Разработка информационного обеспечения и анализ данных для информационной системы "Станция технического обслуживания" (стр. 2 из 7)

Для лучшего понимания все эти процессы можно отобразить схемой:

Рисунок 1 - Краткая схема бизнес-процессов на СТО

Рисунок 2 - схема продвижения документов на выполнение заказа

Работу товароведа можно описать следующим образом: каждую неделю товаровед берёт выполненные заказы у секретаря, смотрит какие комплектующие были использованы, ищет в книге "Заказ комплектующих" название этой детали и добавляет одну единицу в заказ данной детали. Далее подсчитывает количество каждой детали, которую надо приобрести, подсчитывает сумму заказа и заказывает детали у поставщика. Деньги на заказ комплектующих перечисляются еженедельно в одном и том же размере.

1.2 Определение проблемных областей в функционировании организации

Рассмотрев подетально каждый процесс на станции технического обслуживания, можно выявить ряд проблем, связанных с ручным заполнением различных документов.

Во-первых, когда приходит клиент для оформления заказа, необходимо заново заполнять все его данные, даже если он обращается в данную организацию не первый раз.

Во-вторых, ручное заполнение документов подвергает риску ошибок.

В-третьих, присутствует слишком много бумажной волокиты, связанной с тем, что один и тот же заказ обрабатывают разные люди.

В-четвёртых, возможна утеря одной или нескольких составляющих документации о заказах.

В-пятых, хранение архивов заказов в бумажных библиотеках значительно затрудняет поиск нужного заказа при возникновении какой-либо спорной или конфликтной ситуации.

В-шестых, хранение архивов заказов необходимо в течении трёх лет, после чего их следует уничтожить. Для человека становится накладно проверять даты заказов и удалять просроченные, поэтому часто хранится много лишней макулатуры.

Хранение архивов занимает дополнительное помещение, вследствие чего появляются дополнительные денежные затраты. Эта проблема является седьмой.

Восьмой причиной внедрения автоматизации является неудобная и неэффективная работа с заказами комплектующих и введения отчётности в данной области. Ручное оформление заказа и ведение отчётности замедляет и усложняет работу товароведа. Также имеется большой риск ошибок из-за частой переписи названий и параметров комплектующих.

Таким образом, проблемной областью считается ведение бумажной документации и полное отсутствие автоматизации.

Описание автоматизированных бизнес-процессов организации

Для решения перечисленных выше проблем, необходимо разработать автоматизированную информационную систему, которая будет позвалять выполнять поиск, что ускорит заполнение заказа и выполнять автоматически следующие некоторые процессы. А именно:

возможность найти клиента из базы, если этот клиент однажды обращался в данную организацию;

поиск и выбор нужных услуг с возможностью автозаполнения информации по ней;

подсчёт общей стоимости заказа;

перечисление денежных средств на зарплатный накопитель мастера, выполняющему оплаченную услугу;

возможность заходить в базу с разных компьютеров;

автоудаление заказов, не требующих дальнейшего хранения

Таким образом, бизнес-процессы в организации после реализации автоматизации можно описать следующим образом:

Клиент обращается к секретарю. Секретарь пробивает по существующей базе данного клиента. Если клиент есть в базе данных, то его данные автоматически заполняются в следующем заказе. Если же нет клиента в базе данных организации, то секретарь вводит все данные клиента и оформляет заказ. При этом данные клиента заносятся в базу данных, хранящую информацию о клиентах, и этому клиенту присваивается свой уникальный номер. После заполнения данных о клиенте, выбираются нужные услуги из списка, и информация об услуге автоматически переходит в заказ. Далее происходит автовычисление общей стоимости заказа, и ограничения сроков выполнения согласно требованию клиента. После всего этого заказ сохраняется и становится доступным для менеджера. Секретарь выводит на лист чек, в котором прописан номер заказа, сумма, дата выполнения и данные авто. Менеджер открывает сохранённый заказ, распределяет услуги по мастерам, согласно их нагрузке. Информацию о нагрузке можно просмотреть на сводной форме, в которой прописывается по каждому мастеру все его заказы и сроки их сдачи на текущий момент. Как только заказ снимается с выполнения, эта информация автоматически меняется. После распределения обязанностей менеджер формирует задания на выполнения для каждого мастера и сохраняет как новые задания. При этом формирование задания происходит практически автоматически, считывая информацию с заказа. Бригадир, получив новые задания, распечатывает их на отдельных бланках на выполнение для каждого мастера. Это упрощает работу мастеров, так как им не требуется каждый раз обращаться к рабочей станции системы. После выполнения мастером заказа бригадир принимает работу и отправляет заказ в выполненные. Далее этот заказ лежит в базе до востребования клиентом. Когда клиент приходит за заказом, секретарь проверяет через поиск выполненных заказов есть ли требуемый. Если заказ выполнен, секретарь вызывает по телефону бригадира. Бригадир отводит клиента в сервис и сдаёт ему заказ.

