Синхронизация информационных и производственных потоков (стр. 3 из 4)
- Агентство “Прайм”;
- RosBusinessConsulting и др.
Финансовая информация
К вопросам организации и работы рынка финансовой информации относится многое из того, что было сказано выше в отношении рынка биржевой информации, однако, имеются и определенные особенности. Финансовая информация включает, прежде всего, информацию по обменным курсам валют и информацию по состоянию рынка денег и соответствующих инструментов. Как и в случае биржевой информации, для пользования базами данных фин. информации потребителю часто требуется располагать специальным программным обеспечением, поставляемым при подписке на базу данных.
3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ В ИНВЕСТИЦИОННОЙ КОМПАНИИ
В этом разделе я приведу наглядные примеры синхронизации производственного процесса и информационных потоков на примере реально существующей инвестиционной компании, для удобства буду называть ее ХХХ
При работе в инвестиционной компании, являющейся активным участником рынка, необходимо использовать компьютерные информационные технологии. Данная необходимость обуславливается тем, что в организации существует огромный документооборот, а ее подразделения находятся зачастую даже не в пределах одного города. Использование интерактивного режима, работа с базами данных, безбумажная обработка документов, а также коллективная обработка документации и пополнение баз данных - необходимые составляющие работы большой современной организации, стремящейся занять свое место на рынке и предпринимающей максимальные усилия для поддержания занятых позиций.
Для эффективной работе подразделений используются различные виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении я намерена более подробно рассказать в данной работе.
Фактически на каждом рабочем месте в Компании установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. На каждом компьютере Компании установлены стандартные элементы программного обеспечения, как то: Операционные системы MS-DOS, Windows, на многих установлена OS/2, открыт доступ к сети Интернет, электронная почта. Также стандартный набор необходимых программ: антивирус AIDStest с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.).
Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров вирусами при использовании дискет для передачи информации в Компании установлена локальная сеть. Каждый из работников Компании имеет свое имя в сети и пароль для входа в сеть, гостю Компании, которому необходимо получить какую-либо общедоступную сетевую информацию, нужно ввести имя Guest и ему будут доступны общие программы, находящие на сети, например справочно-правовые системы Гарант и Консультант Плюс, система электронных котировок AK&M, Reuters, а также внутренняя электронная почта Компании, по которой можно послать сообщение любому из сотрудников, зная его сетевое имя. Также ему будет доступен общий каталог документов TMP, где хранятся обменные файлы. Каждый из сотрудников имеет на сети свой каталог, а также доступ в каталог TMP, по которому происходит обмен файлами с другими пользователями сети. Также он имеет доступ ко всем общедоступным файлам и каталогам. При необходимости для сохранения конфиденциальности передаваемой информации можно создать каталог, доступный, например двум или нескольким пользователям, во избежание использования ими каталога TMP. Такая необходимость существует при работе руководителя со своим секретарем, юристов между собой, а также при совместной разработке несколькими людьми или подразделениями совместных проектов.
Вообще, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для работы специфических программ. Нет необходимости использовать дискеты для передачи информации от пользователя к пользователю, таким образом не только снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно увеличивается скорость передачи информации, создается возможность совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением информации в режиме on line. Наконец, нет необходимости в большом количестве принтеров, достаточно подключения одного или нескольких принтеров к сети.
Структура компании ХХХ
 |
Правила взаимоотношений и информационных потоков между основными подразделениями компании ХХХ
1. С клиентом (реальным и потенциальным) непосредственно общается только брокер, в силу своих служебных обязанностей.
2. Состояние всех клиентских счетов знает только отдел клиентских счетов.
3. Операции на рынке ценных бумаг проводятся только трейдерами.
4.Информации об открытых позициях по денежных средствам клиентов и собственных средствам фирмы владеет только отдел корреспондентских отношений.
5. Полная информация по движению денежных средств и ценных бумаг фирмы - компетенция отдела исполнения операций.
6. Общая движение денежных потоков и ценных бумаг находится под контролем руководством.
7. Допускается только последовательный обмен информацией между функционально связанными подразделениями.
8. Прямой обмен информацией между функционально несвязанными подразделениями допускается только при наличии санкции руководства.
Административная взаимосвязь основных подразделений
 |
Взаимосвязь подразделений компании ХХХ
1. Деятельность основных производственных подразделений, связанная с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется под непосредственных контролем руководства.
Деятельность основных производственных подразделений, связанная с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется при помощи вспомогательных подразделений (бухгалтерия, касса, отдел исполнения операций)
2. Обеспечение деятельности основных производственных подразделений, связанной с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется обеспечивающими подразделениями (техническая служба, хозяйственная служба, канцелярия, курьерская служба, служба связи)
3. Потоки служебной информации осуществляются через обеспечивающие подразделения под непосредственным контролем руководства фирмы.
4. Прямой обмен информацией между подразделениями должен быть санкционирован руководством фирмы.
Схема внешнего документооборота компании ХХХ
 |
Принципы построения внешнего документооборота компании ХХХ
1. Все документы, требующие официального ответа, проходят регистрацию у менеджеров фирмы.
2. Адресация входящих документов с указанием контрольных сроков исполнения различными подразделениями, производится руководством фирмы.
3. Контроль за исполнением официальных ответов в заданные сроки производится менеджерами.
4. Исходящие документы, оформленные надлежащим образом, подаются на подпись руководством в установленном порядке.
5. Исходящая документация подлежит обязательной регистрации у менеджеров фирмы.
6. На подпись руководству фирмы документы передаются через административный отдел.
Внутренний документооборот.
Виды документов внутрифирменного использования.
1. Приказ.
2. Служебная записка.
3. Заявка на командировку.
4. Командировочное удостоверение.
5. Заявление.
6. Договор подряда.
7. Расписка.
8. Заявление-обязательство.
9. Меморандум.
10. Запись беседы.
Распорядок дня
Официальное рабочее время
1. Начало рабочего дня 9.00
2. Обеденный перерыв. 13.00-13.45
3. Окончание рабочего дня 18.00
4. Выходные дни - суббота и воскресенье
В компании ХХХ установлен ненормированный рабочий день, вследствие чего
сотрудник не может закончить рабочий день до тех пор пока не выполнены запланированные на день работа или задание
если требуемый объем работы не может выполнен в рабочие дни, сотрудники привлекаются к работе к выходные дни
обучение и повышение квалификации сотрудников проводится за пределами официального времени и в выходные дни
Основные виды служебной деятельности
1. Работа с документами
2. Организация и/или проведение встреч и бесед
3. Телефонные переговоры
Основания для проведения встреч, бесед и телефонных переговоров
1. Прямое указание начальника
2. Служебная необходимость, обусловленная прямыми обязанностями
3. Предложения клиентов или партнеров.
Проведение бесед, встреч и телефонных разговоров, выходящих за рамки служебных обязанностей, по личной инициативе запрещается.
Защита коммерческой тайны в компании ХХХ
Коммерческая тайна
Информация составляет коммерческую тайну, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам; к ней нет свободного доступа на законном основании; обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, определяется законами или другими правовыми актами. Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, определяется предпринимателем. Разглашение, передача или утечка информации, составляющей коммерческую тайну, влечет дисциплинарную, гражданско-правовую ответственность, в том числе обязанность возместить убытки.