1.5. Типы данных, используемых в электронных таблицах
В любую клетку электронной таблицы может быть введена информация одного из следующих типов:
• число;
• алфавитная информация;
• формула.
В одну клетку стандартной таблицы можно ввести число размером до 9 цифр, включая дробную часть.
Разделителем целой и дробной части в числах является точка, а не запятая или тире. Пример:
1.25 — правильно;
1,25 — неправильно;
21-25— неправильно.
Для увеличения количества цифр, вводимых в одну клетку, необходимо использовать специальные средства (описание команды FORMAT). В отличие от числовой информации, максимальная длина вводимой в одну клетку алфавитно-цифровой информации — 240 символов.
Программа сама определяет вид информации, которая вводится в клетку, и если она алфавитная, то первым символом текста записывается символ " (кавычки). Поэтому при необходимости ввести слово в кавычках, если с них начинается текст, первые кавычки следует набрать дважды. Например, текст "ОТЛИЧНО" следует набирать ""ОТЛИЧНО"".
3) Вместо цифр и алфавитной информации в клетку может быть введена формула.
1.6. Функции обработки данных
К функциям данного класса относятся:
- элементарные математические и тригонометрические функции, включающие суммирование, произведение, извлечение квадратного корня, логарифмическую функцию и т.д.;
- логические функции, в том числе функцию типа IF;
- текстовые функции, позволяющие обработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;
- статистические функции типа средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток и, в частности, элементы регрессионного анализа;
- финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определение величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;
- функции даты и времени;
- функции сгруппированных данных, например, сортировку данных по различным критериям.
В Excel реализован первичный статистический анализ с выводом результатов в отдельную таблицу.
1.7. Графическое представление данных
Наиболее удобно создавать диаграммы в Excel. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов). После вывода диаграммы на экран мы получаем возможность оперативно внести в нее изменения. Редактирование начинается с нажатия мышью элемента диаграммы, который нужно изменить. В Lotus 1-2-3, как и в Quattro Pro вначале строится стандартная диаграмма, а затем включается режим редактирования с использованием специальной панели инструментов.
Построение объемных диаграмм при работе с Excel очень показательно. Работа с механизмом пространственной ориентации проста и одновременно эффективна.
Диаграммы можно строить либо на рабочем бланке таблицы, либо на новом рабочем бланке. Создать диаграмму в Excel можно по шагам с помощью Мастера диаграмм, вызов которого осуществляется с панели инструментов диаграмм.
При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таблицы.
Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.
1.8. Средства программирования
Во всех трех пакетах включены язык программирования, набор макрокоманд, средства редактирования и отладки. Excel использует стандартный язык программирования - Visual Basic, a Lotus 1-2-3 и Quattro Pro - язык макрокоманд, аналогичный Basic.
Все три пакета используют панели инструментов. Если для работы функции нужна панель инструментов, она всегда выводится на экран и доступна. Имеются средства для создания собственных панелей инструментов. Наиболее удобно это реализовано в Lotus 1-2-3: водопад пиктограмм и хорошо продуманный интерфейс.
Пользователям, не желающим прибегать к программированию, все три таблицы предоставляют возможность простой записи команд в интерактивном режиме.
2. Проектирование информационной системы по начислению заработной платы по 18-разрядной тарифной сетке.
1. Пояснительная записка.
2.1 Постановка задачи
Используя методику расчета и нормативно-справочную базу, разработать и реализовать в табличном процессоре MS Excel автоматизированную информационную систему по начислению заработной платы по 18-разряной тарифной сетке.
Задачи и условия.
Исходя из учетных сведений о сотрудниках, количестве отработанных дней, 18-разряной тарифной системы оплаты труда и соответствующего алгоритма расчета сформировать ведомость выдачи заработной платы.
Вся исходная и нормативная информация представлена во входных формах: справочниках 1-4 и таблице 1(приложения).
1.2. Перечень исходных данных для разработки АИС
| Вариант | Список табельных номеров работников | Дата расчета зарплаты | Месяц расчета зарплаты |
| 5 | 1, 3, 4,14 | 28.02.2005 | февраль |
2.1 Формы входных, промежуточных и выходных документов.
