Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации рабочего места бухгалтера по учету основных фондов для крупного предприятия, работающего в нефтегазодобывающей отрасли.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами.
В настоящее время на рынке информационных технологий предлагается немало систем, которые, как утверждают производители, удовлетворяют всему комплексу требований к организации автоматизированных бизнес - процессов современного предприятия. Не проводя никаких параллелей с другими продуктами, рассмотрим одну из наиболее известных систем для автоматизации бизнес - процессов в различных областях человеческой деятельности – систему R/3 немецкой компании SAP.
SAP имеет более чем двадцатилетний опыт работы в области разработки приложений для базовых хозяйственных процессов. Девять из десяти фирм, лидирующих в группе 500 крупнейших предприятий, используют программное обеспечение SAP.
Система R/3 предназначена для работы в корпоративной сети и обеспечивает интеграцию распределенных прикладных подсистем. Она включает пакеты «стандартных» международных приложений в таких областях бизнеса, как финансовые расчеты и бухгалтерский учет, управление производством и учет затрат, логистика, управление персоналом, охрана окружающей среды, здраво хранение, безопасность и др.
Путем полной интеграции отдельных компонентов в систему R/3 возможен доступ ко всем данным, введенным в отдельные приложения системы. С помощью ориентированных на транзакции цепочек процессов осуществляется инициация соответствующих последующих операций. Таким образом, обеспечивается единообразный доступ к данным, гибкость и производительность.
Пользователям требуется не только стандартное программное обеспечение, но и стандартные хозяйственные процессы, а также поддержка при внедрении. Модульная структура системы R/3 способствует ее быстрому внедрению. Ввиду того, что при первом внедрении можно выбрать основные сферы системы и сократить настройку до минимума, пользователи системы R/3 могут быстрее и с меньшими затратами приступить к решению своих организационно-экономических задач с помощью этой системы.
В результате использования передовых методов разработки программ было создано семейство программных продуктов, характеризующихся:
-модульной структурой,
-высокой степенью надежности,
-возможностью любого расширения,
-переносимостью,
-минимальной степенью риска при внедрении,
-экономичностью ухода,
-высокой степенью интеграции.
Для внедрения системы требовалось разработать соответствующую технологию, дело в том, что фирма SAP представляет лишь универсальный инструмент для создания автоматизированной системы управления производством, а проектно-методическая группа разрабатывает технологию и настраивает систему в соответствии с требованиями конкретного предприятия. То есть, необходимо адаптировать систему к методологии учета основных средств в ОАО «Сургутнефтегаз». Исходя из этого, была создана проектно-методическая группа. Одна из задач, решаемая автором и этой группой – «Учет движения основных средств в ОАО «Сургутнефтегаз», и стала основной темой дипломной работы.
1. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ
В настоящий момент в России и странах ближнего зарубежья на разработке, распространении и внедрении систем автоматизации бухгалтерского учета специализируются несколько сотен, а то и тысяч небольших компьютерных фирм, большей частью расположенных в Москве и Санкт-Петербурге. Некоторые фирмы имеют широкую дилерскую сеть, охватывающую практически все регионы СНГ.
Представленное ими программное обеспечение различается по охвату реализуемых функций, принципам построения, по ориентации на определенную квалификацию бухгалтера как специалиста в своей области и как пользователя ЭВМ. Несмотря на существенные отличия, среди программ для бухгалтерии можно выделить несколько групп, объединенных общими признаками.
мини-бухгалтерия;
интегрированные системы бухгалтерского учета;
инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы);
комплексы бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ);
заказные системы;
программы для ведения отдельных участков учета.
В данный момент в структуре ОАО «Сургутнефтегаз» находится 58 структурных подразделений. 49 из них работают в программе, предоставленной Тюменской фирмой «Инфотех», в 9 организациях внедрена система R/3.
1.1 АРМ «Комплексный бухгалтерский учет» ЗАО «Инфотех»
Программа «Инфотех» относится к комплексу бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ) ориентированы главным образом на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами разделены. Обычно в такие комплексы входят отдельные АРМы для учета основных средств, труда и заработной платы, товарно-материальных ценностей и сводного учета, имеющие ярко выраженную специфику отражения хозяйственных операций по участкам учета.
Данный программный продукт представляет собой диалоговую систему с применением сети запросов, подсказок, контроля и ориентирован на работу непрофессионального пользователя в области вычислительной техники.
