Access має розвинуту систему запитів, яка дозволяє отримувати на екрані різні відомості з таблиць. Вона має засоби, які забезпечують видачу на екран даних не тільки у вигляді таблиці, але й у вигляді інших форматів (форм).
У системі Access широко використовується поняття звіт. Звіт багато в чому схожий на форму. Його використовують при виведенні документів на друк.
У СКБД реалізовані дві мови програмування: SQL та Vіsual Basіc. SQL– це мова структурних запитів. Вона досить проста та зручна, але має обмежені можливості.
Система Access має потужну довідкову систему. Якщо у процесі роботи буде щось не зрозуміло, не хвилюйтесь – система Access завжди вам допоможе.
2.2 Вибір технічних засобів для розв’язання задачі
Технічним засобом є комп’ютер – це універсальний інструмент для розв’язання різноманітних інформаційних задач.
У 80-ті роки персональний комп'ютер (ПК) став розумним помічником в лабораторіях та офісах. Останні роки показали, що потенційні можливості комп’ютерів безмежні. Комп’ютери використовуються в наукових роботах, високотехнічній індустрії, в бухгалтерському обліку, всюди, де тільки можливе його застосування.
Першою ЕОМ вважається ENІAK, що була побудована у 1945 році в Америці. Її запам’ятовуючий пристрій було сконструйовано на електронних лампах.
На даний час існує велика кількість моделей ПК. Перша модель називалась ІBM PC. Вона мала мікропроцесор Іntel-8086 і два накопичувачі для магнітних дисків. Модель ІBM PC XT, випущена у 1983 році, відрізнялась від моделі ІBM PC наявністю дисководу на жорсткому магнітному диску (вінчестер) на 10 Мбайт.Модель, випущена у 1984 році, мала мікропроцесор Іntel-80286 і жорсткий диск ємністю 20 Мбайт. Слідом були розроблені моделі AT, XT з мікропроцесорами AT-286, AT-386, AT-486.
Дана курсова робота передбачає обробку великих інформаційних масивів, тому комп’ютер повинен мати велику потужність та можливість нарощувати свої ресурси. Для виконання курсової роботи обрано ПК 3-го покоління з мікропроцесором Pentium 166. До складу комп’ютера входить:
- Вінчестер - 1 Гбайт;
- дисковод 3,5;
- монітор SVGA (який видає 16 мільйонів відтінків кольорів та мінімальний режим зображення 800 x 600 крапок);
- клавіатура;
- маніпулятор – типу “мишка”;
- принтер – EPSON LX – 1050+;
3. Розробка технології розв’язання задачі
3.1 Опис структури технологічного процесу обробки даних для розв’язання задачі
Створимо структуру головного меню системи
| “Меню” системи | ||||
| Список | Пошук | Звіт | Форма | Вихід |
| Нові записи | За назвою | Загальний | Проста форма / редагування | Вихід з Access |
| Вилучення записів | За порядковим № | Оперативний | Запуск головноїформи | |
| Редагуваннязаписів | Загальний запит | Заставка | ||
| Переглядзаписів | ||||
Після побудови структури файлового комплексу створимо алгоритм роботи програми меню і всіх необхідних підпрограм, для розв’язання всіх поставлених задач.
4. Комп’ютерна реалізація автоматизованої системи
4.1 Комп’ютерна реалізація окремих об’єктів системи (таблиці, форми, звіти, запити)
Комп’ютерна реалізація автоматизованої системи обліку автомобілів таксопарку м. Вінниці, ми почнемо описувати зі створення таблиць даних. Взагалі наша послідовність складається з таких етапів:
1. Створення нової бази даних документів про оплату.
2. Створення структури таблиці .
3. Заповнення таблиці даними.
4. Створення таких запитів:
- за номером техпаспорта;
- за маркою автомобіля;
- за кольором;
- на вибірку;
- на знищення;
- на створення.
5.Створення оперативного звіту.
6.Створення форм:
- довідка;
- заставка;
- таблиця.
7.Створення макросів:
- вихід ;
- загальний запит;
- нові записи;
- оперативний звіт.
8.Створення системи меню:
- список;
- пошук;
- вихід із системи.
Нову базу даних обліку документів про оплату створюємо так: заходимо у систему керування базами даних ACCESS і задаємо, що база даних буде новою. Після цього ми називаємо, нову, створену БД.
На екрані, коли відкрилося вікно бази даних ми бачимо головне меню системи. Воно вміщує: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно. Крім головного меню на екрані ще є панель інструментів, робота з якими здійснюється за правилами прийнятими для системи Wіndows.
Створення нашої таблиці виконується в режимі конструктора, який ми обираємо через меню (вкладка “Таблицы” – “Создать” – “Конструктор таблиц”).Після цього ми називаємо поля, вказуємо їх тип, а коли потрібно то вказуємо інші параметри.
У лівому верхньому куті вікна таблиці є світлий прямокутник, його називають значком таблиці. При фіксації курсору мишки на ньому з’явиться контекстне меню у якому є команда “Закрыть”. Після виконання цієї команди на екрані з’явиться запит: “Чи зберегти структуру таблиці?” Ми натискуємо кнопку “Да”. Потім даємо назву таблиці – і натискаємо ОК.
Далі натискуємо кнопку Открыть. З’являється бланк таблиці, в який ми вносимо потрібні нам дані.
