Такой способ обеспечивает максимальное удобство для пользователя. С одной стороны, базы данных предусматривают коллективное пользование и централизованное управление. С другой стороны, объем информации, разнообразие решаемых задач требуют распределения базы данных. Технология интегрированной обработки информации позволяет улучшить качество, достоверность и скорость обработки, т.к. обработка производится на основе единого информационного массива, однократно введенного в ЭВМ. Особенностью этого способа является отделение технологически и по времени процедуры обработки от процедур сбора, подготовки и ввода данных.
Информационные системы, организации и бизнес-процессы. Характеристика организаций. Общие и отличительные черты организаций. Типы организаций.
Организации — это совокупность людей и групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе правил и процедур, разделения труда и обязанностей. К основным переменным внутренней среды организации относятся структура, цели, задачи, технология и люди.
Все организации, за исключением самых маленьких, разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления. Структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации.
Задача — это работа или ее часть, которая должна быть выполнена определенным способом в определенный период. Задачи можно классифицировать как работу с предметами, людьми, информацией. Вследствие тесных связей между задачей и технологией, существует тенденция со времен промышленной революции делать все задачи как можно более специализированными.
Технология есть любое средство, с помощью которого входящие в производство элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания.
Руководители занимаются вопросами поведения людей как отдельных личностей, как групп и как людей, выступающих в качестве лидеров. Аспектами индивидуального поведения, которые имеют наибольшее значение для руководителя, являются способности, одаренность, отношения, потребности, ценности, ожидания и восприятие. Среда, которую создает руководство, часто имеет большое значение и влияние на поведение работника. Следовательно, руководители должны стараться сделать эту среду способствующей достижению целей организации.
Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.
Таблица 2 Сравнение старой и современной организации
| Старая организация | Современная организация |
| Малое количество крупных организаций, отсутствие гигантских организаций | Большое количество чрезвычайно мощных крупных организаций, как коммерческих, так и не коммерческих |
| Относительно небольшое количество руководителей, практическое отсутствие руководителей среднего звена | Большое количество руководителей, большое количество руководителей среднего звена |
| Управленческая работа зачастую не выделялась и не отделялась от неуправленческой деятельности | Четко очерчены управленческие группы, управленческая работа четко воспринимается и отделяется от неуправленческой деятельности |
| Занятие руководящих постов в организации и чаще всего по праву рождения или путем захвата силой | Занятие руководящих постов в организации чаще всего по праву компетентности с соблюдением законности и порядка |
| Малое количество людей, способных принимать важные для организации решения | Большое количество людей, способных принимать важные для организации решения |
| Упор на приказ и интуицию | Упор на коллективную работу и рациональность |
Общими характеристиками для всех организаций являются:
• четкое разделение труда;
• иерархия;
• ясные правила и процедуры;
• беспристрастные суждения;
• техническая квалификация;
• максимальная организационная эффективность.
Классификационные характеристики организаций:
• Предпринимательство: начинающие, небольшие фирмы;
• Производственная организация: производственная фирма среднего размера;
• Комбинированное производство: общая форма для большинства
наиболее благосостоятельных фирм;
• Профессиональные организации: юридические фирмы, больницы;
• Исследовательские организации: консультационная фирма. Отличительные особенности организаций:
• Тип организации;
• Окружения, цели, мощности;
• Сферы влияния, функции;
• Лидерство, задачи;
• Технология;
• Уровни.
Предприятие — это устойчивая формальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды, обрабатывает их и производит продукцию.
Таблица 3
Использование информационных технологий для поддержки рабочих групп в организациях
| Рабочие группы | Проблемы | Информационные технологии для поддержки |
| Проектные группы | Ежедневные взаимодействия, расписание встреч | Планировщик встреч, электронная почта, связь, Интранет |
| Комитеты | Высокая загруженность, неустойчивая связь | Электронные доски объявлений, видео/компьютерная конференц-связь, электронная почта |
| Другие рабочие группы | Принятие мер, посещение встреч, длинная повестка дня, стоимость встреч, деятельность между встречами | Планировщик встреч, электронная почта, связь, Интранет Специальные пакеты программ |
Для достижения своих целей организации используют информационные системы. Например, благодаря Интернет-технологиям они могут иметь больше информации, в любом месте, в любое время. Расширяется диапазон знаний, поскольку Интернет — это глобальная энциклопедия. Снижается стоимость получения информации, улучшается качество распределения информации. Интернет расширяет границы для продавцов, клиентов, служащих.
Влияние ИС на организации с точки зрения различных экономических теорий
Различные экономические теории признают значимость и необходимость применения ИС. В табл.4 приведены точки зрения различных экономических теорий.
Таблица 4
Влияние ИС на организацию с точки зрения различных экономических теорий
| Экономическая теория | Точка зрения на ИТ и ИС |
| Микроэкономика | Информационные технологии — такой же ресурс производства как капитал и рабочая сила. |
| Теория транзакционных издержек | За счет информационных систем фирмы стремятся минимизировать внешние и внутренние транзакционные издержки. |
| Теория агентства | Фирма рассматривается как совокупность контрактов между агентами, принимающими решения. Информационные системы используются с целью сокращения числа агентов и снижения стоимости. |
| Поведенческие теории (социология, психология, политические науки) | Организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга. |
| Теория решений и контроля | Решения принимаются в условиях риска и неуверенности. Информационные системы позволяют уменьшить неуверенность. |
| Социологическая теория | Бюрократия и стандартные процедуры действий, присущие информационным системам, помогают стабилизировать организацию, но замедляют способность к изменению. |
| Постиндустриальная теория | Информационные системы способствуют децентрализации, децентрализованному принятию решений, преобладает число рабочих, занятых в области создания знаний. |
| Культурная теория | Информационная технология должна соответствовать культуре организации. |
| Политическая теория | Информационные системы — результат политического соревнования за политику, ресурсы, процедуры. |
Управление на основе бизнес-процессов и цепочка наращивания потребительской стоимости.
Экономическая ситуация в России и складывающиеся рыночные отношения требуют пересмотра принципов и механизмов управления на уровне каждого предприятия. Сегодня система управления практически всех предприятий имеет ярко выраженную функциональную (иерархическую) направленность.
Функционально-ориентированная организация не стимулирует заинтересованность работающих в конечном результате, поскольку системы оценки их деятельности оторваны от результативности работы предприятия в целом.
При функциональном подходе главным потребителем результатов труда работника является его вышестоящий начальник. Это означает, что каждый сознательно или подсознательно старается удовлетворить (или угодить) начальнику, а не коллеге из соседнего подразделения, а тем более клиенту. При современных тенденциях клиентной ориентации, когда удовлетворение потребностей клиента — первоочередная задача, такой подход сразу отбрасывает предприятие на последние роли в конкурентной борьбе за доли рынка.
Вместе с тем, деятельность, приносящая дополнительное качество не осуществляется вдоль линейно-функциональной иерархии, т.к. здесь имеют место только разрешения и приказы. Она пронизывает предприятие в виде набора бизнес-процессов, которые в большинстве своем никем не управляются и никто за них не отвечает, потому что бизнес-процессы не описаны и не документированы.
Бизнес-процессы — это связанный набор повторяемых действий (функций), котоые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами.