Робота з базами даних в Мicrosoft Еxcel (стр. 2 из 3)

Таблиця 1. Оператори порівняння

Оператор	Значення
=	Дорівнює
>	Більше
>=	Більше або дорівнює
<	Менше
<=	Менше або дорівнює
<>	Не дорівнює

Щоб знайти окремі записи, використовуючи критерій пошуку, необхідно виконати наступне:

1. Помістити курсор у будь-яку комірку бази даних.

2. Виконати команду Данные Þ Форма, щоб вивести на екран форму даних.

3. Клацнути на кнопці Критерии. У правому верхньому куті форми буде написане слово Критерии, а кнопка Критерии заміниться кнопкою Правка.

4. Ввести критерії пошуку у відповідні поля. Необхідно заповнити тільки ті поля, по яких буде здійснюватися пошук. Наприклад, якщо потрібно знайти всі записи, що мають відношення до Сан-Франциско, то слід ввести у поле Місто слово San – Francisco.

5. Натиснути клавішу <Enter> або клацнути на кнопці Правка, щоб повернутися до вихідної форми.

6. Для переходу між відібраними записами використовується кнопки Назад і Далее.

7. Завершивши перегляд записів, необхідно клацнути на кнопці Закрыть.

У критеріях можна використовувати символи підстановки * і?. Знак питання позначає будь-який символ, а зірочка – послідовність довільних символів. Наприклад, критерій Н? ll, введений у поле Ім'я, дозволить брати імена Hall, Hill і Hu // , а критерій *der – слова, що закінчуються на der (такі, як chowder і loader).

3. Сортування бази даних

Після того як створена база даних, її можна перетворити. Наприклад, можна розташувати записи в будь-якому порядку, виконуючи сортування бази даних. Коли Excel сортує базу даних, усі записи в ній розміщаються в тім порядку, що задаються для сортування. Якщо сортується база даних так, щоб усі записи розміщалися в алфавітному порядкую по іменах, то після сортування нова база даних буде містити ті ж записи, що і стара, але розміщені вони будуть в алфавітному порядку по іменах.

Сортування по полях, що містять дату чи час, буде виконане правильно тільки в тому випадку, якщо дата і час будуть представлені у відповідному для цих елементів форматі. Якщо користувач сам відокремив формат для дати і часу, і Excel не розпізнає його, то дати будуть сортуватися як текст, що, цілком ймовірно, не дасть потрібних результатів.

При сортуванні Excel не враховує регістр символів. Порожні комірки розміщаються наприкінці (не важливо, як виконується сортування: по зростанню чи по спаданню). Для того щоб сортування виконувалося правильно, необхідно вказати поля, що будуть визначати новий порядок записів. Такі поля називаються ключовими. Іноді необхідно відсортувати базу даних відразу по декількох полях. Наприклад, якщо необхідно розмістити записи в базі даних в алфавітному порядку, використовуючи поле Прізвище в якості ключового, те після сортування всі прізвища будуть розміщені в алфавітному порядку, а імена – у довільному. Але можна відсортувати базу даних, використовуючи в якості першого ключового поля поле Прізвище, а в якості другого ключового поля – поле Ім'я. Щоб відсортувати базу даних потрібно виконати команду Данные Þ Сортировка.

Для того щоб відсортувати базу даних, потрібно виконати наступне:

1. Якщо потрібно відсортувати тільки частину записів у базі даних, слід виділити їх. Якщо ж необхідно відсортувати всю базу даних – помістити курсор у будь-якій її комірці.

2. Виконати команду Данные Þ Сортировка, щоб вивести на екран діалогове вікно Сортировка диапазона, як показано на мал. 4.

Мал. 4

3. У списку Сортировать по вибрати поле, по якому буде виконуватися сортування, і активізувати опцію по зростанню чи по спаданню, визначивши тим самим порядок сортування.

4. Якщо потрібно, щоб сортування виконувалося по декількох полях, необхідно вибрати їхні назви в списках Затем по і В последнюю очередь по. Спочатку сортування виконується по полю, зазначеному в списку Сортировать по, після цього – по полю, зазначеному в Затем по і зрештою – по полю, зазначеному в списку В последнюю очередь по.

5. Необхідно переконатися, що активізовано опцію Идентифицировать поля по подписям (первая строка диапазона) у нижній частині діалогового вікна. У результаті рядок, у який занесені назви полів, не буде брати участь у сортуванні.

6. Клацнути на кнопці ОК, щоб виконати сортування.

