Визуализация расчетов в программе MS Excel (стр. 2 из 4)
Чтобы придать таблице законченный вид, необходимо вставить названия столбцов. Если для этой цели не зарезервирована пустая верхняя строка, ее можно вставить следующим способом: выделить верхнюю строку, нажав на кнопку с номером строки «1», вызвать меню, нажав на выделенную строку правой клавишей мыши, выбрать команду.
Рис. 1 Добавление строки под заголовки таблицы
Слишком длинные заголовки столбцов, как в нашем случае, удобнее вписать в режиме. Переносить, по словам, для установления, которого необходимо выделить соответствующую строку, вызвать меню нажатием правой кнопки мыши, выбрать пункт Формат ячеек, перейти на закладку Выравнивание и установить флажок. Переносить по словам.
Для того чтобы увеличить ширину столбца, подведите указатель мыши к разделительной линии между ячейками с обозначением столбцов, в данном случае «D» и «E», в результате чего он приобретет вид двунаправленной стрелки. После этого перемещайте правую границу столбца D до необходимых размеров.
Для изменения размеров ячеек существует несколько способов. Например, если нам необходимо задать точное значение ширины столбца, можно воспользоваться командой Формат – Столбец - Ширина и указать численное значение ширины столбца. Для выбора оптимальной ширины столбца воспользуйтесь командой Формат - Столбец - Автоподбор ширины, которая особенно актуальна, когда необходимо сэкономить пространство.
Для придания таблице более наглядного вида удобно воспользоваться командой Автоформат.
Ненужные столбцы (строки) можно скрыть. Возвратить этот столбец можно, выделив два соседних столбца, вызвав меню и выбрав пункт отобразить. Удалить вышеуказанный столбец совсем не можем, поскольку его значения используются в формулах. Этот столбец можно удалить только в случае замены формул на числовые значения. Для этого необходимо выделить ячейки, где мы хотим произвести замену, и выполнить следующую команду: Правка - Копировать Правка Специальная вставка.
Рис.2. Панель Специальная вставка
В результате выполнения данной команды появится панель.
1.4 Ячейки
Формат данных. Каждую из ячеек Excel можно заполнить разными типами данных: текстом, численными значениями, даже графикой. Для того чтобы введенная информация обрабатывалась корректно, необходимо присвоить ячейке (а чаще целому столбцу или строке) определенный формат. Операцию эту, как и многие другие, можно выполнить с помощью контекстного меню ячейки или выделенного фрагмента таблицы. Щелкните по нужной ячейке правой кнопкой мыши и выберите нужный пункт из меню формат ячеек.
· Общий – эти ячейки могут содержать как текстовую, так и цифровую информацию.
· Процентный.
· Числовой – для цифровой информации.
· Денежный - для отражения денежных величин в заранее заданной валюте.
· Финансовый – для отображения денежных величин с выравниванием по разделителю и дробной части.
· Дата
· Время
· Дробный
· Экспоненциальный
· Текстовый
· Дополнительный – этот формат используется при составлении небольшой базы данных или списка адресов для ввода почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.
1.5 Выделение ячеек. Диапазон
Диапазон – это прямоугольная область с группой связанных ячеек, объединенных в столбец, в строку или даже весь рабочий лист. Диапазоны применяют для решения различных задач. Можно выполнить диапазон и форматировать группу одной операцией. Особенно удобно использовать диапазоны в формулах. Вместо ввода в формулу ссылок на каждую ячейку можно указать диапазон ячеек. К тому же диапазонам ячеек можно присвоить особые имена, помогающие сразу понять их содержимое, например, в записи формул.
Чтобы выделить диапазон ячеек с помощью мыши, сделайте следующее:
1. Щелкните по первой ячейке диапазона.
2. Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите указатель мыши через ячейки, включаемые в диапазон.
3. На экране появится выделенный диапазон. Закончив выделение, отпустите кнопку мыши.
Чтобы выделить диапазон с помощью клавиатуры:
1. Перейдите в первую ячейку создаваемого диапазона.
2. Удерживая нажатой клавишу Shift, перемещайте курсор для выделения диапазона.
3. Для выделения на рабочем листе нескольких диапазонов, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, выделяйте диапазон.
Объединение ячеек. Чтобы объединить несколько ячеек в одну (например, для создания «шапки» с заголовком для вашей таблицы), выделите нужную группу ячеек, а затем нажмите на кнопку объединить и выровнять на кнопку панели в Excel.
Глава II Построение диаграмм
2.1 Построение диаграмм
Диаграмма – это графическое изображение цифровой информации. С помощью диаграмм взаимосвязь между данными таблицы становится более наглядной. Диаграммы облегчают сравнение различных данных.