Якщо після відкриття бази даних потрібно внести зміни у структуру таблиці, то виділяємо таблицю і натискуємо кнопку Конструктор. На екрані з’являється раніше створена структура цієї таблиці. Після чого ми вносимо зміни і зберігаємо змінену структуру.
Запити у системі ACCESS для пошуку з однієї, в нашому випадку, або багатьох таблиць та видачі на екран даних, які відповідають умові, яку ми визначаємо.
Існує велика кількість різноманітних типів запитів. Ми розглянемо як створюється запит на вибірку.
Активізуємо команду Запросы і натискаємо кнопку Создать. На екрані з’являється діалогове вікно Новый запрос, в якому програма пропонує вибрати спосіб створення запиту. Ми вибираємо Конструктор і натискуємо кнопку ОК. В результаті на екрані з’явиться пусте вікно конструктора запиту і діалогове вікно Добавление таблицы. Це діалогове вікно складається з трьох вкладок – Таблицы, Запросы та Таблицы и запросы. Переходимо на вкладку Таблицы, маркіруємо потрібну нам таблицю натискаємо кнопку Добавить. Якщо нам потрібні дані ще з якоїсь таблиці, то маркіруємо цю таблицю і натискуємо Добавить, після чого закриваємо діалогове вікно.
Розробка запитів виконується в декілька етапів.
1.Добавлення полів в запит. В запит можна включати не всі поля таблиці. Добавити потрібні поля можна шляхом перетягування їх імен зі списку, який знаходиться в верхній частині вікна конструктора, в строку бланка Поле. Ще один спосіб це подвійний clіck на імені поля.
2.Установка критеріїв відбору запитів. Це які записи необхідно вибрати з таблиць і відобразити їх в таблиці результатів виконання запиту.
Критерії вказуються або для одного поля, або для декількох полів. Для цього в стрічці Условия отбора встановлюють, наприклад, такі критерії:
Марка автомобіля –
Номер техпаспорта - .
Спочатку вводимо марку авто. -"___________________", після чого нажимаємо клавішу [Enter]. Потім переходимо в комірку на перехресті строки Условия отбора і стовпця Марка авто. і вводимо слово "______________".
3.Сортування даних в запиті. Для цього переходимо в стовбець бланка запиту, який має ім’я поля, по якому потрібно провести сортування і вказуємо спосіб сортування в стрічці Сортировка. При натаскані цієї стрічки з’являється список з переліком способів сортування. Виберемо, наприклад, по возростанию. Для використання готового запиту користуємося кнопкою Открыть зі списку режимів відображених на панелі інструментів БД. Звіти створюються на основі запитів та таблиць даних за допомогою Майстра отчетов (закладкою “Отчеты” –“Создать” – “Мастер отчетов”), а потім вибираємо потрібну нам таблицю, а з неї зі списку Допустимые поля вибираємо потрібні нам поля і розміщуємо їх в список Выбраные поля і натискуємо кнопку Далее. Для вибору способу групування натискуємо кнопку Групировка, вікно, що відкрилося служить для зміни інтервалів групування. Ми залишаємо ту установку, яка там є (обычный) і натискуємо ОК.
В слідуючому вікні слід вказати як повинні бути представлені звіти. Ми вибираємо Ступенчатый. Далі вибираємо стиль звіту, наприклад: Формальный і натискуємо Далее. Після чого ми присвоюємо ім’я звіту.
Форми створюються на основі таблиць за допомогою Мастера форм.У вікні БД відкриваємо вкладку Формы, натискаємо кнопку Создать і в результаті відкривається вікно Новая форма. Вибираємо Мастер форм, відкриваємо список таблиць і запитів, з якого вибираємо потрібну нам таблицю і натискаємо ОК. З’явиться вікно Создание форм. Перенесемо в область визначених всі доступні поля і натиснемо кнопку Далее. У вікні, що з’явилося вибираємо зовнішній вигляд форми. Наприклад в один столбец і натискаємо Далее. З’явилося вікно вибору стилю форми. Виберемо Стандартний і натискаєм Далее. Після цього з’явиться вікно в яке введемо ім’я форми і натиснемо кнопку Готово.
Редагування форм проводиться у режимі конструктора. У формі, як і в запиті, також можна здійснити пошук необхідних даних. При цьому методика роботи, щодо пошуку даних близька до аналогічної методики у запитах.автоматизований інформаційний довідковий запит
4.2 Синтез автоматизованої системи (побудова макросів, модулів, систем меню, допомоги і т.і.)
В цьому розділі ми розглянемо комп’ютерну реалізацію макросів і системи меню, список яких був поданий у попередньому розділі.
Для створення макросу відкриваємо вкладку Макросы в вікні бази даних і натискаємо кнопку Создать. Після цього відкриється вікно макросів. Це вікно ділиться на дві частини: верхню і нижню . В верхній є список Макрокоманд, які необхідно виконати і необов’язкові примітки до цих команд. В нижній частині вікна – аргументы макрокоманды. В стовбці Макрокоманда вибираємо дії, які потрібно виконати. В стовбці Примечание можна ввести любі коментарі, які дії виконує макрос. Вибравши, яку-небудь макрокоманду для неї можна використати параметри – аргументы макрокоманды. Наприклад, вибравши документи для відкриття форми, можна вказати ім’я форми і режим в якому вона повинна бути відкрита. Відмітимо, що по умолчанию, в вікні макросів з’являться тільки стовбці Макрокоманды і Примечание. Можна також відобразити стовпець Имя макросу і Условия.