Іноді необхідно відсортувати базу даних по більш ніж трьох полях. Припустимо, що створено великий список з адресами в Excel і необхідно відсортувати цю базу даних по штатах, містам, прізвищам і, нарешті, по іменах. Оскільки в діалоговому вікні Сортировка диапазона передбачене сортування максимум по трьох полях, можна припустити, що таке сортування неможливе. Насправді його можна виконати поетапно. Для цього потрібно почати із сортування по тим полям, що мають найменший пріоритет, і послідовно виконувати сортування по більш важливих полях. Першим у кожній групі сортування слід вказати саме важливе поле. Наприклад, якщо спочатку потрібно виконати сортування по полю Прізвище, то його варто вказати в списку Сортировать по. Потім необхідно виконати сортування по полю Ім'я, виходить, його варто вказати в полі опції Затем по. Потім слід виконати сортування ще раз, вказавши в списку Сортировать по поле Штат, у списку Затем по-поле Місто і, нарешті, у списку В последнюю очередь по-поле Прізвище.

Команда Автофильтр

Для добору даних на основі більш складних критеріїв, використання яких не передбачено при роботі з формою даних (і для того, щоб роздруковувати звіти тільки з визначеними даними), Excel має у своєму розпорядженні команду Автофильтр. За допомогою цієї команди визначаються критерії, по яких будуть відображатися тільки ті записи, що відповідають цьому критерію.

Дія команди Автофильтр продовжується доти, поки вона не буде відключена. Якщо біля назви поля є кнопки розгортання списку чи поруч з командою Автофильтр у меню стоїть галочка, то команда Автофильтр усе ще активізована.

Для того щоб відібрати запису за допомогою команди Автофильтр, слід виконати наступне:

1. Розмістити курсор у будь-якій комірці бази даних.

2. Виконати команду ДанныеÞФильтрÞАвтофильтр.

3. Поруч з назвою кожного поля з'явиться кнопка розкриття списку.

4. Клацнути на кнопці розкриття списку потрібного поля, що містить усі значення цього поля. Вибрати значення, що повинне містити це поле. Також можна вибрати пункт (Условие…), щоб визначити більш складний критерій.

Після вибору всіх потрібних значень Excel покаже тільки ті записи, що містять у цьому полі обрані значення. Наприклад, на мал. 5 показано, що були відібрані тільки записи, в поле Штат яких зазначене МО, а в поле Місто – Kansas City. Для того щоб відібрати такі записи, не досить просто вибрати Kansas City зі списку поля Місто, оскільки місто з такою назвою є як у штаті Канзас, так і в штаті Міссурі. Якщо вказати кілька умов, яким повинні задовольняти значення у визначених полях записів, то після виконання команди Автофильтр залишаться тільки ті записи, що задовольняють заданим умовам.

Мал. 5

Друк звіту

За допомогою команди Автофильтр легко можна включити в звіт тільки ті записи бази даних, що відповідають визначеним умовам. Після того як за допомогою команди Автофильтр відібрати потрібні записи і ці записи з'являться на екрані, можна роздрукувати їх, виконавши команду Файл Þ Печать чи клацнувши на кнопці Печать на стандартній панелі інструментів. Друк буде містити тільки обрані записи.

Використання складних критеріїв

По команді Автофильтр можна виконувати відбір записів, що задовольняють більш складним, критеріям (наприклад записи тільки визначеного діапазону чи записи, що задовольняють критеріям з логічним АБО). Для того щоб визначити складний критерій, слід вибрати пункт (Условие…) зі списку, що розкривається, поруч з назвою поля. Після цього на екрані з'явиться діалогове вікно Пользовательский автофильтр, показане на мал. 6.

Мал. 6

Скористатися опціями цього діалогового вікна можна для того, щоб указати, які дані повинні бути відібрані, і визначити критерій з логічним АБО (наприклад, критерій для добору записів, у поле Штат яких міститься СА чи ТХ). Після цього потрібно вибрати потрібний оператор порівняння з першого списку, що розкривається, і ввести потрібну величину в поле праворуч від нього. Для того щоб використовувати ще один оператор порівняння, необхідно активізувати опцію И або ИЛИ, вибрати оператор із другого списку, що розкривається, і вказати величину в другому текстовому полі.

Відключення команди Автофильтр

Відібравши потрібні записи з бази даних, потрібно не забути відключити команду Автофильтр (виконати команду ДанныеÞФильтрÞАвтофильтр.)