Заказ и поставка деталей и комплектующих осуществляется следующим образом: при переходе заказа в графу "выполненные", все использованные на данный автомобиль детали, переносятся в список "Заказ комплектующих". Также заказать комплектующие может бригадир, вписав её в список заказов. Заказ комплектующих непосредственно поставщикам и контроль поставок осуществляет товаровед.

1.3 Постановка задачи на проектирование

На основе описания автоматизированных бизнес-процессов станции технического обслуживания поставлена задача: разработать автоматизированную информационную систему для СТО, в которой автоматически будут осуществляться следующие функции:

поиск клиента, который однажды обращался в данную организацию;

поиск и выбор нужных услуг с возможностью автозаполнения информации по ней;

подсчёт общей стоимости заказа;

перечисление денежных средств на зарплатный накопитель мастера, выполняющему оплаченную услугу;

возможность заходить в базу с разных компьютеров;

автоудаление заказов, не требующих дальнейшего хранения

составление списка комплектующих, которые необходимо поставить

В АИС должны храниться следующие данные:

база клиентов;

база мастеров;

база комплектующих;

база выполненных заказов

текущие данные о заказах, зарплатах, комплектующих

Доступ к базе данных у всех сотрудников одинаков.

Таким образом, в данном разделе была рассмотрена структура организации и деятельность всех сотрудников. Были описаны все бизнес-процессы на текущий момент и определены проблемные области:

необходимость заполнения заново всех данных клиента, даже если он обращается в данную организацию не первый раз;

ручное заполнение документов подвергает риску ошибок;

большая бумажная волокита;

возможность утери одной или нескольких составляющих документации о заказах;

затруднение поиска нужного;

хранение много лишней макулатуры.

Также описаны автоматизированные бизнес-процессы и их преимущества:

возможность найти клиента из базы, если этот клиент однажды обращался в данную организацию;

поиск и выбор нужных услуг с возможностью автозаполнения информации по ней;

подсчёт общей стоимости заказа;

перечисление денежных средств на зарплатный накопитель мастера, выполняющему оплаченную услугу;

возможность заходить в базу с разных компьютеров;

автоудаление заказов, не требующих дальнейшего хранения

Произведена постановка задачи на проектирование: разработать автоматизированную информационную систему для СТО, в которой автоматически будут осуществляться функции, описанные в автоматизированных бизнес-процессах.

2. Проектирование информационного обеспечения и функциональной части АИС

2.1 Проектирование внешнего информационного обеспечения

Согласно обязанностям сотрудников, описанных в системном анализе можно более точно описать их деятельность, чтобы составить выделить объекты и определить связи между ними.

Секретарь оформляет заказ. Менеджер принимает заказ на выполнение, формирует задание для мастеров и передаёт бригадиру. Бригадир принимает на выполнение, принимает выполненный заказ и снимает его с выполнения. Таким образом заказ содержит информацию о клиенте, обо всех сотрудниках, принимавших участие в организации заказа, о всех мастерах, выполнявших заказ, и об услугах, которые они выполняют о деталях, использовавших в заказе. Связь между клиентом и заказом будет один-ко-многим, так как в заказе может быть только один клиент, а у одного клиента может быть несколько заказав, причём даже сделанных в разное время. Связь между сотрудниками и заказом - многие-ко-многим, так как в организации заказов принимают участие несколько сотрудников, но также каждый из сотрудников организовывает много заказов. Аналогично, определяются связь между заказом и мастером. Связь между заказом и деталью тоже будет многие-ко-многим, так как в одном заказе могут быть несколько деталей, также детали, имеющие одни и те же параметры могут быть использованы, в разных заказах.