Разработка базы данных для оценки неполной оплаты отгруженной продукции (стр. 3 из 6)

П - простой вид ключа; С - составной ключ; У - уникальный ключ. Подчеркиванием выделены ключевые поля.

3.3 Определение связей и построение информационно-логической модели

Связи между выявленными информационными объектами определяются реальными отношениями между парами объектов, показанными в таблице 12. При их определении учитывались сведения из описания предметной области и семантика ИО. В частности, известно, что в одной ТТН - несколько строк по отгрузке изделий; в одном ПТР - несколько строк по оплате изделий; в одном ТТН и ПТР может быть указан только один заказчик, но для одного заказчика может быть много ТТН и ПТР, по одной ТТН может быть несколько ПТР и так далее.

Таблица 12. Связи информационных объектов

Ключ связи	Главный ИО	Подчиненный ИО	Тип отношения
НТТН+КИ	ОТТН	Отгрузка(ОТТН)	Один ко многим
НПТР + КЗ+КИ	ОПТР	Оплата(ОПТР)	Один ко многим
КЗ	Заказчик	ТТН	Один ко многим
НПТР+КЗ	Заказчик	ПТР	Один ко многим
КИ	Изделие	Отгрузка(ОТТН)	Один ко многим
КИ	Изделие	Оплата(ОПТР)	Один ко многим
НТТН	ТТН	ПТР	Один ко многим

Графическое изображение информационно-логической модели (ИЛМ) в канонической форме, наглядно показывающей иерархические отношения подчиненности информационных объектов, приведено на рис. 1.

Рис. 1.Информационно-логическая модель

Логическая структура реляционной базы данных представлена на рис.2.

Под заказчиком подразумевается предприятие, заключившее договор на поставку определенной продукции с предприятием-поставщиком. Именно поэтому заказчики и изделия стоят на верху.

4. Решение задачи в системе управления базами данных

Microsoft Access

4.1 Определение логической структуры реляционной БД

Реляционная база данных - это БД, которая воспринимается пользователем в виде совокупности таблиц.

Логическая структура реляционной базы данных представлена на рис2:

4.2 Решение задачи в системе управления базами данных

Microsoft Access

По мере поступления документов, содержащих данные об отгрузке и оплате по ней, должен осуществляться ввод этих данных в БД, где они должны храниться. Таким образом, осуществляется накопление необходимой для решения задачи оперативно-учетной информации.

При оценке оплаты необходимо обеспечить анализ оплаты по заданному пользователем изделию и получить список всех изделий, не полностью оплаченных заказчиком. В первом случае надо по запросу пользователя для задаваемого им изделия формировать отчет, содержащий сведения об оплаченной части отгрузки изделия и недоплатах по нему. Для ввода запроса пользователю в диалоге должна быть выведена экранная форма. Отчет должен выводиться на экран и принтер. Во втором случае необходимо сформировать список изделий, по которым имеется недоплата. Список должен включать изделия, по которым нет равенства количества отгруженных изделий (в ТТН) и количества оплаченных изделий (по всем ПТР, соответствующим данной ТТН). Список может содержать данные, показывающие отгрузку и оплату изделий. Список должен выводиться на экран и принтер. Расчеты в данной задаче должны производиться в натуральном выражении, в соответствии с контрольным примером. Расчеты производятся за период, в течение которого накапливалась информация. Недоплата рассчитывается как разность данных по отгрузке изделия и его оплате.

Для решения рассматриваемой задачи должен производиться ввод и накопление оперативно-учетной информации об отгрузке изделий по ТТН и об оплате отгруженных изделий по ПТР. Справочная информация об изделиях, выпускаемых предприятием, и заказчиках должна быть ранее занесена в базу данных в процессе решения других задач данной предметной области с соответствующих документов - «Справочника готовых изделий» и «Договора». Соответственно, в данной курсовой работе должны быть созданы таблицы: ТТН, ПТР, ОТТН, ОПТР, Изделий и Заказчиков

4.3 Обоснование выбора программных средств

В качестве СУБД для решения задачи курсовой работы была выбрана программа Microsoft Access 2000, входящая в пакет офисных программ Microsoft Office 2000. Этот выбор обосновывается следующими причинами:

1) Microsoft Access в данный момент широко распространена и является несложной в освоении;

2) данная задача не требует сложных вычислений (используются лишь небольшие арифметические расчеты);

3) Microsoft Access специально была выпущена на рынок для создания и управления несложными базами данных с интуитивно понятным интерфейсом.

Microsoft Access - программа, предназначенная для создания баз данных (БД) и управления ими, являющаяся весьма гибкой структурой, которая может использоваться как для работы с простыми базами данных, так и для создания весьма развитого информационного обеспечения на уровне руководства фирмы или корпорации.

Microsoft Access хорошо подходит как для создания новых БД, так и для обновления уже существующих. Программа способна импортировать данные самых разных форматов и преобразовывать их в единую форму. Microsoft Access обладает дружественным и весьма удобным графическим интерфейсом. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. Таблица базы данных содержит сведения по определенной теме или категории объектов. Каждое поле содержит определенную его характеристику. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Разработанные на основе запросов формы позволяют одновременно просматривать и редактировать несколько таблиц, сочетая в себе производительность и удобство в применении.

Одной из основных функций баз данных является предоставление информации по различным аспектам деятельности объекта, характеристики которого содержатся в таблицах БД. Такого рода информация должна поступать вовремя и быть надлежащим образом оформлена. Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги.

Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия.

4.4 Создание базы данных

База данных Access содержит ряд объектов:

1) таблица - это основная единица хранения данных в БД.

2) Форма - объект БД, в котором разработчик БД размещает элементы управления, необходимые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.

3) Запрос - это требование на отбор данных из таблиц или выполнение определенных действий над ними. Существуют такие запросы как: запрос на выборку, на обновление, на удаление.

Новую базу данных можно создать несколькими способами:

- при запуске Access без использования Мастера;

- при запуске Access с использованием Мастера;

- в запущенном Access из меню Файл;

- с использование кнопки Новая.

Создадим базу данных без использования мастера. При запуске Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую БД или открыть существующую. Выбираем пункт «Новая база данных» и нажимаем <ОК>. На экране открывается окно диалога «Файл новой базы данных». В списке «Папка» выбираем папку, в которой предполагается создать новую БД. В поле «имя файла» задаем имя БД. После ввода имени нажимаем на кнопку <Создать>.

На экране появляется окно базы данных. Оно позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать режим работы с объектом.

В левой части окна находится панель объектов Access, которая включает:

- Таблицы

- Запросы

- Формы

- Отчеты

- Страницы

- Макросы

- Модули

Щелкнув по ярлыку кнопкой мыши, в правой части окна получим список соответствующих объектов.

4.5 Создание таблиц

Таблица - основная единица хранения данных в БД, основной объект Access.