· в отношении ценных бумаг в бездокументарной форме, зарегистрированных на имя брокерской или инвестиционной компаний как номинального держателя и находящихся в реестре, производится сверка данные реестра с записями Книги учета ценных бумаг компании на основе подтверждения от регистратора в письменной форме о количестве и держателе ценных бумаг ;
· в отношении ценных бумаг, находящихся на хранении в депозитарии, производится сверка данных депозитария о количестве и владельце ценных бумаг с записями компании. Периодичность предоставления депозитарием выписок по счету депо может быть установлена договором о депозитарном обслуживании;
· проверяется количество ценных бумаг, в отношении которых перерегистрация права собственности еще не завершена или ценных бумаг, находящихся под залогом;
· производится запись в книгах обо всех выявленных расхождениях и ошибках. Запись также должна включать наименование ценной бумаги, дату проведения проверки и подпись лица, внесшего исправление.
Сверка проводится либо один раз в квартал для всех ценных бумаг одновременно в установленный компанией день (периодический метод), либо в рамках временного цикла (метод циклического подсчета), когда для каждой позиции ценных бумаг (группы позиций) устанавливается день сверки. При использовании метода циклического подсчета, также как и при использовании периодического метода, все позиции ценных бумаг должны быть сверены в течение квартала.
В целях обеспечения достоверности информации, сверка производится под наблюдением уполномоченного лица, в чьи обязанности не входит ведение учета операций с ценными бумагами или работа с документами на перерегистрацию права собственности на ценные бумаги.
9. Внутренние отчеты бэк офиса
9.1. Отчет о незавершенных сделках
Отчет о незавершенных сделках предназначен для отражения сделок, по которым не полностью произведены расчеты (открытых сделок), а также для контроля за каждым этапом расчетов по сделке, начиная с момента ее заключения и до момента ее завершения. Сделка считается завершенной после того, как по ней выполнены все денежные расчеты, осуществлены перерегистрация права собственности и уведомление о перерегистрации. Таким образом, после завершения сделки не должно существовать обязательств ни у одной из сторон сделки.
Отчет о незавершенных сделках является эффективным средством, позволяющим отображать стадии расчетов заключенной сделки - заключение сделки, перерегистрация собственности, оплата основной суммы сделки, другие относящиеся к данной сделке платежи. На каждый определенный момент времени отчет содержит информацию только по "открытым" сделки.
При ведении отчета о незавершенных сделках плановые даты осуществления каждой из стадий расчетов сопоставляются с фактическими датами их исполнения.
Отчет о незавершенных сделках может служить эффективным средством для анализа рисков: поскольку у каждой сделки в определенный момент времени может быть открытой стадия перерегистрации, стадия оплаты суммы сделки или обе эти стадии, сделки можно сортировать по группам открытых стадий. Наиболее важными являются следующие группы:
· платежи основных сумм сделок, которые должны поступить от тех контрагентов, на имя которых компания уже перерегистрировала право собственности на проданные им ценные бумаги;
· ценные бумаги, которые должны быть получены компанией после оплаты ею основных сумм сделок (например, при нестандартных сделках).
Эти две группы "открытых" стадий сделок должны быть в центре внимания бэк-офиса при отслеживании открытых сделок, т.к. в отношении этих сделок существует риск непоставки/неплатежа.
Используя данные отчета о незавершенных сделках, специалисты бэк-офиса контролируют осуществление перерегистрации ценных бумаг в соответствии с проводками, сделанными в журнале учета движения ценных бумаг. Помимо того, бэк-офис отдает распоряжения об осуществлении платежей в соответствии с тем, на какой стадии находится каждая из открытых сделок, и координирует получение и списание денежных средств с бухгалтерией.
Как только все стадии расчетов по сделке выполнены, сделка считается завершенной и должна быть исключена из журнала незавершенных сделок.
9.1.1.Описание полей журнала
В журнале отражены все "открытые" сделки, существуюшие на данный момент времени.
В целях получения наиболее полной картины обо всех открытых сделках предлагается объединить в одном журнале покупки и продажи, так как стадии расчетов по ним одинаковы, но осуществляются в другой очередности. При возрастании объема операций компания может предпочесть отслеживать открытые покупки и открытые продажи раздельно .
