Бухгалтерия осуществляет контроль за правильностью оформления документов, текущий учет начисления амортизации. Учет амортизации ведется по отдельным инвентарным объектам основных средств.
Наличие программного обеспечения в бухгалтерии обеспечивает автоматизацию следующих функций:
1. Автоматический ввод в эксплуатацию объекта ОС по факту окончания формирования первоначальной стоимости.
2. Автоматизировано проведение модернизации с последующим пересчетом первоначальной стоимости, амортизации и сроков использования (при необходимости). Расчет модернизации учитывает требования бухгалтерского и налогового учета. Данные о проведении модернизации попадают в документы по учету ОС.
3. Возможность проведения переоценки ОС. Введите необходимые данные в форму Ввод остатков, выберите тип переоценки – первичная или повторная и программа рассчитает все необходимые данные и сформирует проводки.
4. Оформление ремонта ОС с заполнением необходимых актов.
5. Оформление частичной ликвидации ОС и других способов выбытия с формированием необходимых проводок в журнале операций.
6. Хранение истории о перемещении объекта по подразделениям..
4. Периодичность решения задачи.
Данная задача решается ежемесячно, ежеквартально, ежегодно.
5. Источники и способы поступления данных.
Для учета на счете 02 «Амортизация основных средств» осуществляются следующие операции: ввод с первичных документов; отражение амортизации; получение ведомостей аналитического учета по учету счета 02; просмотр и печать соответствующих документов; ведение нормативно-справочных документов; смена отчетного периода; создание архивов и восстановление базы данных.
Должностные лица передают первичные документы в бухгалтерию. Принятые документы подвергаются контролю.
6. Пользователи результатной информации.
Все документы по учету амортизации обрабатываются бухгалтерией вручную или с использованием ЭВМ. Полученные результаты по счету 02 «Амортизация основных средств» при выбытии (продаже, списании, частичной ликвидации, передачи безвозмездно и др.) сумма начисленной по ним амортизации списывается со счета 02 в кредит счета 01 «Основные средства». Аналогично запись производиться при списании суммы начисленной амортизации по недостающим или полностью испорченным основным средствам.
Результативная информация передается в структурные подразделения которым данная информация необходима для дальнейшей обработки, контроля (планово-аналитический, управленческий отделы и т.п.).
Способы отправки результативной информации могут быть различными: лично, по факсу; почтой; по интернету; по телефону; и т. д.
5. Описание входной (исходной) информации
5.1 Перечень входной информации
Входная информация является текущей и переменной.
Источниками информации являются: «Начисление амортизации и погашения стоимости».
5.2 Форма представления
Формой представления является рукописный бумажный документ или машинограмма.
5.3 Количество документов в единицу времени, количество строк в документе (массиве)
Количество документов в единицу времени зависит от потребностей предприятия и может быть различным. Количество строк в документе варьируется в зависимости от видов основных средств. В приведенном документе –2 строки.
Пример входного документа.
5.4 Описание структурных единиц информации (каждого элемента данных, реквизита)
Таблица 1 Структура входного документа «Начисление амортизации и погашение стоимости».
| Наименование поля (реквизита) | Тип данных | Количество разрядов |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. Начисление амортизации и погашение стоимости | Числовой | 8 |
| 2. Дата составления | Числовой, текстовый | 8 |
| 3. Код вида операции | Числовой | 5 |
| 4.Группировка основных средств | ||
| 41. Наименование основного средства | Числовой, текстовый | 10 |
| 4.2 Вид (группа) ОС | Текстовый | 12 |
| 5 До проведения документа | ||
| 51. Балансовая стоимость | Числовой | 10 |
| 5.3.Амортизация | Числовой | 12 |
| 5.4 Остаточная стоимость | Числовой | 7 |
| 6 Проведение документа | ||
| 6.1.Изменение балансовой стоимости | Числовой | 12 |
| 6.2. изменение амортизации | Числовой | 12 |
| После проведения документа | ||
| Балансовая стоимость | Числовой | 10 |
| 7.2. Амортизация | Числовой | 12 |
| 7.4. Остаточная стоимость | Числовой | 7 |
| 8. Итого | Числовой | 10 |
6. Описание результативной (выходной) информации
6.1 Перечень результативной информации
Результативной (выходной) информацией являются: Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02, Анализ счета по счету 02, Карточка счета по счету 02.
6.2 Формой представления информации, является документ составленный вручную или машинограмма
Пример №: Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02.
