наличие мощных команд обработки файлов;
развитые средства ведения диалога (меню, «горячие» клавиши);
удобные средства ввода / редактирования данных;
возможность ускоренного доступа к данным (индексирование);
возможность обеспечить контекстно-чувствительную помощь – такую как инструкции по вводу данных – при нажатии клавиши F1;
использование утилит, вызываемых прямо из операционной системы для создания файлов базы данных и индексов, наклеек и отчетов;
полные отладочные возможности.
Учитывая возможности описанного языка программирования СУБД FoxPro и информационный характер задачи дипломного проекта, необходимость обработки нескольких связанных таблиц, в качестве языка программирования для решения задачи «Ведение основных фондов» был выбран язык программирования FoxPro.
Описание программы
| Наименование программы | «Ведение основных фондов» |
| Идентификатор: | Osnfond |
| Язык программирования: | Fox Pro 2.6 for MS-DOS |
| Назначение программы: | Обеспечить бухгалтерский учёт основных фондов организации |
| Оборудование: | Компьютер IBM PC/AT AMD Athlonä XP-1100 ОЗУ 256Мбайт, жесткий диск 40 Гб (Maxtor), монитор 17'' SyncMaster 763 MagicBright, клавиатура, мышь, принтер Oki 778 L |
| Входные данные: | Базы данных: kodgrupp.dbf, kodobj.dbf, ofsys.dbf, ofdv.dbf, kodpodt.dbf, номенклатурная информация бухгалтерии, отражающая изменения в составе основных фондов |
| Выходные данные: | Печатные ведомости или файлы на магнитном носителе, содержащие электронные формы |
| Краткий алгоритм: | Программа обеспечивает ввод движения осн. фондов, архивацию текущих периодов, изменение сальдовой базы, переброску данных из путёвок, получение различных ведомостей |
3.4 Инструкция пользователю по работе с программой
Для запуска программы необходимо войти в папку of на диске С: и запустить файл o.bat. Помимо него в этой папке также находятся файлы используемых в работе баз данных и программные *.prg файлы.
Интерфейс программы является многооконным и интуитивно понятным. На любом этапе работы в случае необходимости можно получить справку. Алгоритм работы с программой следующий:
1. Проверить, был ли переход на следующий квартал. Если нет, то выполнить пункт 7 (переход на след. квартал).
2. Если необходимо, произвести корректировку данных сальдовой базы, справочников учреждений и подотчетников. Произвести контроль сальдовой базы, если необходимо.
3. За текущий квартал вводится движение: приход (код-1)\расход (код-2)\ликвидация (код-3). По приходу вводятся все параметры. По расходу \ ликвидации достаточно ввести код учреждения, дату движения, инв. номер. Дата движения любая, относящаяся к данному кварталу.
4. Производится контроль базы движения, устраняются ошибки ввода.
5. Формируются все необходимые ведомости. Если обнаружены в ведомостях ошибки, то необходимо исправить их в сальдовой базе и\или базе движения. Опять провести контроль и вновь сформировать ведомости и т.д.
6. Распечатать полученные результаты
7. В конце текущего квартала, перед тем как производить расчеты для следующего квартала выполнить переход:
7.1. Переформировать базу на следующий период (Пункт.F гл. меню)
7.2. Провести инициализацию системы (Пункт. 1 гл. меню), на запрос «ЗА КАКОЙ КВАРТАЛ \ ГОД АРХИВИРОВАТЬ» ввести xxyy xx-номер текущего квартала (01\02\03\04), yy-последние две цифры года. на запрос 'ПОДТВЕРДИТЕ…' ответить ДА большими буквами. На экране должно появиться сообщение о переходе на новый квартал.
8. Примечания:
8.1. П. 7 необходимо четко выполнить единожды за квартал (без экспериментов) Иначе расчет износа может быть нарушен. Если величина износа Вас не устраивает, то необходимо проставить правильную величину в сальдовой базе.
8.2. Если Вы уверены, что архивы за предыдущие квартала не нужны, Вы можете полностью удалить архивный директорий OF\ARXxxyy для увеличения свободного места на диске.
8.3. На возникающие вопросы в процессе работы на номер месяца необходимо вводить 01,02,03…11,12. На запросы 'ПОДТВЕРДИТЕ..' везде вводить ДА большими буквами в утвердительном случае.
8.4. Добавить запись в базе CTRL+N. Удалить запись в базе CTRL+T
9. Выход из программы осуществляется выбором пункта Q из главного меню работы.
4. Контрольный пример
В качестве входной информации при выполнении программы osnfond.prg используются документы и базы данных, описание которых дано в пункте 3.3 в таблице 2.
