Разработка информационной системы для лизинговой компании (стр. 4 из 16)

- заем - банк кредитует лизингодателя, предоставляя ему кредит на одну или на целый пакет лизинговых соглашений. Сумма кредита зависит от репутации и кредитоспособности лизингодателя;

- приобретение обязательств - банк покупает у лизингодателя обязательства его клиентов без права на регресс, учитывая при этом репутацию лизингополучателей и эффективность проекта. Данный способ применяется при крупных разовых сделках с участием надежных заемщиков. Банки при организации финансирования проекта с участием лизинговой компании выступают также в качестве гарантов. Обеспечением банковской ссуды при получении ее лизингодателем (без права обратного требования к лизингополучателю) являются объекты лизинговой сделки и лизинговые платежи.

Это лишь наиболее распространенные формы лизинговых контрактов. На практике имеет место сочетание различных форм контрактов, что увеличивает их число.

1.4 Организационные формы управления лизингом

В зависимости от уровня разделения труда в обществе и на предприятиях, размера и типа коммерческих организаций, стадии развития лизинга и сложившейся практики можно выделить три основных концепции управления лизинговой деятельностью: производственную, маркетинговую и специализированную (отраслевую).

На небольших предприятиях, где не существует глубокого разделения управленческих функций, вся работа по подготовке и реализации лизинговых операций сосредоточивается в производственных подразделениях фирм-изготовителей оборудования, что позволяет улучшить сбыт новой техники, наладить ее ремонт и обслуживание непосредственно по месту использования у арендаторов. Ведь именно в производственных подразделениях находятся квалифицированные кадры, имеющие опыт в производстве и сервисном обслуживании выпускаемой техники. Но по мере развития и увеличения лизинговой доли выпускаемой продукции такая организационная форма перестает соответствовать экономическим интересам обоих сторон и на определенном этапе возникает необходимость перехода к новому более высокому уровню управления.

Выделение управления лизинговыми операциями в самостоятельные подразделения или в составе маркетинговой службы предприятия (банка, промышленной фирмы) позволяет уже с большой долей профессионализма продвигать выпускаемую продукцию на рынке лизинговых услуг.

И, наконец, в силу действия закона общественного разделения труда наступает третий этап, когда лизинговая деятельность выходит за пределы производственных предприятий-изготовителей и концентрируется в особой специализированной отрасли, представленной различного рода лизинговыми компаниями.

В соответствии с конкретными условиями рассматриваемые формы управления лизинговой деятельностью существуют во времени и пространстве одновременно, параллельно, образуя различные комбинации применительно к любому виду лизинга. Конечно, управление прямым и косвенным лизингом имеет существенные особенности (рисунок 1, 2).

Рисунок 1 - Организационные формы управления прямым лизингом

Рисунок 2 - Организационная структура управления косвенным лизингом

Дальнейшее развитие организационных форм управления лизингом обуславливается тенденциями, вызываемыми законами кооперации и концентрации производства.

Кооперация крупных финансодержателей в лице банков и страховых компаний с предприятиями — производителями машин и оборудования, а также ремонтных предприятий с непосредственными потребителями позволит преодолеть неизбежные трудности развития системы лизинга технических средств в нынешних непростых условиях. Возможно, например, долевое участие заинтересованных сторон в образовании специализированных лизинговых фирм с привлечением материально-технической базы каждого из участников и получением ими прибыли пропорционально вложенному капиталу.

Повышенный спрос на технические средства в условиях формирования рынка приводит к увеличению объемов сделок, осуществляемых лизинговыми фирмами. В орбиту лизингового бизнеса втягиваются все новые технические средства. Отсюда возникает необходимость укрупнения фирм, их специализации, создания юридически самостоятельных фирм, во вкладах которых данное акционерное общество, будет обладать контрольным пакетом акций. То есть речь идет о переходе к компаниям холдингового типа.

Функциональное построение лизинговых ассоциаций и компаний на основе фирм холдингового типа позволит существенно сократить расходы по проведению лизинговых операций. Например, вопросы рекламы и издательской деятельности вполне могут находиться в ведении компании — держателя контрольного пакета. Холдинговая компания может иметь общую службу изучения клиентуры. Вопросы страхования лизинговых сделок также могут решаться на уровне холдинга при условии контракта со страховой компанией.

Новые сферы деятельности лизинговых фирм, несомненно, повлекут и усложнение организационной структуры. Здесь проявляется общий принцип — организационная структура должна перестраиваться с учетом потребностей рынка, обеспечивая прогресс в лизинговом бизнесе (рисунок 3).

Рисунок 3 - Развитие организационных форм управления лизинговой деятельностью

1.5 Автоматизация документооборота на предприятии

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т.д. (таблица 1).

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов [21].

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль и учет их исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль состояния самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Таблица 1 - Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Форма документа	Документопоток
	Входящей информации	Внутренних документов	Исходящей информации
Электронные документы	Сообщение электронной почты, факсимильная информация	Сообщения в корпоративной сети, факсы	Ответы и письма по электронной почте, факсимильная информация
Бумажные документы	Письма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, книги, реклама	Приказы, инструкции, отчеты, служебные записки, командировоч- ные документы, бухгалтерские документы	Письма, договоры и контракты, пресс – релизы

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов); большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.