В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы. В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.
Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, необходимо изменить его имя в столбце <Имя поля>.
Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, необходимо выделить строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку <Ключ> на панели инструментов.
Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец <Тип данных>, нажмите в поле кнопку со стрелкой и выберите тип данных из списка.
С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно с помощью конструктора. Кроме того, запрос может быть записан в виде инструкции SQL.
Чтобы ограничить записи, которые следует включить в динамический набор при выполнении запроса, нужно определить условия отбора в строке <Условие отбора> для одного или нескольких полей.
Данные, возвращаемые в запросе, можно отсортировать в том или ином порядке. При указании порядка сортировки для нескольких полей Microsoft Access сортирует сначала крайние левые поля и далее слева направо.
Формы являются объектом базы данных, которые обычно используется для отображения данных в базе данных. Форма может быть кнопочной, открывающая другую форму или отчеты базы данных. Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных.
Графические элементы, такие как линии и прямоугольники, сохраняются в макете формы. Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления.
Эффективность формы повышается посредством добавления в нее разделов. Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул и примечание. Кроме того, форма может содержать другие формы – так называемые подчиненные формы. Это обеспечивает возможность построения достаточно сложных диалоговых систем.
Для навигации по записям формы имеются специальные кнопки перехода по записям, расположенные в нижней части формы. Аналогично таблицам, в форме можно производить поиск, проверять орфографию, сортировать и фильтровать выводимые данные.
Основу функционирования формы составляют процедуры обработки событий, написанные на VBA.
2.4 Отчеты базы данных
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. С помощью отчетов возможно выполнение следующих действий:
– добавление в отчет эмблемы или рисунка;
– группировка записей по различным условиям;
– вычисление итоговых значений;
– представление данных на диаграмме.
Большая часть сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.
На этапе проектирования отчета определяются заголовки таблично представляемых данных, поясняющие надписи, элементы графического оформления и т.п. Кроме того, возможно динамическое создание программным способом разричных элементов оформления в ходе форматирования отчета. Также на этапе проектирования определяются выражения для расчета итоговых значений.
Для создания связи между отчетом и исходными данными применяются элементы управления (аналогично использованию их в формах). Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчетов.
Создание отчетов во многом аналогично созданию форм. Отличие процедуры создания отчета от процедуры создания формы заключается в ориентации первой на последующий вывод на печать – т.е. диалог с пользователем весьма упрощен и носит односторонний характер. Иными словами, отчет ориентирован на вывод информации на бумажные носители, а форма – на ввод/вывод информации на текущий момент времени.
Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке. Например:
– заголовок отчета;
– верхний колонтитул;
– область данных;
– нижний колонтитул;
– примечание отчета.
Заголовок отчета печатается в отчете один раз в самом начале отчета. Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы отчета. Область данных представляет собственно данные отчета. Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета. Примечание отчета печатается один раз на последней странице отчета. Наличие того или иного раздела определяется конкретными требованиями к отчету.
В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре.
2.5 Макросы, модули, программы в MSACCESS
Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.
В MSACCESS существует также специальный макрос AutoExec. Он позволяет автоматически выполнить макрокоманду или набор макрокоманд при открытии базы данных. В процессе открытия базы данных Microsoft Access проводит поиск макроса с этим именем и, если такой макрос существует, автоматически запускает его.
В ядре базы данных Microsoft Jet определены объекты, такие как таблицы, запросы, связи и индексы, с помощью которых выполняются операции сохранения и упорядочения данных в базах данных Microsoft Access. Такие объекты называют объектами доступа к данным (DAO). Программы Visual Basic, в которых используются объекты доступа к данным, могут применяться для совместной работы с другими приложениями, такими как Microsoft Excel, использующими ядро базы данных Jet.
Кроме того, в Microsoft Access определен ряд объектов, предназначенных непосредственно для обработки данных, таких как формы, отчеты и элементы управления.
Программы Visual Basic могут использоваться для создания процедур обработки событий.
Использование программ Visual Basic позволяет упростить взаимодействие пользователя с базой данных за счет предварительной разработки специальных процедур обработки данных. Важным понятием неразрывно связанным с программами Visual Basic является понятие модуля.
Существует два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули. Каждая процедура в модуле может быть либо процедурой-функцией Function, либо процедурой Sub.
Модули форм и модули отчетов являются модулями класса, связанными с определенной формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий, запускаемых в ответ на событие в форме или отчете. Процедуры обработки событий используются для управления поведением формы или отчета и их откликом на события, например, такие как нажатие кнопки.
При создании первой процедуры обработки события для формы или отчета автоматически создается связанный с ней модуль формы или отчета.
В языке Visual Basic для приложений (VBA) замкнутыми программными единицами являются процедуры. Процедура содержит набор инструкций и методов, с помощью которых выполняются действия или рассчитывается значение.
Существуют процедуры двух типов:
– процедура-подпрограмма Sub, аналогично инструкциям Visual Basic, выполняет действие или набор действий, но не возвращает значение. Пользователь имеет возможность создавать процедуры Sub самостоятельно или использовать процедуры обработки событий, определенные в Microsoft Access.
– процедура-функция Function (часто такие процедуры называют просто функциями) возвращает значение, например, полученное в результате расчетов. Visual Basic включает ряд встроенных функций; например, функция Now возвращает текущее значение даты и времени. В дополнение к встроенным функциям, пользователь имеет возможность самостоятельно создавать функции, которые называют специальными функциями.
Процедуры позволяют осуществлять более гибкое манипулирование данными и объектами базы данных, чем макросы.
3. Реализация базы данных
Основная задача данного курсового проекта – автоматизация и упрощение работы гостиницы. В данной БД должны быть предусмотрены такие операции, как: ведение списка постояльцев, учёт забронированных мест, ведение архива выбывших постояльцев за последний год А так же: получение списка свободных номеров (по количеству мест и классу), получение списка номеров (мест), освобождающихся сегодня и завтра, выдачу информации по конкретному номеру, автоматизацию выдачи счетов на оплату номера и услуг, получение списка забронированных номеров, проверку наличия брони по имени клиента и/или названию организации.