Вторым существующим достоинством Excel, наряду с возможностью проводить вычисления, является возможность построения всевозможных диаграмм, наглядно отображающих содержащие в таблицах данные. Благодаря этому работа с данными становится более наглядной, удобной и доходчивой. В Excel можете создавать диаграммы самого различного типа: линейные, круговые, трехмерные и т.д. Особенно удобным является то, что все изменения в ячейках, по данным которых построена диаграмма, автоматически отражаются в диаграмме. Возможна и обратная связь, когда изменения в диаграмме приводят к изменениям в ячейках.
Диаграммы могут создаваться или на листе таблицы (внедренные диаграммы), или на отдельном листе диаграммы (отдельные диаграммы). В обоих случаях необходимо предварительно выделить данные, которые требуется отразить в арифметическом виде, включая заголовки столбцов и строк.
Далее, чтобы приступить к созданию диаграммы следует вызвать Мастер диаграмм. Сделать это можно выбрав в строке меню Вставка диаграмма. В результате появится диалоговое окно мастер диаграмм (шаг 1 из 4). На вкладке стандартные этого окна следует выбрать:
· В списке тип – тип диаграммы;
· В поле вид – вид (подтип) диаграммы.
Если нажать и удерживать кнопку просмотр результата, то можно увидеть, как будет выглядеть диаграмма для выделенных данных.
Выбрав тип и вид диаграмм нажмите на кнопку далее. После появится диалоговое окно мастер диаграмм (шаг 2 из 4). На вкладке диапазон данных при необходимости можно уточнить:
Рис. 4. Пошаговый мастер диаграмм
· Диапазон отражаемых на диаграмме данных – поле диапазон с кнопкой сворачивания окна;
· Размещение данных, отражаемых рядами – переключатели группы ряды
Перейдя на вкладку ряд окна второго шага можно увидеть набор опций, который зависит от того, какой тип диаграммы вы выбрали на первом шаге.
Вторым шагом в создании диаграммы является выбор данных, которые будут на ней представлены.
Под полем ряд имеется две кнопки добавить и удалить. С их помощью можно добавить либо удалить какой–либо ряд. В случае добавления, после нажатия на кнопку добавить, придется заполнить поля имя и значения для нового ряда.
После нажатия кнопки далее появится диалоговое окно мастер диаграмм (шаг 3 из 4). На его вкладках при необходимости можно уточнить некоторые параметры диаграммы. Вид этого окна (количество вкладок, доступные опции) зависит от того, какой тип диаграммы был выбран на первом шаге.
Рис.5 Настройка параметров диаграммы
Если на первом шаге создания диаграммы был выбран тип гистограмма, то на его вкладках можно установить:
· Наличие и размещение легенды – вкладка легенда;
· Наличие и вид надписей непосредственно у линий графиков – вкладка подписи данных;
· Наличие и вид табличного представления данных около диаграммы (имеет смысл для отдельной диаграммы) – вкладка таблица данных;
· Наличие и содержание заголовка диаграммы, а также название осей графика (например, заголовок диаграммы - Реализация в I квартале, названия осей - месяцы, рубли)- вкладка Заголовки;
· Наличие линий осей и надписей значений около них - вкладка Оси;
· Наличие и количество линий сетки - вкладка Линии сетки.
После нажатия кнопки - Далее появится завершающее диалоговое окно
Мастер диаграмм (шаг 3 из 4). В нем следует выбрать размещение диаграммы:
· на отдельном листе (отдельная диаграмма)- переключатель отдельном;
· на листе таблицы (внедренная диаграмма)- переключатель имеющихся.
В поле, расположенное рядом с переключателем, следует ввести в первом случае название создаваемого листа диаграммы, во втором - название листа таблицы, на котором необходимо разместить диаграмму.
Рис.6 Завершение создания диаграммы кнопкой Готово
Завершается создание диаграммы нажатием кнопки Готово. Если кнопка Готово была нажата не на последнем шаге, а на одном из предыдущих, то создание диаграммы тоже завершается. Но в этом случае еще не установленные параметры будут иметь значения, принятые по умолчанию.
Приступить к редактированию диаграммы можно, дважды щелкнув по ней.
Выбираем объемный тип круговой диаграммы и нажимаем кнопку - Далее. После этого Мастер сделает ряд уточнений по поводу источника данных, их расположения и прочего, ну и затем спросит, где, собственно, её создавать - на новом листе или на текущем. Выбираем текущий лист. Получаем построенную диаграмму.