Ежедневные или еженедельные данные, отражающие общую операционную прибыль/убытки, изменение стоимости портфеля и потенциальную прибыль/убыток по каждому виду ценных бумаг, должны отражаться в отчетности руководству. Решения о будущих инвестициях, торговые лимиты для трейдеров и оценка их работы осуществляются на основе анализа статей Журнала (наряду с пробным балансом, отчетами о движении денежных средств и ценных бумаг).
8.1. Принципы Системы учета ценных бумаг
Система учета ценных бумаг предназначена для отражения движения ценных бумаг в количественном выражении.
Целью ведения системы является формирование полной и достоверной информации о результатах операций с ценными бумагами в количественном выражении, определение активов компании в ценных бумагах, количества ценных бумаг клиентов в номинальном держании компании, задолженности по поставке бумаг компании в отношении клиентов и контрагентов, задолженности по поставке бумаг клиентов и контрагентов в отношении компании и фактического местонахождения ценных бумаг на каждый момент времени.
Система состоит из Журнала и Книги (Ведомости) учета ценных бумаг.
Журнал ежедневного учета ценных бумаг представляет собой ведомость ежедневного учета. Все операции, в результате которых происходит движение ценных бумаг компании или клиентов, отражаются на корреспондирующих счетах по принципу двойной записи и отражают все движения ценных бумаг, произошедшие в течение данного операционного дня. Все операции заносятся в журнал на день их совершения, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена.
Книга (Ведомость) учета ценных бумаг составляется на конец операционного дня на основе информации Журнала ежедневного учета ценных бумаг. Книга организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем счетам системы учета движения ценных бумаг. Книга также служит инструментом для выявления ошибок и расхождений, допущенных во внутреннем учете.
При необходимости компания может объединить Журнал ежедневного учета и Книгу учета ценных бумаг в одну учетную ведомость при условии сохранения минимального необходимого предусмотренного настоящими Стандартами состава информации, отражаемой в этих журналах.
8.2. Счета Системы учета движения ценных бумаг
Для каждого клиента, контрагента, каждого местонахождения ценных бумаг (реестр, депозитарий, ценные бумаги в пути и т.д.) и собственного портфеля ценных бумаг компании в Системе учета движения ценных бумаг открывается счет с неповторяющимся номером.
Cчета, показывающие принадлежность ценных бумаг, т.е. счета ценных бумаг компании, клиентов, ценные бумаги которых находятся в номинальном держании компании и т.д., имеют остатки по дебету.
Счета, показывающие местонахождение ценных бумаг - счета реестра, депозитария и т.д., а также ценные бумаги, проданные без покрытия, имеют остатки по кредиту.
Счета, показывающие обязательства или смену местонахождения, - счета контрагентов, счета клиентов, отражающие ценные бумаги, зарегистрированные на имя клиентов, ценные бумаги "в пути", могут иметь остатки и по дебету, и по кредиту.
8.3. Принципы ведения Журнала ежедневного учета ценных бумаг
Журнал ежедневного учета ценных бумаг ведется в хронологическом порядке в соответствии со следующими принципами:
· Учет операций на день их совершения
· Сегрегация собственных ценных бумаг компании и ценных бумаг ее клиентов
· Сверка с другими учетными регистрами
Данные Журнала подлежат периодической сверке с данными Журнала учета дилерских операций, Журнала учета денежных средств, информацией, поступающей из торговых подразделений.
8.4. Отражение операций с ценными бумагами
Операции с ценными бумагами отражаются следующим образом:
· Покупка/ продажа отражается
по дебету счета покупателя и
по кредиту счета продавца;
· Получение ценных бумаг компанией отражается
по дебету счета клиента, контрагента и др., от которого ценные бумаги получены и
по кредиту счета местонахождения;
· Поставка ценных бумаг компанией отражается
по дебету счета местонахождения и
по кредиту счета клиента, контрагента и др., которому осуществлена поставка;
· Изменение местонахождения ценных бумаг отражается
по дебету счета местонахождения и
по кредиту счета предыдущего местонахождения.
