.
Объект - электронный документ.
Предмет - электронно-цифровая подпись, как средство защиты электронного документа.
Цель данной работы в том, чтобы проанализировать, что такое электронно-цифровая подпись и как именно она защищает электронные документы. Исходя из цели поставлены следующие задания:
-выяснить основные функции электронного документа;
-установить жизненный цикл и юридическую силу электронного документа;
-выяснить назначение и применение электронно-цифровой подписи;
-определить правовой статус электронно-цифровой подписи;
-рассмотреть законы Украины про электронно-цифровую подпись.
Даной теме посвятили свои работы такие ученые: М.М. Дутов, А. Матвиенко, М.Н. Цывин, В.М. Глушков, В.А. Онегов, В.А. Шахвердов, Ю.В. Бородакий, И. А. Семаев, А.В. Кобец, М.И. Анохин, Н.П. Варновский, В.В. Ященко, М.В. Денисова, Г.И. Куприянова.
Электронно-цифровую подпись, как средство защиты электронных документов, а также ее функции детально описывают в следующих источниках: [3, 4, 11]. Жизненный цикл и юридическая сила электронного документа рассматривается в следующих книгах [4, 12, 15 ]. Назначению и применению электронно-цифровой подписи посвящены такие статьи как [7, 9, 10]. С правовым статусом электронной цифровой подписи можно ознакомиться с помощью таких источников [1, 2, 16].
Раздел 1. Общие представления об электронных документах
.1 Требования к электронному документу
В Законе Украины "Об электронных документах и электронном документооборотe " определено понятие электронного документа.
Электронный документ - это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа [2 C. 16].
Состав и порядок размещения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством.
Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму.
Визуальной формой представления электронного документа является отчество данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.
Электронные документы характеризуется следующими признаками:
-электронные документы являются программно-технического зависимыми продуктами;
-электронные документы имеют широкий спектр информационного отображения (текстовые, графические, электронные таблицы, базы данных, мультимедийные);
-форма электронных документов может быть отделена от содержания, а содержание документов может быть фрагментированным (базы данных), то есть физически документ может храниться в нескольких разных файлах;
-электронные документы могут иметь ссылки, которые не контролируются авторами, например, использование Интернет - файлов или файлов корпоративных баз данных с коротким диапазоном жизненного цикла;
-электронные документы хранятся на физических носителях (магнитные, оптические устройства), что не могут гарантировать долго длительное хранение информации (процесс размагничивания, механическое повреждения, физическое и моральное старение программно - технических средств).
Основные требования, предъявляемые к электронным документам, состоят в следующем:
-соблюдение требуемой письменной формы юридических действий, совершаемых с использованием электронных документов;
-правовое признание электронных документов или сообщений, подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи;
-соответствие электронных документов или сообщений процессуальным требованиям к доказательствам и средствам доказывания (при рассмотрении соответствующего спора в суде).
Электронные документы по содержанию должны соответствовать документам, составленным на бумажном носителе, требования к которым установлены государственными законами, иными правовыми актами и подписаны электронной цифровой подписью или иными аналогами собственноручной подписи [3 C. 47 - 48].
.2 Функции электронных документов
Электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенные для передачи во времени и пространстве с использованием средств электросвязи с целью хранения и общественного использования. Электронный документ должен быть представлен в форме, понятной для восприятия человеком.
Электронный документ отдельно от носителя, существует в двух формах: пассивной - хранение, и активной - передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования - тот промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или передается.
Выделяют следующие функции электронного документа в системе управления:
-обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля исполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
-эффективный доступ всех сотрудников к информации и знаниям;
-поддержка коммуникаций внутри предприятия за счет средств развитой маршрутизации электронного документа;
-горизонтальный и вертикальный обмен между органами государственного управления, между органами государственного управления и гражданами [11 C. 40].
.3 Жизненный цикл и юридическая сила электронных документов
Электронные документы проходят некоторые этапы на предприятии, которые составляют их жизненный цикл.
Регистрация документов и сохранение сведений о них в базе данных: оформление регистрационно-контрольной карточки (РКК) со сведениями о документе. Зарегистрироваться могут документы, поступившие извне, созданные внутри организации (приказы, распоряжения, договори, акты, счета и т.д.), в т.ч. проекты документов.
Обработка и сохранение собственно документов: получение или создание файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио или видеоматериал и т.д.) и связанные с РКК.
Движение документов: перемещение поручений и документов сетью персональных компьютеров, которое реализуется путем применение механизмов организации потока работ (Workflow).
Отправление документов: формируются реестры отправки для экспедиции учреждения или осуществляется отправка документов с помощью систем электронной почты.
Контроль выполнения: документы заносятся в регистрационно-контрольную карточку ведомства о постановке документа на контроль, хранятся контрольные резолюции и осуществляется контроль за работой исполнителей по резолюциях и исполнением документов по разделам и в целом.
Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты архивного хранения документов [3 C. 48 - 49].
При регистрации документов состав реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК): корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, резолюция, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции, отчеты, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение. РКК объединяются в картотеки - подмножества документов находящихся в ведении структурных подразделений организации. Сведения об одном и том же документе могут находиться одновременно в разных картотеках.
При движения документов основным инструментом управления расположением документа является резолюция. При введении резолюции определяются рабочие места исполнителей, ответственного исполнителя, контролера и передает им соответствующие уведомления о необходимости выполнения резолюции (поручения). При этом исполнители и контроллер одновременно получают доступ к тексту резолюции, РКК документа и самому документу. Введение исполнителем отчета о выполнении приводит к появления уведомления на рабочем месте контролера и отвечает за ответственность исполнителя.
При обработке и хранении собственно документов с карточкой может быть связано любое число файлов. Эти файлы могут поступать линиями связи или вводиться непосредственно в организации с использованием клавиатур, сканеров, микрофонов и других устройств подключаемых к компьютеру. Файлы документов могут храниться или в файловой системе, либо непосредственно в базе данных, или в гипертекстовой форме (HTML-документы) в Интернет/Интранет-сети.
Документы, которые обрабатываются, например, в органах государственной власти, традиционно имеют две формы - бумажную и электронную, что является следствием того, что современные средства подготовки документов предусматривают электронную форму их хранения, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения - бумажную.