При начальном занесении в отчет данных об открытой сделке заполняются следующие поля:
· дата сделки;
· номер контракта;
· тип сделки (покупка/продажа);
· номер счета клиента/ контрагента;
· количество ценных бумаг;
· код ценной бумаги;
· наименование ценной бумаги;
· итоговая сумма сделки.
Данные для перечисленных выше полей поступают из тикета. Итоговая сумма калькулируется в журнале сделок.
Каждое из последующих пяти полей журнала отражает стадию расчетов по сделке:
· подготовка контракта (составление и заполнение характеристик сделки);
· документы для перерегистрации (даты подготовки и отправки контрагенту пакета документов, необходимых для перерегистрации права собственности в реестре, или даты получения этих документов от контрагента в зависимости от того, кто из сторон осуществляет перерегистрацию);
· перерегистрация ценных бумаг (сторона сделки, ответственная за перерегистрацию ценных бумаг);
· оплата итоговой суммы сделки (сторона сделки, осуществляющая оплату итоговой суммы сделки);
· оплата регистрационного сбора (сторона сделки, ответственная за оплату полной суммы регистрационного сбора в реестр).
Каждое из вышеперечисленных полей, соответствующих стадиям расчетов по сделкам, подразделяется на три части, содержащие следующие данные:
· сторона, ответственная за осуществление данной стадии;
· плановая дата осуществления данной стадии в соответствии с условиями сделки;
· дата фактического исполнения данной стадии расчетов.
9.1.2.Пример организации журнала незавершенных сделок
Журнал незавершенных сделок может быть организаван следующим образом:
| Основные характеристики сделки | Подготовка | ||||||||||||
| Дата | N | Тип | Эмитент | N счета | контракта | ||||||||
| сделки | контракта | сделки | контрагента | Кто | План | Факт | |||||||
| Документы | Перерегистрация | Оплата | ||||||||||||
| для перерегистрации | ценных бумаг | суммы сделки | ||||||||||||
| Кто/действие | План | Факт | Кто | План | Факт | Кто | План | Факт | ||||||
Рассмотрим заполнение журнала на примере, использованном ранее:
10 июня компания Пример-Инвест покупает 100 акций "Томскнефть" по $4 у компании Нева Плюс (№ контракта - 1846). Перерегистрацию акций осуществляет компания Нева Плюс. Компания Пример-Инвест предполагает подготовить контракт 11 июня, перерегистрация планируется на 13 июня, оплата суммы сделки - на 15 июня.
Рассмотрим Журнал незавершенных сделок компании Пример-Инвест.
| Основные характеристики сделки | Подготовка | ||||||||||||
| Дата | N | Тип | Эмитент | N счета | контракта | ||||||||
| сделки | контракта | сделки | контрагента | Кто | План | Факт | |||||||
| 10.06. | 1846 | покупка | TOMG | 0018 | они | 11.06 | |||||||
| Документы | Перерегистрация | Оплата | ||||||||||||
| для перерегистрации | ценных бумаг | суммы сделки | ||||||||||||
| Кто/действие | План | Факт | Кто | План | Факт | Кто | План | Факт | ||||||
| N/A | они | 13.06 | мы | 15.06 | ||||||||||
9.2. Отчет о состоянии счетов клиентов
Отчет о состоянии клиентских счетов — это документ, в котором содержится краткая информация о текущем состоянии счетов всех клиентов компании, то есть об остатках на клиентских счетах по каждому типу ценных бумаг и по денежным средствам.
Для каждого счета Отчет показывает:
Информация в Отчете о состоянии клиентских счетов отсортирована по номерам счетов клиентов.
Отчет о состоянии клиентских счетов используется для каждодневного отслеживания позиций клиентов (например, для того, чтобы удостоверится в наличии у клиента акций, которые он собирается продать).
Данный отчет о состоянии клиентских счетов, в отличие от отчетов, посылаемых клиентам, предназначен только для внутреннего использования.
9.3. Журнал регистрации сделок
Журнал регистрации сделок ведется для целей государственной регистрации сделок с ценными бумагами компанией, являющейся инвестиционным институтом.
Требования по ведению данного Журнала определяются действующим законодательством (см. Приложение 2 к Письму Министерства Финансов Российской Федерации № 53 от 6 июля 1992 г.).