8.5. Структура Журнала ежедневного учета ценных бумаг
Журнал ежедневного учета ценных бумаг ведется отдельно по каждой ценной бумаге. В Журнале отражаются только счета, задействованные в течение дня.
Журнал ежедневного учета ценных бумаг содержит следующую информацию:
· Номер счета
· Наименование счета
· Описание операции
В данное поле вносится полное или сокращенное название операции по данному счету, например:
покупка, продажа - запись производится по счетам клиентов, контрагентов и счетам ценных бумаг компании;
поставка - запись производится по счетам клиентов и контрагентов при получении выписки из реестра о перерегистрации ценных бумаг или при поставке сертификатов ценных бумаг;
получение - запись производится по счетам клиентов и контрагентов при получении выписки из реестра о перерегистрации ценных бумаг или при получении сертификатов ценных бумаг.
· Номер договора
Указывается при необходимости для счетов клиентов и контрагентов.
· Запись по дебету счета,
· Запись по кредиту счета
Отражает количество ценных бумаг, зачисляемых или списываемых с данного счета.
Кроме вышеперечисленных данных в Журнал может быть включена дополнительная информация, необходимая компании.
8.6. Пример организации Журнала ежедневного учета ценных бумаг
Журнал ежедневного учета ценных бумаг может быть организована следующим образом:
| Номер счета | Название счета | Операция | Номер контракта | Начальное сальдо | Дебет | Кредит | Конечное сальдо |
Рассмотрим использование Журнала на примере, рассмотренном выше.
Согласно условию примера 10 июня компанией Пример Инвест были куплены 100 акций у компании Нева Плюс. Данная операция будет отражена в Журнале следующим образом:
| Номер счета | Название счета | Операция | Номер контракта | Начальное сальдо | Дебет | Кредит | Конечное сальдо |
| 0001 | Ценные бумаги | покупка | 1846 | 100 | 100 | ||
| 0018 | Нева Плюс | покупка | 1846 | 100 | (100) |
Дебетовая проводка по счету "Ценные бумаги" означает поступление акций на счет компании Пример Инвест, кредитовая проводка по счету "Нева Плюс" означает возникновение обязательств у компании Нева Плюс по поставке акций в Пример Инвест.
8.7. Структура Книги учета ценных бумаг
Книга учета ценных бумаг составляется на основе информации из Журнала учета ценных бумаг и организована в форме баланса. Книга отражает остатки по всем счетам Системы учета ценных бумаг.
Книга учета ценных бумаг организована по порядку номеров счетов Системы учета ценных бумаг. Для каждого типа ценных бумаг ведется отдельная Книга.
В Книге учета ценных бумаг содержится следующая информация:
· Номер счета;
· Название счета;
· Дата последней операции
Отражает дату последней операции с ценными бумагами по данному счету;
· Сальдо по дебету
· Сальдо по кредиту
Отражает суммарный оборот по дебету или кредиту данного счета соответственно.
Кроме этого, при необходимости в Книгу может быть включена дополнительная информация.
8.8. Пример организации Книги учета ценных бумаг
Книга учета ценных бумаг может быть организована следующим образом:
| Номер счета | Название счета | Дата последней операции | Дебет | Кредит |
Заполним Книгу на основе данных из рассмотренного выше Журнала ежедневного учета денежных средств, для этого внесем в Книгу счета с ненулевыми остатками:
| Номер счета | Название счета | Дата последней операции | Дебет | Кредит |
| 0001 | Ценные бумаги | 10.06.96 | 100 | |
| 0018 | Нева Плюс | 10.06.96 | 100 |
Из примера видно, что Книга позволяет в любой момент времени определить местонахождение и принадлежность ценных бумаг, находящихся в компании.
8.9. Периодическая сверка наличия ценных бумаг
Для контроля за правильностью учета в бэк-офисе целесообразно ежеквартально проводить сверку наличия ценных бумаг с записями Книги учета ценных бумаг.
Сверка проводится следующим образом:
· в отношении ценных бумаг, выпущенных в обращение в бумажной форме и зарегистрированных на имя клиента и находящихся у брокерской или дилера на хранении или зарегистрированных на имя брокерской или дилера как номинального держателя, проверяется наличие и количество ценных бумаг;