Более того, разделение обязанностей между фронт-офисом и бэк-офисом является одним из основных методов внутреннего контроля.
В настоящее время во многих брокерских и дилерских компаниях расчеты по сделкам, их учет и составление отчетности осуществляются бухгалтерией. Однако, в силу особого характера деятельности брокеров и дилеров учет операций с ценными бумагами в рамках бухгалтерии не в полной мере отвечает задачам оперативного управления и принятия инвестиционных решений по ряду причин:
· Бухгалтерия ведет учет операций с ценными бумагами в рамках Плана счетов российского бухгалтерского учета, при разработке которого не учитывалась специфика операций на фондовом рынке. План счетов и Инструкция по его применению не предполагают введение дополнительных счетов, которые позволяли бы отражать специфические операции брокеров и дилеров - короткие продажи или заемные операции с ценными бумагами.
· Недостаточная гибкость правил российского бухгалтерского учета не позволяет брокерским и дилерским компаниям адаптировать бухгалтерский учет к потребностям управленческого учета.
· Деятельность бухгалтерии направлена на составление отчетности налоговым органам. Налоговая финансовая отчетность недостаточна для обеспечения руководства компании своевременной и полной информацией.
· Для целей эффективности управления и обеспечения контроля за исполнением сделки операции с ценными бумагами целесообразно отражать в учете в момент, когда они заключаются. Бухгалтерия брокерских и дилерских компаний, как правило, ведет учет операции с ценными бумагами на день оплаты (приходования средств). Начисление обязательств в момент заключения сделки может использоваться, но встречается редко по соображениям политики налогового планирования компаний.
С учетом этих факторов многие компании, так или иначе, дополняют бухгалетрский учет различными процедурами внутреннего учета.
Разделение функций между бэк-офисом и бухгалтерией строится на следующих принципах:
| Бэк-офис | Бухгалтерия |
| · Бэк-офис ведет управленческий учет для внутренних целей компани. | · Бухгалтерия ведет финансовый учет для целей составления внешней налоговой и финансовой отчетности. |
| · Все учетные документы и регистры бэк-офиса являются внутренними и ведутся в удобной для сотрудников форме. Компания самостоятельно определяет количество, виды и формы документов и регистров учета. | · Бухгалтерия ведет все свои учетные документы в соответствии с правилами российского бухгалтерского учета с целью составления финансовой и налоговой отчетности. |
| · Бэк-офис учитывает операции на момент их совершения | · Бухгалтерия, как правило, ведет учет операций на день платежа |
Бэк-офис и бухгалтерия осуществляют учет операций с ценными бумагами параллельно и независимо друг от друга. Работая независимо, бэк-офис и бухгалтерия взаимодействуют друг с другом, в частности, в управлении банковским счетом фирмы и в периодической сверке остатков по определенным счетам двух учетных систем.
2.3. Функциональная структура бэк-офиса
Структура бэк-офиса определяется размерами компании, содержанием и объемом операций. Небольшие компании могут иметь бэк-офис, не полностью формально обособленный от бухгалтерии. Тем не менее, безотносительно размера фирмы, функции фронт-офиса и бэк-офиса должны быть четко разделены.
Достаточно крупные компании могут найти полезным разделение самого бэк-офиса на функциональные группы, отвечающие за определенные направления работы или за конкретные регистры внутреннего учета.
Количество сотрудников, занятых в каждой группе, определяется количестьвом сделок, заключаемых фирмой, и спецификой ее операций.
Первичный учет сделок является одной из важнейших частей учетной системы. От эффективной и четкой организации учета с самого момента заключения сделки напрямую зависит функционирование всей учетной системы бэк-офиса. Поэтому очень важно организовать отлаженный процесс учета сделки еще до поступления информации о ней в бэк-офис, а именно в момент поступления распоряжения на сделку от клиента во фронт-офис.
Поручение на сделку является документом, который заполняется во фронт-офисе ответственным лицом, выполняющим функции ведения счета клиента (далее "менеджером счета"). Поручение заполняется при получении распоряжения от клиента или направляется клиентом в форме, установленной в договоре, и содержит существенные условия предстоящей сделки для клиента.
Поручение на сделку является документом, на основе которого трейдер совершает сделку.
3.1.1.Принципы составления и обращения поручения на сделку
Поручение на сделку должно быть оформлено в письменном виде независимо от того, дается ли поручение клиентом по телефону или лично.
Количество экземпляров поручения компания определяет по своему усмотрению, но при этом должна быть обеспечена надлежащая защита от потери документа или данных в документе при передаче его от менеджера счета к трейдеру и обратно.
