к) Optima-Workflow (OW).
Пояснення до таблиць:
а) "+" - можливість є;
б) "-" - можливості немає;
в) "+/-" - опціонально або зовнішнім ПО;
г) "-/+" - неповна функціональність можливості.
Наступним моментом, на який варто звернути увагу при виборі тієї чи іншої системи, є послуги, що надаються компаніями-розробниками, і технічні вимоги до системи. Для повноцінної роботи з системою в першу чергу необхідно пройти навчання. Розробник повинен надати постійно діючу оперативну технічну підтримку. Послуги з встановлення та налаштування системи, пропоновані розробниками, є необов'язковими і можуть знадобитися тільки в тому випадку, якщо власні IT-фахівці не в силах самостійно здійснити адаптацію системи і введення її в експлуатацію. Знання технічних вимог до системи дозволяє заздалегідь оцінити витрати на придбання додаткового програмного забезпечення і нового обладнання.
Сумарні витрати на придбання системи складаються з вартості ліцензій програмного продукту, бази даних, послуг, додаткових модулів системи і стороннього програмного забезпечення. За загальної вартості серверної і користувальницьких ліцензій, а також вартості СУБД / платформи, найбільш прийнятними є системи:
а) ГранДок;
б) Євфрат-Документообіг;
в) DocsVision.
Вартість бази даних і програмних платформ варіюється від 900 $ (MS SQL Server 2005) до 4000 $ (Lotus Notes Domino). Винятком є система Євфрат-Документообіг, що має вбудовану СУБД Ніка (0 $) (таблиця 2). Порівняння повних витрат на впровадження систем практично нездійсненно в силу різного підходу компаній-розробників до надання послуг. У примітках до таблиць можна знайти інформацію про використовувані системами бази даних і платформи, а також про модулі, вартість яких врахована для систем LanDocs і CompanyMedia.
Таблиця 1. Основні можливості систем електронного документообігу
| Системаможливість | Б-Р | Г-Д | Д | Є-Д | CM | D | DIS | DV | LD | O-W |
| реєстрація документів | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| ведення реєстраційної карточки | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| ведення номенклатури справ | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| сканування | +/-1,2 | + | +/-1,5 | + | +/-1 | -/+ | + | + | + | +/-1 |
| розпізнавання документів | +/-1,2 | + | +/-1,5 | + | +/-1 | -/+ | +/-1 | +/-1 | +/-1 | +/-1 |
| зв’язані документи | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| прикріплені файли | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Робота зі словниками та довідниками | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| час доручень | + | - | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Пошук:- за реквізитами;- по виду РК документу;- повнотекстовий;- з урахуванням морфології. | +-+- | +-+- | +++- | ++++ | +-+- | +-++ | ++-- | +++- | +-++ | ++++/- |
| списання документу в архів | + | + | + | + | + | + | - | + | + | + |
| ведення архівів електронних документів | -/+ | - | +/-6 | +/-7 | -/+ | -/+ | - | -/+ | +/-9 | -/+ |
| маршрутизація | + | - | + | + | + | + | - | + | + | + |
| генерація звітів | +/-3 | +/-4 | + | + | +/-8 | + | + | + | + | +/-4 |
| розподілення прав доступу | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| ролі | + | - | -/+ | + | + | + | + | + | + | + |
| Примітка:1- з застосуванням зовнішніх OCR2- інтеграція з CuneiForm3- за допомогою Report’sMan4- за допомогою Cristal Reports5- опціонально «Потокове сканування»6- опціонально підсистема «Архівна справа»7- опціонально модуль «Архіваріус»8- опціонально за допомогою системи «Центр звітів»9- опціонально система LanDocs: АРХІВ | ||||||||||
Таблиця 2. Вартість сервера і лізенцій
| Системахарактеристики | Б-Р | Г-Д | Д | Є-Д | CM | D | DIS | DV | LD | O-W |
| СУБД | LotusNotes/Domino | MS SQL Server | MS SQL Server,Oracle 9i | НІКАMS SQL4 Oracle 9i4 | LotusNotes/Domino | MS SQL Server | MS SQL Server,Oracle 9iLotusNotes/Domino | MS SQL Server | MS SQL Server,Oracle 9i | MS SQL Server,Oracle 9i,IBM DB2 Database |
| Вартість СУБД, $ | від 3964 | від 9002 | від 9002 | 05 | від 3964 | від 9002 | від 9002 | від 9002 | від 9002 | від 9002 |
| Вартість сервера + 50 ліцензій, $ | 176001 | 10200 | 121003 | 7200 | 210006 | 14800 | 197001 | 9200 | 210507 | 18200 |
| Примітка:1- з урахуванням знижок2- SQL Server Standart Edition 2005 Win32 English OLP NL3- під MS SQL Server4- проектне рішення5- вбудована СУБД Ніка6- СМ-справовиробництво + СМ-Workflow (р. м. користувача)7- LanDocs: СПРАВОВИРОБНИЦТВО + LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТІВ + LanDocs: МАРШРУТИЗАЦІЯ | ||||||||||
Купуючи систему, не слід забувати про «підводні камені» її впровадження та промислової експлуатації. Може виявитися, що всі достоїнства функціоналу придбаної системи зійдуть «нанівець», коли справа дійде до впровадження і використання системи. Наприклад, якщо система, яка купується не містить інструментарію необхідного для настройки під потреби організації власними силами, то процес впровадження вимагатиме участі розробника, що істотно вплине на підвищення вартості впровадження. Адаптувати систему під потреби своєї організації доступними засобами без участі розробника і без додаткових витрат зможуть власники систем Євфрат-Документообіг і DocsVision. Замовникам інших систем пропонується набір стандартних установок, які можуть бути доопрацьовані розробниками або їх партнерами, що приведе до збільшення витрат на впровадження (таблиця 3).
