Работа с базами данных (стр. 1 из 2)
Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных.
База данных - это файл специального формата, содержащий информацию, заданную определенным образом.
Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов.
В базах данных столбцы называются полями, а строки –записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Простейшие базы данных можно создать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы данных можно создать в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных.
Существует два формата простейших баз данных.
1. С заданным разделителем.
2. С фиксированной длиной поля.
Пример текстовой базы данных с разделителями в редакторе Блокнот. Разделителем является запятая.
- Блокнот  |
| Файл Правка Поиск ? |
| Фамилия,Имя,Отчество,Дата рождения,Домашний телефонАлександров,Андрей,Иванович,16/03/86,123-45-67Борисова,Анна,Георгиевна,27/05/86,765-43-21Воробьев,Олег,Петрович,18/09/85,111-11-11Гришин,Иван,Викторович,31/01/86,222-22-22 |
Та же текстовая база с фиксированной длиной полей
| - Блокнот |
| Файл Правка Поиск ? |
| Фамилия Имя Отчество Дата рождения Домашний телефонАлександров Андрей Иванович 16/03/02 123-45-67Борисова Анна Георгиевна 27/05/86 765-43-21Воробьев Олег Петрович 10/09/85 111-11-11Гришин Иван Викторович 31/01/86 222-22-22 |
Свойства полей. Типы полей.
Поля – это основные элементы структуры базы данных.
От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а так же то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.
Основным свойством любого поля является его длина, так же свойством любого поля является его имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.
Но кроме имени у поля есть еще свойство подпись.
Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца.
Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.
1. Основное свойство текстового поля – размер.
2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.
3. Поля для ввода дат и времени имеют тип Дата / время.
4. Особый тип поля – Денежный. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, доллары и центы, фунты и пенсы и т.д.
5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта ОLE.
СУБД Аccess 9х
Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними.
Исходное окно Access 9x.
Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.
Таблицы – основные объекты базы данных.
Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют.
Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты – с их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
Макросы – эти операции с базой производятся, когда имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос.
Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic
Режимы работы с Access 9x.
Стартовое окно базы, кроме шести вкладок для основных объектов, содержит три командные кнопки: открыть, конструктор, создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.
Кнопка открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.
Кнопка конструктор тоже открывает избранный объект, но по - другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.
Кнопка создать служит для создания новых объектов.
Таблицы. Создание таблиц.
Таблицы – основные объекты базы данных.
Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств.
Оно начинается со щелчка на кнопке создать в окне база данных.
Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.
Режим таблицы
Конструктор
Мастер таблиц
Импорт таблиц
Связь с таблицами
Самый "автоматичный" способ состоит в импорте таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы.
В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом связь с таблицами.
Программа мастер таблиц ускоряет создание структуры таблицы.
Пункт режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2… и т. д. и один стандартный текстовой тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.
Наиболее универсальный ручной метод представляет пункт конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.
Приемы работы с таблицами баз данных.
1. Строка состояния в нижней части окна называется полем номера записи. Это поле содержит кнопки перехода, с помощью которых можно перемещаться по таблице
2. Каждая запись имеет слева кнопку – маркер записи. Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению.
3. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью.
4. Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.
5. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение, которое задано в свойстве подпись.
6. Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таблицы, столбец можно расширять. При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.
7. Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню. Его пункты позволяют отсортировать записи по данному полю, вставить новый столбец, скрыть столбец и прочее.
8. Скрытый столбец не исчезает из базы, а только перестает отображаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок.
Запросы
Предположим, что на крупном предприятии есть огромная база данных, содержащая подробные сведения о каждом сотруднике. Кроме формальной информации база может содержать и конфиденциальную, например сведения о заработной плате. Вся эта информация хранится в базовых таблицах.
Поэтому доступ пользователей к базовым таблицам закрывают.
Для доступа к данным есть другое средство – запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.
Выбор базовых таблиц для запроса.
1. Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки запросы диалогового окна база данных и щелчка на кнопке создать.
2. В открывшемся диалоговом окне новый запрос задают ручной режим создания запроса выбором пункта конструктор.
3. Создание запроса в режиме конструктора начинают с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан запрос.
4. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне добавление таблицы. В нем отражаются все таблицы имеющиеся в базе.
5. Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке добавить.
6. В окне добавление таблицы обратите внимание на наличие трех вкладок: таблицы, запросы, запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем.
Заполнение бланка запроса по образцу.
Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос.
Строки нижней панели определяют структуру запроса, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.
Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.