Системы управления базами данных (стр. 4 из 4)

Таким образом, одна «таблица» может содержать данные о курсантах, другая - о преподавателях, третья - об изучаемых дисциплинах. Эти наборы состоят непосредственно из данных, организованных в «записи», содержащих данные одного смыслового типа. Так, в случае с таблицей курсантов, каждая запись может содержать данные отдельного субъекта (например: ФИО, взвод, спец. звание, дата рождения и т.д.). Записей может быть неограниченное количество. Каждая отдельная часть информации в записи (например, «город» в записи курсанта) называется полем и служит не только для того, чтобы что-то сообщить о записи, но также определяет способ группирования записей в таблице. Примером могут служить все курсанты из таблицы, живущие в определенном городе. Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами. Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.

Ввод и редактирование данных.

Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов.

Access позволяет вводить и корректировать данные в таблицы двумя способами:

· с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;

· с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем.

Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютеризированных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных (рис. 9). Кажется, формы окружают нас повсюду. Некоторые формы, такие, как заявление о приеме на работу, являются примером простого сбора информации; другие – такие, как компьютерные формы учетов МВД - используются не только для сбора информации, но и для кодирования реквизитов.

Рис. 9. Форма СУБД MicrosoftAccess

Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые можно использовать для ввода, управления, просмотра и печати данных.

СУБД Access позволяет вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы данных. Формы разрабатываются для интерактивной работы с данными, например, ввода новых данных, изменения имеющихся, удаления данных. Можно также назначить форму для выполнения поисковых процедур по получению данных, отвечающих интересующим вас критериям (найти курсантов, проживающих в определенном городе).

Обработка данных, содержащихся в таблицах.

Следующим объектом является запрос. Запрос - это выражение, определяющее, какую информацию вам нужно отыскать в одной или нескольких таблицах. Настраивается запрос с помощью конструктора запросов (рис. 10). С помощью запроса можно также выполнить некоторые действия с данными таблицы (таблиц) и обобщить данные таблицы. Запросы могут использоваться как источники информации для форм и отчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц. Access выполняет запрос каждый раз, когда вы открываете форму или отчет, и следовательно, вы можете быть уверены, что информация, которую вы видите на экране, всегда самая «свежая».

СУБД Access использует запросы следующих типов:

· запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;

· запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных; к этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;

· запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.

Рис. 11. Запрос на выборку СУБД MicrosoftAccess

Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц базы данных.

Вывод информации.

СУБД Access позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

Однако, если формы предназначены в основном для ввода информации, то отчеты предназначены исключительно для ее вывода (рис. 12). Напечатанные отчеты представляют данные в значительно лучшем виде, чем формы или таблицы.

Рис. 12. Отчет СУБД MicrosoftAccess

Отчеты дают возможность распечатать данные на бумаге или сгруппировать их в виде, удобном для анализа. Это более статичная категория представления данных, что может быть как хорошо, так и плохо, в зависимости оттого, что вы собираетесь делать.

Каждый пользователь, работающий с СУБД Access, имеет возможность использования специальных средств построения отчетов для вывода данных. Используя специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:

· включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;

· добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных;

· при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных;

· располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);

· включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных.

Дополнительные возможности СУБД Access.

При создании базы данных в СУБД Access можно использовать не только данные, вносимые вами в таблицу непосредственно с клавиатуры. Существует также возможность присоединения данных из других баз и других приложений, например, Excel. Это позволяет организовать единое рабочее пространство, интегрируя данные и документы разного характера. Можно также импортировать данные различных форматов в таблицы или перестроить структуры таблиц, обеспечив совместимость с большими корпоративными базами данных. Так же, как и в других компонентах MicrosoftOffice, можно пользоваться данными из других программ комплекса.

MicrosoftAccess позволяет легко размножить базу данных. Также, как и Word, Access позволяет создавать макросы для автоматизации задач. Наряду с применением WordBasic, можно использовать окно разработки макросов, где осуществится привязка действий и событий. Эти макросы можно использовать в любом месте системы.

Можно также конвертировать в любой формат информацию, с которой вы работаете в Access, и экспортировать ее в любое из приложений MicrosoftOffice. Это особенно полезно при создании и управлении почтовыми списками в Word.

Оценивая описанные выше преимущества и недостатки СУБД MicrosoftAccess и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний. Более подробно вопросы создания баз данных, составления запросов, корректировки записей и т.д. будут рассмотрены на практических занятиях.

Заключение

Оценивая описанные выше особенности СУБД MicrosoftAccess и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний. Более подробно вопросы создания баз данных, составления запросов, корректировки записей и т.д. будут рассмотрены на практических занятиях.

Список используемой литературы

1. Андреев А. MicrosoftWindows 2000 Русская версия.-СПб.:БХВ-Петербург,2003.-752 с.

2. Глушаков С.В. Персональный компьютер. Настольная книга пользователя. учебный курс./ С.В Глушаков, А.С. Срядный. – Харьков. «Фолио» 2002.220с.

3. Иванов В. MicrosoftOfficeSistem 2003.учебный курс СПб.:БХВ-Петербург. Киев Издательская группа. 2004,2003.-640 с.

4. Информатика: Базовый курс/Под ред. С.В.Симоновича. - СПБ.:Питер,2002. 400 с.

5. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003./В.П. Леонтьев.-М.:ОЛМА-ПРЕСС, 2003.920 с.

6. Леонтьев В.П. Персональный компьютер./В.П. Леонтьев.-М.:ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-900 с..

7. Лукьянов Д.Б.Информатика и математика. Курс лекций./Д.Б.Лукьянов. А.Н. Прокопенко.-Белгород ООНИ и РИД БелЮИ МВД России, 2004.-201с.

8. Фридланд А.Я. Информатика и компьютерные технологии/ А.Я. Фридланд, Л.С. Ханамирова.- М.: Астрель. 2003.204 с.