ООО «Отель»Маяк»
Таблица 2. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02 "Амортизация основных средств" период с 01.04.2010 по 20.04.2010
| Субконто | Сальдо на начало | Обороты за период | Сальдо на конец | |||
| Д | К | Д | К | Д | К | |
| Объект учета | 100 | 50 | 50 | |||
| Объект учета | 100 | 50 | 150 | |||
| Итого | 200 | 200 | ||||
Структура результативной информации
Таблица 3. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02 "Амортизация основных средств"
| Наименование поля (реквизита) | Тип данных | Количество разрядов |
| 1 | 2 | 3 |
| Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02 | Числовой | 40 |
| Организация | Текстовый | 10 |
| За период | Числовой, текстовый | 10 |
| Субконто | Текстовый | 10 |
| Сальдо на начало | ||
| Дебет | Числовой | 7 |
| Кредит | Числовой | 7 |
| Обороты за период | Числовой | 20 |
| Сальдо на конец | ||
| Дебет | Числовой | 7 |
| Кредит | Числовой | 7 |
Пример №2. Анализ счета 02.
ООО «Отель»Маяк»
Таблица 4 Анализ счета 02 период с 01.04.2010 по 20.04.2010
| Кор счет | С кредита счетов | В дебет счетов |
| Начальное сальдо | ||
| Обороты | ||
| Конечное сальдо | ||
| Итого |
Структура результативной информации
Таблица 5. Анализ счета 02.
| Наименование поля (реквизита) | Тип данных | Количество разрядов |
| 1 | 2 | 3 |
| Анализ счета по счету 02 | Числовой, текстовый | 20 |
| За период | Числовой, текстовый | 8 |
| Кор счет | Текстовый, Числовой | 10 |
| С кредита счетов | Числовой | 3 |
| В дебет счетов | Числовой, текстовый | 10 |
Пример №3 Карточка счета 02.
ООО «Отель»Маяк»
Таблица 6. Карточка счета 02 период с 01.04.2010 по 20.04.2010
| Дата | документ | операция | Дебет | Кредит | Текущее сальдо | ||
| счет | сумма | счет | сумма | ||||
| Сальдо на начало | |||||||
| Обороты за период | |||||||
| Сальдо на конец | |||||||
| Итого | |||||||
Структура результативной информации
Таблица 7. Карточка счета 02.
| Наименование поля (реквизита) | Тип данных | Количество разрядов |
| 1 | 2 | 3 |
| Карточка счета 02 | Текстовый | 10 |
| период | Числовой, текстовый | 8 |
| Дата | Числовой, текстовый | 7 |
| документ | Числовой, текстовый | 20 |
| операция | Числовой, текстовый | 20 |
| Дебет | ||
| счет | Числовой | 3 |
| сумма | Числовой | 10 |
| Кредит | ||
| счет | Числовой | 3 |
| сумма | Числовой | 10 |
| Текущее сальдо | Числовой | 12 |
6.3 Периодичность и сроки предоставления
Результативная (выходная) информация составляется ежемесячно, ежеквартально, ежегодно.
Количество документов в единицу времени может быть различным. Количество строк в документе может варьироваться в зависимости от видов ОС.
6.4 Перечень пользователей результативной информацией
Пользователями результативной информации являются бухгалтерия отдел управленческого учета, отдел анализа и планирования.
7. Описание алгоритма решения задачи
Для решения задачи «Начисления амортизации ОС» используется следующий агоритм: Представим эту формулу в несколько ином виде, это и будет алгоритм расчета амортизации линейным методом:
Алгоритм 1.:
А = ТС / СПИ,
где
А - норма амортизации объекта основных средств,
ТС - текущая стоимость объекта ОС, с учетом расходов на модернизацию, и т.п. работы,
СПИ - установленный срок полезного использования.
В налоговом учете в алгоритме может участвовать «амортизационная премия» (которую мы сейчас не будем рассматривать3), так же алгоритм может быть скорректирован на специальный коэффициент (ст.259 НК РФ). Специальный коэффициент рассчитывается как произведение всех ускоряющих/замедляющих коэффициентов и не может принимать значение больше 3. Для целей автоматизации, специальный коэффициент не должен быть равен 0. В случае если при расчете специального коэффициента получается 0, это считается ошибкой, и специальному коэффициенту присваивается значение 1.
8. Расчет специального коэффициента
СК = КАС * КПС * КЛ * К0,5 * КП,
где
СК - специальный коэффициент.