Программный продукт "Комплексный бухгалтерский учет" включает в себя следующие программные комплексы:
АРМ " Учет финансовых операций";
АРМ " Учет труда и заработной платы";
АРМ " Учет основных средств ";
АРМ " Учет материальных ценностей ";
АРМ " Складской учет ";
АРМ " Учет транспортных затрат";
АРМ " Учет затрат на производство и главная книга предприятия".
Основная задача системы " Комплексный бухгалтерский учет" - это полная автоматизация бухгалтерских рабочих мест и получение единой информационной базы для формирования сводной бухгалтерской отчетности по предприятию.
По окончании отчетного периода из всех перечисленных выше программных комплексов формируется единая база данных всех бухгалтерских проводок. Информационная база хранится за каждый месяц, возвраты и повторы расчетов можно производить за любой прошедший отчетный месяц. Единая настройка справочников и аналитики для балансовых счетов по всем АРМам позволяет автоматически получать журналы-ордера на основании слияния информации из различных бухгалтерских АРМов.
Сетевой вариант АРМ позволяет одновременно нескольким пользователям вести пополнение и обработку информации базы данных. Практическое использование научно-технического продукта "Комплексный бухгалтерский учет" более чем в 50 организациях ОАО "Cургутнефтегаз" показало технологичность и практическую ценность рассматриваемой системы. Комплекс предназначен для функционирования на ПЭВМ IBM при поддержке операционной системы MS DOS версии 3.3 и выше.
Все выходные формы задачи "Учет основных средств" соответствуют нормам бухгалтерской отчетности ОАО «Сургутнефтегаз».
Целостность бухгалтерской отчетности достигается путем приема проводок из следующих бухгалтерских задач в комплекс "Учет финансовых операций ":
-Учет труда и заработной платы;
-Учет материальных ценностей;
-Учет основных средств;
-Учет транспортных затрат.
а) система плохо защищена:
от сбоев (часто происходит потеря информации);
от несанкционированного доступа.
б) отсутствие единой справочной системы, зачастую происходит несовместимость по кодам;
в) нет единой корпоративной сети; информацию в головной фирме приходится собирать дискетами, что создает много неудобств;
г) большие затраты на внедрение и сопровождение (автотранспорт, постоянное обновление версий и т.д.).
1.1.2 Достоинства
Как уже говорилось выше в программе «Инфотех» возможно удаление проводок, исправление любой позиции проводки, возможны возвраты и повторы расчетов. Их можно производить за любой прошедший отчетный месяц,что иногда облегчает работу бухгалтера.
1.2 Интегрированная система R/3
Система R/3 относится к интегрированным системам, где автоматизированный учет строится на основе записей в той или иной степени интегрирующих учетную информацию различных разделов учета. Обычно программы такого типа оформляются в виде одного исполняемого модуля, являющегося ядром системы компьютерного учета. Единственный раздел, который, как правило, выделяется в отдельный модуль и может использоваться автономно, - раздел по учету труда и заработной платы - модуль НR «Учет персонала».
В интегрированных системах разработчики пытаются достичь полноты реализации учетных функций не за счет разбиения учета на отдельные участки, а за счет усложнения и специализации процедур обработки проводок, в которые может включаться различная дополнительная информация, необходимая для отражения специфики количественно-суммового, инвентарного учета и пр. Здесь вводится как бы единая модель бухгалтерского учета, развивающая и дополняющая тем или иным образом принцип двойной записи. Основу этой модели составляет проводка, дополненная разнообразной информацией, необходимой для организации развитого аналитического учета.
Интегрированные системы управления производством – системы R/3 являются программным продуктом, разработанным немецкой компанией SAP AG. Программный продукт R/3 SAP AG на данный момент включает в себя 12 взаимосвязанных модулей (финансы, сбыт, закупка, контроллинг, финансовый менеджмент, планирование производства, управление персоналом, управление инвестициями, и т.д.). Система непрерывно развивается и совершенствуется.
Каждый из модулей включает в себя, в соответствии с выполняемыми функциями, все необходимые компоненты, и, кроме этого, в каждом модуле предусмотрен специальный интерфейс для связи с другими модулями. Идея состоит в том, что в принципе каждый из модулей работоспособен сам по себе, но все свои функции может реализовать только при полной интеграции с другими модулями системы.