Каждая передача поручения от менеджера счета к трейдеру и обратно должна заверяться подписью менеджера счета либо трейдера соответственно, что указывает на тот факт, что поручение было получено, прочитано и соответствующие действия предприняты. В случае, если трейдер не может выполнить поручение и возвращает бланк поручения менеджеру счета, должна быть обязательно указана причина неисполнения поручения.
В случае исполнения поручения номер поручения должен быть вписан в бланк соответствуюшего тикета (распорядительной записки).
При необходимости функции менеджера счета и трейдера могут исполняться одним сотрудником.
Если договор с клиентом предусматривает предоставление последнему дополнительной отчетности на основе поручения, то поручение на сделку передается в бэк-офис для составления этой отчетности.
В компании должно быть выделено лицо, которое отвечает за раздельное хранение выполненных и невыполненных поручений клиентов.
Образец поручения на сделку:
| ПОРУЧЕНИЕ НА СДЕЛКУ | ||||||||||
| Просим Вас ознакомиться с условиями Вашего поручения на сделку с ценными | ||||||||||
| бумагами и подписать в случае полного согласия: | ||||||||||
| N ПОРУЧЕНИЯ | ДАТА ПРИНЯТИЯ | |||||||||
| КЛИЕНТ | ||||||||||
| ЭМИТЕНТ | ||||||||||
| КОЛИЧЕСТВО | ||||||||||
| ЦЕНА | ||||||||||
| ВИД ПОРУЧЕНИЯ | ||||||||||
| МЕНЕДЖЕР | ПОДПИСЬ | |||||||||
| Поле трейдера: | ||||||||||
| ЦЕНА ВОЗМОЖНОГО | ||||||||||
| ИСПОЛНЕНИЯ | ||||||||||
| ЛОТ | ||||||||||
| КОММЕНТАРИИ | ||||||||||
| ТРЕЙДЕР | ПОДПИСЬ | |||||||||
| Поле клиента: | ||||||||||
| Я подтверждаю | ПОДПИСЬ | |||||||||
| вышеуказанные условия сделки | КЛИЕНТА | |||||||||
| ПОДПИСЬ | ||||||||||
| МЕНЕДЖЕРА | ||||||||||
| Поле трейдера: | ||||||||||
| ЦЕНА | КОЛИЧЕСТВО | |||||||||
| ИСПОЛНЕНИЯ | ||||||||||
| ТРЕЙДЕР | ПОДПИСЬ | |||||||||
3.2. Тикет (распорядительная записка)
Тикет (распорядительная записка) является основополагающим документом внутреннего учета сделки, содержащим все основные условия сделки. Тикет заполняется трейдером или иным ответственным лицом во фронт-офисе, уполномоченным совершать сделки с ценными бумагами. В дальнейшем, на основе данных тикета в бэк-офисе составляется договор.
Тикет должен содержать следующую информацию:
· стороны сделки
· наименование ценной бумаги;
· ценовые и количественные параметры сделки;
· вид сделки (покупка, продажа, дилерская, брокерская)
· условия перерегистрации и оплаты ценных бумаг;
· наименование и подпись лица, заключившего сделку;
· номер тикета, согласно принятой системе нумерации.
3.2.2.Форма тикета и процедура заполнения
Тикет заполняется как минимум в двух экземплярах, один из которых остается во фронт-офисе, другой поступает в бэк-офис. Все экземпляры тикета заполняются трейдером, заключившим данную сделку, сразу после ее заключения или непосредственно в процессе заключения. Форма тикета должна предусматривать следующее:
· поля с характеристиками сделки группируются в разделы, которые могут соответствовать стадиям расчетов по сделке: данные сделки, оплата основной суммы сделки, перерегистрация и т.д;
· все поля должны быть помещены на одной стороне одного листа;
· символы или аббревиатуры, используемые для сокращения времени заполнения тикета, должны быть установлены заранее;
· тикеты могут разделятся на два вида: для сделок по покупке и по продаже ценных бумаг.
В компании должно быть выделено уполномоченное лицо, отвечающее за:
· присвоение тикетам порядковых номеров;
· сверку количества тикетов, полученных от трейдеров в течение дня, с количеством заключенных за день сделок;
· сверку позиций, рассчитанных в бэк-офисе, с позициями, учет которых ведется в торговом подразделении;
· передачу тикетов в бэк-офис;
· проставление в тикетах отметки о их получении бэк-офисом;
· сверку количества полученных от трейдеров тикетов с количеством тикетов, переданных в бэк-офис.
Тикет подписывается начальником торгового подразделения, старшим трейдером или иным уполномоченным на это лицом. Данная процедура позволяет освободить указанное лицо от необходимости подписывать договора купли-продажи. За достоверность перенесения информации из тикета в договор несет ответственность бэк-офис.