Использование информационных технологий при решении экономических задач (стр. 3 из 6)

Если запрос включает несколько таблиц, то необходимо четко представлять все связанные поля этих таблиц, а также порядок действий, приводящий к конечному результату запроса.

MSAccess поддерживает четыре типа соединений.

1. Внутреннее соединение (эквисоединение) - используется при создании запросов на выборку. Результат запроса содержит записи одной таблицы, имеющие совпадающие значения в связанных полях другой таблицы.

2. Внешнее соединение используется для создания запроса, в котором можно вывести данные одной из таблиц независимо от того, имеются ли соответствующие записи в другой таблице.

3. Рекурсивное соединение связывает данные в одной таблице. Такое соединение получается путем добавления в запрос копии таблицы и связывания полей идентичных таблиц. Рекурсивные соединения используются очень редко в полностью автоматических БД, т.к заданные условия на значения и обеспечиваемая целостность данных сводят на нет необходимость использования таких связей.

4. Соединение по отношению связывает данные некоторым отношением (за исключением равенства).

Запросы в MSAccess можно создавать после того, как созданы таблицы, схема и добавлены данные в базу. См. рис.3.

2.2.3 Создание форм для ввода данных

Создание форм в MSAccess, включая использование макросов, позволяет придать приложению, созданному на основе базы данных, законченный вид: оконный интерфейс, автоматизация действий пользователя, распечатка необходимых документов, полученных на основе хранимых данных.

Формы в MSAccess используются для поддержки следующих задач:

ввод, редактирование и просмотр информации, находящейся в таблицах;

отображение результатов запросов;

организация экранного окна поиска необходимой информации по БД (с использованием различных условий и макросов);

распечатка данных в организованном виде;

сохранение в виде отчета с последующей модификацией;

создание пользовательских экранных форм, облегчающих работу с БД в целом.

Создание новой формы в MSAccess можно осуществить с использованием кнопки "Создать" в окне БД при переходе к объекту "Формы". Однако существуют и другие способы создания форм.

Имеются следующие возможности создания форм:

Конструктор - позволяет создать новую форму самостоятельно с использованием окна конструктора форм;

Мастер форм - автоматическое создание формы одного из трех стандартных типов (в столбец, ленточную или табличную) на основе выбранных полей;

Автоформа: в столбец - автоматическое создание формы с полями в один столбец;

Автоформа: ленточная - автоматическое создание ленточной формы;

Автоформа: табличная - автоматическое создание табличной формы;

Автоформа: сводная таблица - автоматическое создание формы в режиме сводной таблицы;

Автоформа - сводная диаграмма - автоматическое создание формы в режиме сводной диаграммы;

Диаграмма - создание формы с диаграммой;

Сводная таблица - создание формы со сводной таблицей.

Перед тем, как создавать форму, необходимо определиться с таблицей (либо запросом), для которой она создается. Если форма использует данные нескольких таблиц, то рекомендуется предварительно создать запрос, который включает необходимые данные.

рис.3.

2.2.4 Создание и печать отчетов

Главное назначение отчетов - представление данных, находящихся в базе данных, в удобном виде с целью их последующей распечатки либо использования в качестве визуально-сгруппированной информации.

Создание отчета предусматривает выполнение следующих основных этапов.

1. Определение макета отчета. На данном этапе необходимо определить цель отчета и составить общее представление о том, какого вида будет отчет. Эскиз отчета можно выполнить на бумаге либо с помощью окна конструктора отчетов MSAccess. При этом следует учесть, что отчет, создаваемый в дальнейшем средствами MSAccess, может включать:

иерархию в представлении данных (с помощью соответствующих группировок по необходимым полям);

формирование заголовков и примечаний, как для групп данных, так и для всего отчета;

использование необходимых вычислений, как для групп данных, так и для всего отчета;

формирование колонтитулов для всего отчета.

2. Сбор данных. На этом этапе необходимо определить, какая таблица либо запрос будет служить источником данных для создаваемого отчета. Если необходимая информация присутствует в различных таблицах и не создано подходящего запроса, рекомендуется перед созданием отчета определиться с необходимыми полями и создать запрос, который будет служить источником данных для отчета.

3. Создание отчета, например, с помощью конструктора отчетов. По мере необходимости создаваемый отчет можно просматривать в экранном режиме и вносить соответствующие коррективы. По окончании работы над созданием отчета его рекомендуется сохранить.

4. Распечатка отчета либо использование его для других целей (например, подготовленный отчет можно отправить по электронной почте).

В MSAccess есть много возможностей создания отчетов:

Конструктор - позволяет самостоятельно проектировать и создавать отчеты;

Мастер отчетов - автоматическое создание отчета на основе выбранных полей;

Автоотчет: в столбец - автоматическое создание отчета с полями, расположенными в один столбец;

Автоотчет: ленточный - автоматическое создание ленточного отчета;

Мастер диаграмм - создание отчета в виде диаграммы;

Почтовые наклейки - создание отчета, отформатированного в виде для печати почтовых наклеек.

Отчеты в MSAccess можно экспортировать в форматы документов других приложений. Например, отчет может быть преобразован в текстовый документ, рабочий лист MicrosoftExcel, документMicrosoftWord в форматеRTF. Также MSAccess позволяет преобразовать отчеты в Web-страницы для публикации его в Интернет или в Интранет.

2.2.5 Работа с макросами и программирование в среде Access

Макрос представляет собой автоматизированную последовательность команд, направленную на выполнение каких-либо действий.

Макросы позволяют решать следующие задачи:

запускать вместе запросы, отчеты, формы, таблицы;

открывать окна различных объектов БД;

контролировать правильность ввода данных;

перемещать данные;

выполнять различные действия после щелчка на кнопке, к которой подключен макрос и др.

В MSAccess используются макросы следующих типов:

линейные - макросы, в которых команды расположены последовательно и выполняются по очереди;

макросы с условием - макросы, в которых отдельные макрокоманды или их наборы выполняются в зависимости от некоторого условия;

групповые - макросы, объединенные в группы с учетом некоторой логики использования.

Для создания и редактирования макросов в MSAccess предназначено специальное окно для конструирования макросов.

Окно конструктора макросов состоит из следующих частей:

меню и панели инструментов, предназначенные для обработки макросов;

панель макрокоманд;

панель аргументов - для задания аргументов макрокоманд.

Основные приемы работы с макросами (ввод, редактирование, сохранение) аналогичны приемам работы с другими объектами MSAccess.

После создания макроса его можно запустить на выполнение:

в окне конструктора макросов (команда "запуск" в меню "запуск");