Таблица 3.2 - Структура«Проблемы-цели-задачи» проекта
| Проблемы | Цели | Задачи 1-го уровня | Задачи 2-го уровня |
| Отсутствие оперативных и достоверных данных о расходах на рекламу по договорам | Обеспечение единства и достоверности учетных данных о расходах на рекламу | Создание и ведение единой системы учета расходов на рекламу по договорам | Учет договоров |
| Учет объектов недвижимости | |||
| Учет данных о СМИ | |||
| Обеспечение оперативности получения данных о расходах на рекламу | Учет информации о сотрудниках | ||
| Учет данных о выходах рекламы | |||
| Трудоемкость и неточность расчета расходов на рекламу | Снижение трудоемкости расчета расходов на рекламу | Создание эффективной системы расчета расходов на рекламу | Ведение журнала выходов рекламы |
| Устранение неточностей в расчетах расходов на рекламу | Учет стоимости одного объявления для каждого СМИ | ||
| Расчет стоимости рекламы | |||
| Отсутствие оперативности в формировании отчетов в различных разрезах | Обеспечение оперативности формирования отчетов о расходах на рекламу | Получение отчетов о расходах на рекламу в разрезе сотрудника | |
| Обеспечение оперативного формирования отчетов на рекламу в различных разрезах | Получение отчетов о расходах на рекламу в разрезе объекта недвижимости | ||
| Проблемы | Цели | Задачи 1-го уровня | Задачи 2-го уровня |
| Получение отчетов о расходах на рекламу в разрезе даты | |||
| Получение отчетов о расходах на рекламу в разрезе агентства в целом |
На первом этапеукрупненное структурное дерево всего комплекса задач системы было уточнено идетализировано до задач 2-й очереди системы. Во-первых, такая детализациякоснулась "проблемного" блока, в рамках которого были сформулированы триосновные проблемы:
- отсутствиеоперативных и достоверных данных о расходах на рекламу по договорам;
- трудоемкостьи неточность расчета расходов на рекламу;
- отсутствиеоперативности в формировании отчетов в различных разрезах.
Во-вторых, выполненаколичественная оценка ориентировочной "стоимости" этих проблем длякомпании совместно с сотрудниками компании.
При учете договоровнемаловажную роль играет имеющаяся информация о сумме предоплаты по договору.Эта сумма может быть потрачена на рекламу. Необходимо, чтобы при подаче рекламыпо договору не было перерасхода денежных средств, которые переданы в качествепредоплаты, так как при расторжении договора клиенты могут не возместитьрасходы на рекламу, если они превысили сумму предоплаты.
Таким образом, компаниятеряет около 10 000 руб. в год.
Рекламирование объектанедвижимости не подкрепленного договором также приносит компании убытки. Привозникновении таких ситуаций компания теряет около 7 000 руб. в год.
При учете объектовнедвижимости потери компании связанные с рекламой составляют около 2 000руб. в год. Это связано с тем, что при формировании объявления могут бытьуказаны неверные данные об объекте вследствие ошибок менеджера по рекламе, либомогут быть несвоевременно внесены изменения в информацию об объекте, чтоприводит к необходимости дублирования объявления.
При учете данных о СМИ важнымявляется стоимость строки объявления. Зная стоимость строки объявления можноприблизительно рассчитать планируемые расходы на рекламу, и взять эту сумму вкачестве предоплаты с клиента. Если это не сделано агентство также можетпонести потери, которые составляют до 2000 рублей в год.
Потери агентства втаких ситуациях возникают еще в случаях, когда менеджер, рассчитывая суммурасходов на рекламу, неверно учитывает стоимость строки и ошибочно рассчитываетрасходы на рекламу. Потери в таких ситуациях составляют до 3000 рублей в год.
При учете расходов нарекламу по каждому сотруднику агентство также несет потери до 1000 руб. в год.Это связано с тем, что расходы на рекламу по объектам недвижимости, могут бытьотнесены на другого агента, и агент берет в качестве предоплаты сумму меньшую,чем потрачено агентством.
При расчете расходов нарекламу возможны ситуации, когда теряются данные о выходах в рекламу объекта исоответственно эти расходы не включаются в общую сумму расходов. Таким образом,агентство теряет до 4 000 рублей в год.
На ведение журналавыходов рекламы в год тратится не менее двух пачек бумаги по пятьсот листовкаждая. Их стоимость составляет 250 рублей.
При неправильномрасчете стоимости рекламу агентство теряет в год до 3000 рублей.
Подготовка отчетовявляется трудоемкой задачей, занимающей много времени. На подготовку отчетовменеджер тратит от 1 до 3 дней в зависимости от структуры отчета. Очень частообъект рекламируется не один месяц, а целый год, и данные могут быть утеряны. Ктому же большую роль играет человеческий фактор, менеджер может допуститьошибку при расчетах и подготовить отчет, отражающий неверные данные, чтоприводит к потерям агентства.
Вследствие того, чтоотчеты формируются не оперативно, потери агентства связаны с упущенной выгодой,так как не вовремя подготовленный отчет тормозит завершение сделки агентом, исоответственно агент не может в это время заняться другой сделкой. Потери втаких ситуациях составляют до 30 000 рублей в год.
Автоматизация позволитво многом сократить расходы, связанные с рекламой, и время на подготовкуотчетов.
В таблице 3.3 приведенрасчет экономического эффекта от внедрения ИС «Реклама».
Таблица 3.3 – Расчет экономическогоэффекта
| Статья потерь | Потери до ввода ИС, руб. | Потери после ввода ИС (план), руб. |
| Учет договоров | 17 000 | 500 |
| Учет объектов недвижимости | 2 000 | 100 |
| Учет данных о СМИ | 2 000 | 200 |
| Учет информации о сотрудниках | 1 000 | 0 |
| Учет данных о выходах рекламы | 4 000 | 0 |
| Учет стоимости одного объявления для каждого СМИ | 3 000 | 100 |
| Ведение журнала выходов рекламы | 250 | 0 |
| Расчет стоимости рекламы | 3 000 | 0 |
| Получение отчетов о расходах на рекламу в разрезе сотрудника | 30 000 | 0 |
| Статья потерь | Потери до ввода ИС, руб. | Потери после ввода ИС (план), руб. |
| Получение отчетов о расходах на рекламу в разрезе даты | ||
| Получение отчетов о расходах на рекламу в разрезе агентства в целом | ||
| Итого: | 62250 | 900 |
На основе полученныхданных мы можем рассчитать планируемый доход от внедрения системы как разницумежду суммой потерь связанных с рекламой до ввода ИС «Реклама» в эксплуатацию ипотерь после ввода ИС в эксплуатацию. Доход (Д) может быть рассчитан поформуле:
| Д = Пд-Пп, | (12) |
где Пд -потери до ввода ИС «Реклама» в эксплуатацию,
Пп –планируемые потери после ввода ИС в эксплуатацию.
Таким образом, получим:
Д = 62250 - 900=61350руб.
3.2.3 Экономическийэффект
Основными показателями экономическойэффективности являются экономический эффект, срок окупаемости. Экономическийэффект - результат внедрения какого-либо мероприятия, выраженный в стоимостнойформе, в виде экономии от его осуществления. Срок окупаемости (величина,обратная коэффициенту эффективности) - показатель эффективности использованиякапиталовложений – представляет собой период времени, в течение которогопроизведенные затраты на программное изделие окупаются полученным эффектом.
Годовой экономический эффектопределяется как разница между доходом от внедрения системы и расходами навнедрение.
| Э = Д – Св | (13) |
Таким образом, получим: