| № этапа | Содержание | Документы | Примеч. |
| 1 | Заключение сделки торговым отделом. | Тикет | |
| 2 | Получение подтверждения сделки. | Подтверждение сделки | |
| 3 | Оформление договора и передаточного распоряжения. | ДоговорПередаточное распоряжение | |
| 4 | Подписание договора и передаточного распоряжения. | ДоговорПередаточное распоряжение | |
| 5 | Получение необходимых для перерегистрации документов. | Доверенность | Если нужна выписка |
| 6 | Регистрация сделки в инвестиционном институте. | ДоговорПередаточное распоряжение | В учетном регистре |
| 7 | Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов. | Передаточное распоряжение | |
| 8 | Получение от регистратора счета на оплату услуг. | Счет-фактура | |
| 9 | Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета. | Служебная записка | |
| 10 | Оплата счета на перерегистрацию | Платежное поручение | |
| 11 | Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг. | Платежное поручение | |
| 12 | Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. | Уведомления (извещения) о проведении перерегистрации | |
| 13 | Передача контрагенту копии документа о перерегистрации. | Копия уведомления (извещения) о проведении перерегистрации | |
| 14 | Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об оплате. | Копия платежного поручения | |
| 15 | Денежные средства поступили на наш расчетный счет. | Выписка о движении денежных средств по счету |
При проведении операций с ценными бумагами в рамках договора с клиентом на оказание посреднических услуг процесс исполнения поручения клиента включает в общем случае дополнительно к перечисленному следующие этапы:
1. Заключение договора на оказание посреднических услуг.
2. Получение от клиента поручения на сделку.
3. Подтверждение о принятии поручения на сделку.
4. Передача трейдеру распорядительной записки на заключение сделки.
5. Заключение сделки.
6. Сообщение клиенту о заключении сделки.
7. Подтверждение клиентом получения сообщения о заключении сделки.
8. Исполнение сделки по поручению клиента.
9. Отчет клиенту об исполнении поручения с приложением копий документов, подтверждающих расходы по исполнению поручения.
10. Подтверждение клиентом целесообразности расходов по исполнению поручения.
11. Выставление клиенту счета-фактуры на вознаграждение за оказанные услуги.
12. Периодическая отчетность клиенту о состоянии и движении денежных средств и ценных бумаг.
Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или иным этапом зависят от характера клиента (физическое, юридическое лицо, предприниматель, резидент или нерезидент), от места учета прав по ценным бумагам, принадлежащим клиенту, от условий исполнения обязательств по договору на оказание посреднических услуг и т.п.
Таким образом, из вышеизложенного видно, что в процессе своей работы бэк-офис сталкивается с большим объемом документов, которые в обязательном порядке необходимо систематизировать для того, чтобы своевременно находить нужный документ, сданный в архив.
Все документы (копии документов), проходящие по сделке целесообразно формировать в «дело» под номером, соответствующим номеру договора. «Дело» подкалывать в папку, содержащую опись находящихся в ней дел, и поименованную в соответствии с принятой в компании систематизацией ( по эмитентам, по видам сделок и т.п.)
«Дела» клиентов целесообразно формировать по договорам на оказание посреднических услуг с приложением к каждому поручению клиента документов по его исполнению и соответствующей отчетности.
В процессе своей работы компания на основании заключенных договоров, обеспечивающих проведение операций с ценными бумагами, взаимодействует со множеством других (помимо клиентов и контрагентов) сторонних организаций (регистраторы, депозитарии, клиринговые компании и др.). В процессе взаимодействия между ними происходит обмен документами, не связанными непосредственно с исполнением сделки, а необходимыми для проведения соответствующих сверок, для составления необходимой отчетности и т.п. Документы по взаимодействию со сторонними организациями также целесообразно формировать в «дела».
Как уже отмечалось, конкретная организационная структура бэк-офиса компании определяется содержанием и объемом проводимых операций. Исходя из анализа процесса исполнения и учета сделок, можно выделить следующие основные участки, связанные с исполнением этапов сделок:
-участок, занятый оформлением договоров,
-участок, обеспечивающий перерегистрацию прав по ЦБ,
-участок, обеспечивающий оплату ЦБ и услуг сторонних организаций, связанных с исполнением сделок,
-участок, обеспечивающий контроль за исполнением обязательств по договорам, отслеживающий расходы и доходы по операциям с ценными бумагами и формирующий отчетность о состоянии собственного портфеля компании и денежных средств, выделенных на его формирование.
При оказании компанией посреднических услуг необходим участок, отслеживающий исполнение посреднических договоров и формирующий отчетность о состоянии денежных средств и портфелей клиентов.
Информация об этапах формирования соответствующих документов, о реквизитах полученных и сформированных документов, а также об этапах исполнения обязательств по операциям с ценными бумагами и по договорам на оказание посреднических услуг, отражается во внутреннем учете на каждом участке по мере прохождения через участок первичных документов и исполнения соответствующих этапов. Информация накапливается и систематизируется в учетных регистрах, на основании которых проводится контроль и формируется соответствующая отчетность.