При использовании единых справочников возникают ситуации блокирования одним пользователем основной записи наименования (дебитора, кредитора, основного средства, материала и т.д.), при этом другие пользователи не могут использовать эту основную запись – она блокируется.
Использование системы R/3 в качестве одной из составляющих в автоматизации бухгалтерского учета было обосновано следующими её достоинствами:
Централизованное хранение и обработка информации.
Единая нормативно-справочная информация. (Значительно облегчается поиск информации, поскольку все исходные данные фиксируются в единой базе, чем обеспечивается быстрый и эффективный доступ к ним по запросам пользователя).
Централизованное ведение настроек для работы пользователей.
Строгое регламентирование доступа и сохранность информации.
Доступ к информации с любого рабочего места, подключенного к системе R/3.
Возможность работы удаленных пользователей по низкоскоростным каналам связи.
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
Необходимо разработать автоматизированную систему учета движения основных средств в ОАО «Сургутнефтегаз», используя программные средства интегрированной системы R/3.
Характеристика задач
Основной целью создания автоматизированной системы является повышение эффективности работы бухгалтеров, инженеров по имуществу (оборудованию), материально-ответственных лиц и обеспечить достоверность вводимой информации. Для корректного отражения движения основных средств необходимо разработать также программу, связывающую изменения в основных средствах и принадлежащих им единицах оборудования.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.
В деятельности предприятий, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих организаций внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных подразделений по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений. Поэтому большое значение было придано правильности заполнений первичных документов.
Решая данные задачи, важно чтобы разрабатываемая система также отвечала следующим параметрам:
простота освоения программы и простота работы с ней;
стандартизация интерфейса, т.е. сходства с существующими стандартами фирмы SAP;
организация удобного диалога ЭВМ и пользователя;
открытость для модификаций и дополнений последующими версиями и разработками;
безопасность и надежное хранение данных.
Основными заказчиками данной системы учета движения основных средств являются, пользователи системы R/3, отвечающие за поступление основных средств их перемещение или списание. В основном данными задачами в подразделениях ОАО «Сургутнефтегаз» занимаются кладовщики, инженера по оборудованию и бухгалтера по основным средствам.
Поэтому и стало важным, чтобы вся информация корректно отражалась в модулях «Учет основных средств» и «Реестр имущества».
2.1 Алгоритм функционирования автоматизированной системы обработки информации или управления объектом
Для полного понимания функционирования системы необходимо хотя бы кратко описать модули интегрированной системы R/3 и принципы ее работы. Во введении были перечислены основные сферы экономики и организации производства, представленные в системе R/3. Произведем краткий обзор используемых модулей системы R/3 и их основное назначение в ОАО "Сургутнефтегаз".
2.1.1 Обзор модулей системы R/3
Модуль РР. Планирование и управление производством.
Предполагает планирование и управление производством, задача которого состоит из:
Управление основными данными:
основные данные о сырье и материалах/продукции;
оставщики;
система классификации материалов;
спецификации/рецептуры;
вариантные спецификации и рабочие планы;
рабочие планы;
управление рабочими местами;
Система планирования и контроля:
управление производственным планированием;
планирование групп продукции/конечных изделий;
детерминированное планирование потребностей;
предварительное установление сроков, сетевые графики
детализированное планирование сроков;
выравнивание ресурсов;
обработка производственных заданий;
ориентированная на загрузку выдача заданий;
Калькуляция:
калькуляционный банк данных;
анализ калькуляции издержек на отдельное изделие;
анализ контрольной калькуляции;
предварительная калькуляция;
счет прибылей и убытков, незавершенное производство;
Применение SAP:
определение плановых сроков выполнения работ;
генерирование рабочих планов;
Система обеспечения качества:
контрольные партии и суммарные результаты проверки;
планирование контроля, проведение контроля и архив данных контроля;
проведение контроля, ориентированного на отдельную партию;
контроль в ходе производственного процесса;
обслуживание, калибровка средств контроля;
сбор данных контроля в системе сервиса, в поле;
обеспечение качества в области исследований и разработок;
составление договоров с клиентами;
контроль за договорам;
производство продукции;
получение прямых материальных затрат на производство единицы продукции;
учет готовой продукции;
списание по нормам комплектующих материалов;
получение производственного отчета;
реализация готовой продукции заказчикам;
складские операции по перемещению материалов;
описание технологических процессов по операциям;
описание рабочих мест;
описание мощностей;
присвоение квалификаций операциям;
расчет операций (денежный и временной;
фактический расчет РР заказа.
Модуль ММ. Управление материальными потоками.
Модуль MM - Управление материальными потоками. Логистика.
MM базируется на общих требованиях материально-технического снабжения, планирования и управления производством, а также сферой текущего ремонта.
Она располагает следующими функциями:
управление основными данными;
система классификации материалов;
управление спецификациями;
управление рабочими планами;
калькуляция издержек на отдельное изделие;
управление производственными планами;
учет внутризаводского движения сырья и материалов;
планирование потребностей в материале и производственных мощностях;
управление производственными заданиями, выдача заданий, квотирование и учет;
установление производственных сроков;
выравнивание производственных мощностей;
обработка закупок;
поступление товаров;
учет наличия и оценка остатков;
управление складскими местами;
контроль счетов;
планирование и проведение текущего ремонта;
оказание услуг на стадии подготовки;
обеспечение качества на стадии подготовки;
формирование потребности в централизованной поставке МТР структурным подразделениям с использованием компонента ППМ – «Планирование потребности в материалах;
централизованное распределение и перераспределение оборудования и материалов:
ведение распоряжений (нарядов, разнарядок) на отпуск МТР со складов. -контроль за запасами и неликвидами;
закупка материалов и оборудования от сторонних поставщиков;
внутреннее перемещение материалов между структурными подразделениями ОАО «СНГ»;
внутреннее перемещение внутри структурного подразделения;
cписание в производство;
прочее выбытие;
учет спецодежды в эксплуатации;
учет специнструмента;
учет, контроль и анализ договоров и заказов на поставку услуг от сторонних
поставщиков;
инвентаризация материалов;
получение форм первичной учетной документации средствами системы R/3;
получение выходных форм документации средствами системы R/3.
Модуль MM является ориентированным на диалог системой.
Модуль PM. Техническое обслуживание и ремонт оборудования (ТОРО).
Она располагает следующими функциями:
Основные данные:
детали, оборудование;
расчетные тарифы
управление мастерскими текущего ремонта;
Планирование/заявки на текущий ремонт:
уведомление о повреждении, прямая заявка;