Вартість і терміни впровадження є одними з факторів, що впливають на поширеність системи. У кожному конкретному впровадженні вони залежать від можливостей обраної системи та структури компанії-замовника (масштаб, специфіку діяльності і т. д.), що набуває систему. За наявними оцінками (таблиця 4), на сьогоднішній день найбільша кількість впроваджень мають системи Євфрат-Документообіг, Дело і CompanyMedia. Система Дело популярна в державних установах завдяки тому, що вона орієнтована на автоматизацію процедур традиційного діловодства. Поширеність системи Євфрат-Документообіг пояснюється універсальністю її використання і гнучкою ціновою політикою. Велика кількість впроваджень CompanyMedia забезпечує модульність системи та реалізація на платформі Lotus Notes / Domino.
Таблиця 3. Доступний інструментарій для налаштування системи
| Система інструментарій | Б-Р | Г-Д | Д | Є-Д | CM | D | DIS | DV | LD | O-W |
| дизайнер форм карточок документів | + | - | -/+3 | + | +/-4 | -/+7 | - | + | -/+8 | + |
| дизайнер маршрутів/процесів | + | - | -/+ | + | +/-5 | -/+7 | - | + | + | + |
| редактор звітів | +/-1 | +/-2 | - | + | +/-6 | -/+7 | -/+ | + | + | +/-2 |
| створювання та зміна словників та довідників | + | + | - | + | + | -/+7 | - | + | + | + |
| Примітка:1- за допомогою Report’sMan2- за допомогою Cristal Reports3- можливість додавання нових реквизитів4- додатково, за допомогою інструментів для розробки на ActiveFrame5- додаткова система CM-Workflow (р. м. розробника)6- додатково, система «Центр звітів»7- за допомогою інструменту розробки IS-Builder8- настройки реквізитного складу реєстраційної карточки | ||||||||||
Таблиця 4. Досвід впровадження систем
| Система питання | Б-Р | Г-Д | Д | Є-Д | CM | D | DIS | DV | LD | O-W |
| кількість впроваджень | >100 | >100 | >5001 | >1000 | >5002 | >100 | >100 | >100 | >100 | >100 |
| чи можливе впровадження власними силами* | ні | ні | ні/так | Так | Ні | ні/так | ні/так | так/ні | ні | ні |
| впровадження проектні (П) та власними (С)силами? ** | П | П | П<С | П<<С | П | П>>С | П>С | П>С | П | П |
| Примітка: * - «ні/так» - жорсткі настройки, «так/ні» - необхідний спеціаліст** - П > (<) С – проектних впроваджень більше (менше) ніж власними силами; «>> (<<)» - значно більше (менше);П – проектні впровадження1 – враховуються тільки впровадження продукту Дело2 – з урахуванням впроваджень продукту OfficeMedia | ||||||||||
Припускаючи, що впровадження пройшло успішно, слід розглянути, що ж ще є істотним для автоматизації електронного документообігу. Крім необхідного набору можливостей (таблиця 1) наявність у системі додаткового функціоналу (таблиця 5) може значно спростити роботу з системою всім співробітникам організації (наприклад, настройка повідомлень і нагадувань). У деяких випадках цей функціонал просто необхідний (наприклад, WEB-доступ). Потреби замовника в автоматизації процесів обробки документів з часом можуть мінятися (наприклад, у разі зміни організаційної структури підприємства), що може призвести до необхідності в розвитку системи. Наприклад, виникає ситуація, коли замовник, успішно експлуатує систему в головному офісі організації, згодом приймає рішення про впровадження її у філії. Як видно з таблиці 5, найбільш повноцінний додатковий функціонал за рахунок гнучких настроювань користувальницького інтерфейсу надають системи Бос-Референт та Optima-Workflow. За іншими параметрами впевнені позиції займають системи Directum, DocsVision і Євфрат-Документообіг.
Таблиця 5. Додаткові можливості роботи з системою
| Система можливість | Б-Р | Г-Д | Д | Є-Д | CM | D | DIS | DV | LD | O-W |
| настройка інтерфейсу користувача | + | -/+ | -/+ | +/-2 | -/+ | -/+ | -/+ | -/+ | + | + |
| настройка повідомлень та нагадувань | + | -/+ | -/+ | + | + | -/+ | + | + | + | + |
| інтеграція електронної пошти | + | - | -/+ | + | + | + | -/+ | + | +/-8 | + |
| WEB-доступ | + | - | +/-1 | + | +/-3 | -/+5 | + | + | +/-9 | + |
| територіально-розподілена робота** | + | - | - | + | +4 | +/-6 | + | +/-7 | +/-10 | + |
| наявність API | + | - | + | + | + | + | - | + | + | + |
| Примітка:* - настройка кнопок на панелі** - наявність у системі стандартних засобів1 – опціонально Дело-Web2 – додатково, за допомогою інструментів для розробки на ActiveFrame3 – опціально СМ-Портал4 – СМ-Представництво/Філія5 – опціально Сервер web-доступа6 – опціально Вторинний сервер реплікації7 – опціонально Модуль реплікації 8 – опціально LanDocs: ПОШТОВИЙ КЛІЄНТ9 - опціально LanDocs: ІНТЕРНЕТ ДОСТУП10 - опціально LanDocs: XML-ПІДСИСТЕМА ОБМІНУ | ||||||||||
автоматизація документообіг програмний продукт