Учет счет-фактур (стр. 2 из 3)
U3 – структуры файлов;
D7 – классификатор кодов.
П4 – проектирование форм выходных документов.
U1 – унифицированные формы входных документов;
D7 – классификатор кодов;
D3 – техническое задание;
D8 – формы выходных документов (Журнал учета счет-фактур, выходной документ счет-фактура).
П5 – разработка алгоритма решения задачи.
D4 – организационно-экономическая сущность задачи (первый раздел документа);
D8 – формы выходных документов (Журнал учета счет-фактур, выходной документ счет-фактура);
D5 – формы входной информации (Счет – фактура);
D7 – классификатор кодов;
D9 – алгоритм решения задачи.
П6 – собирательный преобразователь.
D8 – формы выходных документов (Журнал учета счет-фактур, выходной документ счет-фактура);
D5 – формы входной информации (Счет – фактура);
D7 – классификатор кодов;
D9 – алгоритм решения задачи;
D10 – постановка и алгоритм решения задачи.
2. Руководство пользователя
2.1 Назначение и условия применения программы
программа счет фактура информация
База данных «Учет счет – фактур» предназначена для автоматизации учёта поступающих счет – фактур и НДС.
Для правильной работы программы необходимы следующие технические и программные средства: персональный компьютер от Pentium II, не менее 32 Мб оперативной памяти, не менее 50 Мб свободной памяти на жестком диске, Windowse 98/2000/XP и MS Access 2000/2002/XP.
Уровень подготовки пользователя: пользователь должен обладать навыками основной работы в MS Access 2000/2002/XP.
2.2 Подготовка к работе
База данных состоит из одного файла Учёт счет – фактур.mdb, который содержит семь справочников, главную и подчиненную таблицу, а также формы, запросы и отчёты.
Главное меню сделано в виде кнопочного меню. На экране пользователю предоставлена возможность выбора любого подменю меню. Передвижение по меню осуществляется курсором посредством манипулятора «Мышь» и клавиатуры.
Для запуска программы необходимо создать на жестком диске папку «Учет счет – фактур» и скопировать в неё файл Учет счет – фактур.mdb. Открыть программу можно двумя способами:
1) Меню Пуск > Программы > Microsoft Access, затем меню Файл > Открыть и указать местоположение файла Учет счет – фактур.mdb;
2) Дважды щелкнуть по ярлычку программы или в контекстном меню выбрать «Открыть».
2.3 Описание операций
Работа с базой данных начинается с заполнения справочников, которые служат для последующего заполнения формы «Учет счет – фактур». Заполнение происходит в следующей последовательности:
Справочник Товары;
Справочник Единицы измерения;
Справочник Организации;
Справочник Поставщики;
Справочник Покупатели;
Подменю «Таблицы»
Данное подменю предназначено для ввода и корректировки информации. При неверном вводе выдается сообщение и предлагается сделать исправление.
Справочники можно заполнять с помощью таблиц или форм. Для заполнения справочников необходимо из меню «Таблицы» или «Формы» выбрать соответствующий справочник.
Заполнение справочников начинается с пустой строки: поочередно вводим код, который должен быть больше нуля и наименование. Если какое-то поле не будет заполнено, то появится сообщение об ошибке. Новые записи сохраняются при закрытии таблицы или формы.
Справочник Товары
Справочник Единицы измерения
Справочник Организации
Справочник Поставщики
Справочник Покупатели
После заполнения справочников вводится оперативная информация с использованием подстановок в таблицу или форму «Учет счет-фактур», которая также выбирается из меню.
Основные данные по «Учет счет-фактур»
Подменю «Запросы»
Данное подменю предназначено для получения оперативной выходной информации. Число и форма запросов не ограничено. При необходимости можно сформировать новые запросы и удалить ненужные.
Базовый запрос – выводит всю информацию из базы данных на экран в виде таблицы
Запрос по счет-фактурам – вывод информации по всем счет-фактурам
Запрос перекрестный – выводит информацию о сумме НДС в счет-фактуре
Подменю «Формы»
Данное подменю предназначено для ввода данных в таблицы справочники.
Форма ввода Счет-фактура для ввода данных в таблицы
Формы ввода поставщики и покупатели
Формы ввода организации и товары
Подменю «Отчеты»
Данное подменю предназначено для получения отчетов на основе запросов:
«Журнал учета счет-фактур» – отчёт по всем имеющимся счет-фактурам. Пример такого отчёта приведён в Приложении 3
«Счет-фактура» – отчёт по счет-фактуре по каждой позиции с поставщиками, покупателями и т.д. Пример такого отчёта приведен в Приложении 4.
Подменю «Выход»
Служит для выхода из программы.
2.4 Аварийные ситуации
Возможны следующие аварийные ситуации:
1) появлении ошибок при вводе данных означает, что введено недопустимое значение или пропустили какое-то поле обязательное для заполнения.
2) в случае «зависания» компьютера необходимо произвести перезагрузку с помощью клавиш Alt+Ctrl+Del.
3. Расчет экономической эффективности
Экономическая эффективность рассчитывается путем соотношения затрат до внедрения и после внедрения АРМ (автоматизированное рабочее место) с помощью трудовых и стоимостных показателей.
Методика расчёта.
Основные показатели расчёта экономической эффективности:
1) Годовая экономия текущих затрат, получаемых от функционирования системы:
СТ = СП + СК
где,
СП - годовая экономия от прямого эффекта, получаемого при обработке данных, СК – годовая экономия от косвенного эффекта, получаемого через показатели деятельности предприятия. 
Ск = СБ – ССР
где,
СБ - показатели базового периода (до внедрения системы), ССР – показатели за период, когда система работает в режиме автоматизации. ССР = С1 + С2 + С3 + С4 + С5 + СПР
где, С1 – затраты на оплату труда, работающих в системе;
С2 – отчисления в фонд оплаты труда;
С3 – затраты на сырье и материалы;
С4 – амортизация оборудования;
С5 – прочие затраты;
СПР – предпроизводственные затраты.
СБ = С1 + С2 + С3 + С5
2) Дополнительные капитальные вложения, необходимые для создания системы – КД (дорогостоящие сетевые оборудования и программные средства, строительство, аренда, ремонт помещений и т.д.). Стоимость капитальных вложений обычно приводится к одному году, а срок службы системы определяется в техническом задании (3–5 лет).
3) Срок окупаемости капитальных вложений:
Т = КД / СТ
4) Расчётный коэффициент дополнительных капитальных вложений:
ЕР = / Т
ЕН = 0,33–0,15 – нормативный коэффициент эффективности.
Если ЕР >= ЕН, то создание системы эффективно.