К входным документам данной информационной системы относятся справочники, содержащие постоянную (нормативную) и условно-постоянную информацию.
Количество рабочих дней в месяце и дату расчета заработной платы можно представить в виде таблицы из трех столбцов.
Входная форма 1. Количество рабочих дней в месяце
| Месяц | Количество рабочихдней в месяце | Дата расчета зарплаты |
| 1 | 2 | 3 |
| 8$ | ** | дд.мм.гг. |
В первом столбце находится месяц расчета заработной платы, формат данных – текстовое поле длиной не менее 8 символов. Во втором столбце содержится информация о количестве рабочих дней в месяце, формат данных – целое число максимальной длиной 2 знака. Третий столбец содержит сведения о дате расчета заработной платы, дата отображена в формате дд.мм.гггг.
Соответствие тарифного коэффициента тарифному разряду можно представить в виде таблицы, содержащей 2 столбца.
Входная форма 2. Тарифный справочник
| Тарифный разряд | Тарифный коэффициент |
| 1 | 2 |
| ** | *.** |
В первом столбце представлены тарифные разряды, формат данных – целое число максимальной длиной 2 знака. Во втором столбце представлены тарифные коэффициенты, соответствующие тарифным разрядам, формат данных – вещественное число (один знак в целой части и два знака в дробной части).
Все базовые показатели для расчета заработной платы можно представить в виде таблицы, содержащей 2 столбца и 6 строк. Первый столбец содержит показатели, а второй – их значения.
Входная форма 3. Базовые показатели для расчета заработной платы
| Показатели | Значение |
| 1 | 2 |
| Размер мин. заработной платы, руб. | *** |
| Процент подоходного налога | **% |
| Процент профсоюзного взноса | *% |
| Процент оплаты б/л: стаж до 5 года | **% |
| стаж от 5 до 8 лет | **% |
| стаж свыше 8 лет | ***% |
В первой строке указывается размер минимальной заработной платы, формат данных – целое число максимальной длиной 4 знака. Вторая строка содержит процент подоходного налога, формат данных - целое число максимальной длиной 2 знака. В третьей строке находится процент профсоюзного взноса, формат данных - целое число максимальной длиной 1 знак. В четвертой строке представлен процент оплаты больничного листа сотрудника со стажем работы до 5 лет, формат данных - целое число максимальной длиной 2 знака. В пятой строке представлен процент оплаты больничного листа сотрудника со стажем работы от 5 до 8 лет, формат данных - целое число максимальной длиной 2 знака. В шестой строке представлен процент оплаты больничного листа сотрудника со стажем работы свыше 8 лет, формат данных - целое число максимальной длиной 3 знака. Учетные сведения о сотрудниках можно представить в виде таблицы из 5 столбцов.
Входная форма 4. Учетные сведения о сотрудниках отделения
| Табельный номер работника | Ф. И. О. | Начало трудовой деятельности | Тарифный разряд | Членство в профсоюзе |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ** | 20$ | дд.мм.гггг | ** | 3$ |
В первом столбце находится табельный номер работника, формат данных – целое число не более 2 знаков. Во втором столбце содержатся фамилии, имена и отчества работников в текстовом формате не более 20 символов. Третий столбец содержит сведения о начале трудовой деятельности сотрудника, дата отображена в формате дд.мм.гггг. В четвертом столбце находятся сведения о тарифном разряде, формат данных – целое число максимальной длиной 2 знака. Пятый столбец содержит сведения о членстве в профсоюзе в текстовом формате из 3 знаков.
Годовой табель учета рабочего времени можно представить в виде таблицы из 5 столбцов.
Входная таблица 1. Годовой табель учета рабочего времени
| Месяц расчета зарплаты | Табельный номер работника | Ф.И.О. | Количество отработанных дней | Количество дней по болезни | Процент выданного аванса |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 8$ | ** | 20$ | ** | ** | ** % |