Ключевым элементом СЭД является наличие интеграционных возможностей: решения могут действовать «в связке» с различными программными приложениями и технологиями работы с документами. В процессе движения документов нет необходимости использовать непосредственно утилиты СЭД: необходимые функции появляются в стандартных приложениях. Кроме того, в некоторых СЭД предусмотрены возможности интеграции с наиболее распространенными ERP-системами (SAP, Oracle), что позволяет системам электронного документооборота выступать в качестве связующего звена между элементами информационной системы организации.
Основные особенности и проблемы
Организация, решившая перейти на электронный документооборот, сталкивается со многими вопросами и проблемами. Первая заключается в том, что выбрать.
При выборе СЭД необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:
1. Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения;
2. Опыт компании в разработке и внедрении СЭД в аналогичных организациях;
3. Возможность доработки СЭД под специфику предприятия;
4. Соответствие компании-поставщика национальным или международным стандартам качества (например, ISO 9001).
Следующий этап — внедрение системы — также предполагает решение некоторых проблем, от которых зависит успех проекта. Все проблемы реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором—недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы—это в первую очередь необходимость вложения значительных средств при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложность интеграции с уже действующими системами. Важно помнить, что СЭД—это не только и не столько техническое решение, сколько организационное. Поэтому при подготовке к внедрению электронного документооборота на первом месте находятся организационные вопросы. На этом этапе нужно выполнить по крайней мере три шага: 1. Анализ бизнес-процессов организации, состояние используемого оборудования и технологий;
2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг бизнес-процессов;
3. Анализ возможных конфигураций аппаратно-программных средств, необходимых для внедрения СЭД.
Основные тенденции развития СЭД
Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе. Интеграция корпоративных систем — одна из важнейших проблем современных крупных организаций. Через некоторое время эта проблема придет в SMB. По мнению ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией. Таким образом, возможность интеграции СЭД с другими приложениями критически важна и ее важность только возрастет со временем. Изменятся также и способы интеграции. Если сейчас основной интеграционный слой—API-интерфейс, то в будущем таким слоем вероятно станут Web-сервисы на основе XML (эту идею еще с 2000 г. поддерживают Microsoft, Sun Microsystems, HP и Oracle, включая средства и компоненты Web-сервисов в свои Java-платформы). Это позволит исключить зависимость предприятия от единственного вендора. Здесь же стоит сказать о дальнейшей унификации разработки СЭД—этим, в частности, занимается консорциум Workflow Management Coalition, разрабатывающий ряд соответствующих стандартов. Ключевое условие успеха систем электронного документооборота—их Web-ориентированность. Оно продиктовано все увеличивающейся ролью Web-технологий в жизни организаций.
Объем российского рынка систем электронного документооборота оценивается в 140-150 млн. долл. При этом число компаний, использующих электронный документооборот, превысило 11 тыс., что составляет менее 1% российских предприятий. Наиболее активный пользователь СЭД в настоящее время—крупный бизнес: его доля составляет около 30%. Крупнейший игрок—EMC Documentum - контролирует около 25% рынка в денежном выражении. Вместе с тем российские поставщики подобных систем занимают 40% рынка.
Список литературы
IT спец № 07 ИЮЛЬ 2007