Входная информация дана в приложении А.
На основании разработанного алгоритма, представленного в виде блок-схемы в пункте 4.1. и описания в пункте 4.2. разработана программа ведения основных фондов централизованной бухгалтерии комитета по образованию при администрации г. Богородицка, листинг которой показан в приложении В.
В результате работы программы формируется выходная информация, описание которой дано в пункте 3.4. в таблице 2, структура и информация выходных баз данных дана в приложении Б.
Полученные выходные данные доказывают работоспособность программы и являются контрольным примером.
5. Экономическое обоснование программы
Применение персональных компьютеров позволяет совершенно по-новому организовать процесс решения многих задач учета, в том числе и задачу данного дипломного проекта – «Разработка программы «Ведение основных фондов» для централизованной бухгалтерии комитета по образованию при администрации г. Богородицка».
Входной информацией для этой задачи являются базы данных kodgrupp, kodobj, ofsys, ofdv, kodpodt, сформированные ранее работниками расчётного отдела на основании документов бухгалтерского учета о поступлении, движении и ликвидации объектов основных фондов, содержащие информацию о модификации фондов.
Выходная информация представляет собой изменённые БД, а также типовые документы: оборотная ведомость по подотчетным лицам, оборотная ведомость по счетам, сальдовая ведомость на конец квартала, сальдовая ведомость на конец месяца (по подотчетным лицам), сводная ведомость начисления амортизации, инвентарная карточка.
Экономическая эффективность – это оценка результатов, выполнение различных действий, направленных на изменение способа, скорости и качества учета.
Наиболее распространенным методом определения экономической эффективности является метод сравнения. Его сущность заключается в сопоставлении трудоемкости и себестоимости выполненных работ с аналогичными показателями предыдущих периодов, то есть экономическую эффективность определяют по совокупности высвобож-денного времени, работников, совершенствованию способов обработки информации путём применения более современных методов обработки.
Выделяются два вида показателей эффективности: прямая (непосредственно снижает трудовые и стоимостные затраты) и косвенная (косвенно улучшает учет за счет усовершенствований в работе сотрудников бухгалтерии), рассмотренных далее.
Основным показателем прямой эффективности является снижение стоимостных и трудовых затрат на расчётные работы. В основе выявления прямой эффективности лежит принцип сопоставления затрат при различных способах решения.
Показателями прямой экономической эффективности являются:
абсолютное снижение трудовых и стоимостных затрат, показывающих на сколько времени и на какую сумму снизились затраты;
относительное снижение трудовых и стоимостных затрат, показывающее, какая часть затрат при предполагаемом варианте экономится;
индекс роста производительности труда, показывает, во сколько раз произошло изменение.
Косвенная эффективность имеет скрытую форму и проявляется в улучшении качества управления объектом, может быть определена экспертным путем.
Косвенная эффективность позволяет оценить влияние задачи на различные стороны деятельности через качественные факторы.
Из-за отсутствия единой методики расчета прямой эффективности программных продуктов, внедряемых на персональном компьютере, в данном дипломном проекте по разработке системы ведения основных фондов рассматривается косвенная эффективность.
Косвенная эффективность автоматизации задачи ведения основных фондов заключается в следующем:
внедрение безбумажной технологии обработки информации сильно сокращает расходы на покупку бумаги и других расходных материалов;
использование разработанной программы позволяет упорядочить большие объёмы информации для удобного использования;
формировать выходные документы в удобной для пользователя форме.
Все вышеперечисленные факторы приводят к уменьшению расходов на обработку экономической информации, повышению производительности труда, получению оперативных данных о состоянии фондов, что в свою очередь влияет на эффективность работы и является основанием для анализа деятельности.
Косвенный эффект позволяет оценить влияние задачи на различные стороны деятельности данного объекта. Проявляется он через качественные факторы.
Экономическая эффективность задачи ведения основных фондов закладывается уже при разработке проекта.
Режимы работы выбираются с таким расчетом, чтобы в своей совокупности они обеспечивали максимальную эффективность задачи.
При этом ускоряется не только процесс поиска и обработки данных, но что немаловажно, повышается контроль за качеством выполненной работы.
Внедрение новых информационных технологий существенно влияет на характер и способы обслуживания. Таким образом, при наименьших затратах труда и времени, осуществляется оперативный и безошибочный учет и поиск информации. Из этого следует целесообразность внедрения данной задачи на ПЭВМ.
Список литературы
1. Автоматизированное рабочее место в системе управления предприятием. Сборник научных трудов, – Ленинград, 1989.