Реферат
Об’єктом розробки є система електронного документообігу.
Під час вивчення предметної області, було проаналізовано основні концепції розробки адаптивних систем, проаналізовано основні фактори, що впливають на процес обміну електронними документами. Також було вивчені основні аналоги та їх можливості, по захисту даних, по зручності та надійності. На основі зібраних даних та на основі аналізу існуючих систем була розроблена і реалізована система електроного документообігу «EFOD».
У результаті роботи була реалізована система електронного документообігу, при реалізації якої використовувались технології Java Servlet, JSP, сервер бази даних MySQL і Web-сервер Apache Tomcat.
Вступ
В умовах ринкової економіки та зростання конкурентної боротьби помилки в діяльності будь-якої економічної системи (підприємства, фірми або корпорації) можуть істотно позначитися на фінансових результатах її діяльності і навіть призвести до банкрутства. Це викликає необхідність підвищення ефективності управління за рахунок прийняття оптимальних стратегічних та оперативних управлінських рішень та вдосконалення технології управління. Під управлінням розуміють процес завдання мети функціонування об'єкта і вироблення впливів на цей об'єкт в напрямку досягнення поставленої мети. Мета функціонування підприємства реалізується за допомогою ряду ділових процесів, що складаються з окремих компонентів, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання. Об'єктами управління можуть бути:
а) матеріальні;
б) грошові;
в) трудові або інформаційні ресурси, які застосовуються при виконанні ділових процесів;
г) самі ділові процеси, що виконуються на підприємстві для досягнення поставленої мети;
д) підрозділи підприємства, де протікають ділові процеси, або все підприємство в цілому.
Щоб стримувати натиск конкуруючих підприємств і організацій, бізнес повинен успішно адаптуватися в мінливому оточенні, тому відзначається прагнення керівництва компаній, з одного боку, до реструктуризації систем управління та вдосконалення процедур управління та ділових процесів, і, з іншого, до зменшення обсягів паперової інформації, зниження вартості обробки інформації та підвищенню ефективності управління нею на шляху організації спільного доступу фахівців до інформації, зберігання та пошуку документів.
Нові інформаційні технології пропонують засоби для досягнення цих цілей за допомогою двох підходів:
а) реінжинірингу бізнес - процесів;
б) переходу до безпаперової технології управління.
У даній роботі розглядається зміст другого підходу - вибору та застосування методів і засобів організації безпаперової технології управління, яка ґрунтується на використанні трьох основних концепцій: переходу до електронних документів, створення систем управління документами та системи електронного документообігу.
Концепція електронного документа з'явилася у 80-х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Як стверджують співробітники компанії Delphi Consulting Group, вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації.
На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичної формою і обмеженими можливостями перехід до динамічним цифровим електронним документам забезпечує особливі переваги при створенні, спільному використанні, поширенні та зберіганні інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі програм, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів.
Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за кілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді й тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації поряд зі значною економією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.
Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр ваги комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими обсягами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіки. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові зв'язку, перероблені OLE-об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі і, найважливіше, характер його використання. При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно буде змінюватися документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптивним, багатовимірним.
За кілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого виду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємопов'язаних технологій в рамках так званих систем управління електронними документами (СУЕД) або Electronic Document Management Systems (EDMS).
Потужні системи класу EDMS, що працюють найчастіше на розподілених архітектурах, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використанні технології EDMS відзначено в багатьох галузях:
а) уряд;
б) судочинство;
в) юриспруденція;
г) фармацевтика;
д) страхування;
е) фінансові послуги;
ж) охорона здоров'я;
з) виробництво;
и) система вищої освіти.
Можна виділити наступні основні завдання, які покликана вирішувати система управління документами - вміти перекладати паперові документи в електронний вигляд і вміти перехоплювати всі створювані електронні документи з усіх джерел надходження:
а) з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видавництв;
б) факсові повідомлення, що надійшли через факс - сервер підприємства;
в) вхідні, вихідні й внутрішні повідомлення, що надходять з електронної пошти;
г) звіти та інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або надіслані факсом, але їх треба перехопити і відправити у сховище електронних документів.
Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів, до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрованих програмних компонентів.
Змістом третьої концепції є розробка системи електронного документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків у єдину інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна
а) дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів;
б) контролювати це пересування;
в) вміти керувати документообігом і регулювати його.
Ця концепція має дві стадії у своєму розвитку від втілення ідеї використання технології "docflow", пов'язаної з плануванням і управлінням документопотокамі, до технології "workflow", призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології "workflow", отримали назву систем автоматизації ділових процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, що виконуються на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки та аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.
1. Аналіз предметної області
В даний час в Україні спостерігається зростання інтересу до систем електронного документообігу (СЕД) серед державних і комерційних структур. Компанії-розробники готові надати СЕД як для невеликих організацій чисельністю 5-10 осіб, так і для великих підприємств чисельністю тисячі чоловік. Всього на ринку представлено більше п'ятдесяти рішень цього класу. Але на питання, за якими критеріями правильно вибирати систему, відповідь знають далеко не всі. Проведемо аналіз найбільш популярних вітчизняних розробок в області автоматизації документообігу і діловодства.
Сьогодні можна виділити наступні рішення від провідних компаній-розробників, що працюють у сфері автоматизації роботи з документами:
а) Бос-Референт;
б) ГранДок;
в) Справа;
г) Євфрат-Документообіг;
д) CompanyMedia;
е) Directum;
ж) DIS-системи;
з) DocsVision;
и) LanDocs;
к) Optima-Workflow.
СЕД - це в першу чергу система, що дозволяє вирішувати усі типові завдання електронного документообігу для роботи з документами - реєстрація і введення документів, пошук документів, маршрутизація, створення звітів, ведення архіву, встановлення правами доступу в системі. Тому при виборі СЕД просто необхідно переконатися в тому, що система дійсно забезпечує виконання таких завдань. Щоб отримати уявлення про можливості систем, що дозволяють організувати електронний документообіг, була складена таблиця з необхідним набором функціонала (таблиця 1). Як показано в таблиці, всі представлені системи намагаються йти в ногу з часом і тому володіють майже всіма необхідними функціональними можливостями. Найкращим чином з типовими завданнями електронного документообігу справляються системи Дело, Євфрат-Документообіг, DocsVision і LanDocs.
Умовні позначення систем в таблицях:
а) Бос-Референт (Б-Р);
б) ГранДок (ГД);
в) "Дело" (Д);
г) Євфрат-Документообіг (Є-Д);
д) CompanyMedia (CM);
е) Directum (D);
ж) DIS-системи (DIS);
з) DocsVision (DV);
и) LanDocs (LD);