Эффективная работа с Microsoft PowerPoint (стр. 3 из 3)

Чтобы создать требуемый график, программа PowerPoint должна знать, как введены ряды данных: по строкам или по столбцам. Если ряды расположены по столбцам, нужно нажать кнопку По столбцам панели инструментов Стандартная модуля Graph. Для возврата к построчному расположению данных необходимо нажать кнопку По строкам.

Ввод меток

При вводе данных для графика нужно заменить текстовые метки в первой строке и первом столбце. Для замены метки необходимо щелчком мыши или с помощью клавиш со стрелками переместить указатель активной ячейки на ячейку с текстовой меткой, а затем ввести новую метку поверх существующей.

Поскольку PowerPoint по умолчанию размещает данные для графика по строкам, каждая метка, введенная в крайней левой ячейке строки, появляется в легенде графика. Метки, введенные в крайних верхних ячейках столбцов, часто представляют собой время или дату, но они могут иметь и любой другой смысл, позволяющий отличать друг от друга конкретные значения данных числового ряда.

Ввод чисел

После того, как введены текстовые метки, необходимо заменить приведенные в качестве примера числа своими. Можно выбрать любую отдельную ячейку, ввести число поверх записанного, а затем переместиться к следующей.

После ввода числа и нажатия клавиши ENTER указатель активной ячейки перемещается на ячейку ниже, а по достижении последней ячейки столбца выделенного фрагмента переходит в первую ячейку следующего. После ввода числа в последнюю ячейку выделенного прямоугольного фрагмента и нажатия клавиши ENTER указатель ячейки возвращается к первой ячейке фрагмента.

Форматирование меток и чисел

Для выбора различных шрифтов и форматов чисел в таблице можно использовать панель инструментов Форматирование модуля Graph. Любые изменения шрифта отражаются только в таблице данных, а изменения, вносимые в формат чисел, видны и в таблице и на графике.

С помощью панели инструментов Форматирование можно выбрать гарнитуру шрифта, его размер и начертание символов (полужирный, курсив и подчеркивание) для текста и чисел таблицы данных.

Чтобы изменить форму записи чисел таблицы, нужно сначала выделить числа, а затем либо использовать кнопки форматирования панели инструментов Форматирование, либо выбрать команду число в контекстном меню или в меню Формат.

Выбор автоформата

Автоформат представляет собой сочетание типа диаграммы, его подтипа и специальных параметров форматирования (таких как расположение легенды или размещение меток данных) для каждой части графика. Выбор автоформата придает графику законченный дизайн и может избавить пользователя от необходимости вносить мелкие изменения формата в отдельные элементы графика. Microsoft Graph поставляется вместе с широким набором автоформатов для каждого из 18 основных типов диаграмм PowerPoint. Также можно создавать пользовательские графические дизайны и сохранять их как самостоятельные автоформаты.

Для выбора автоформата графика необходимо выбрать команду Автоформат в контекстном меню или в меню Формат.

Диалоговое окно Автоформат содержит галерею шаблонов дизайна для каждого типа диаграммы модуля Graph. Необходимо выбрать тип диаграммы из списка, а затем выбрать формат. График немедленно воспримет выбранный автоформат. Если ни один из автоформатов не подходит, нужно щелкнуть переключатель Нестандартные в области Тип диаграммы.

Добавление слайдов с организационными диаграммами

Процедура, которая используется для добавления оргдиаграммы в презентацию, зависит от того, где ее необходимо разместить: если на специально предназначенном для нее слайде, то нужно создать новый слайд и выбрать для него разметку, включающую местозаполнитель оргдиаграммы; если нужно поместить новую диаграмму на уже существующий слайд, то следует вставить в слайд объект с оргдиаграммой.

После того , как диаграмма создана необходимо дать ей название, выделив текст “Название диаграммы” в ее верхней части, ввести новое название. Чтобы добавить строку подзаголовка, нужно нажать ENTER в конце строки названия.

После ввода текста в блоке оргдиаграммы его можно отредактировать, выделив блок щелчком мыши, а затем переместив точку вставки в нужное место текста. Можно использовать все методы выделения и редактирования текста, которые предусмотрены в PowerPoint.

Закончив оргдиаграмму, нужно выбрать команду Обновить (имя презентации) в меню Файл модуля OrgChart, а затем команду Выход и возврат в (имя презентации) в том же меню.

Новая оргдиаграмма появляется на текущем слайде PowerPoint. После этого можно перемещать диаграмму целиком или изменять ее размер с помощью угловых маркеров, однако форма ее всегда будет оставаться неизменной.

Чтобы отредактировать диаграмму, необходимо дважды щелкнуть ее мышью. При этом снова откроется окно Microsoft Organization Chart с готовой для редактирования диаграммой внутри.

Добавление слайдов с таблицами

Когда требуется включить в презентацию таблицу, можно либо создать новый слайд с авторазметкой Таблица, либо добавить таблицу в уже существующий слайд, который содержит и другие объекты.

При создании нового табличного слайда, внутри серой рамки на слайде появляется пустая таблица. Вертикальные и горизонтальные линейки, обрамляющие таблицу, и точечные линии сетки отмечают границы самой таблицы и ее ячеек.

Когда новая таблица появляется на текущем слайде, меню и панели инструментов Word заменяют собой меню и панели инструментов PowerPoint.

Закончив таблицу необходимо щелкнуть за пределами серой рамки. На слайде разместится только та часть таблицы, которая находилась внутри серой рамки. В рабочем окне снова появятся панели инструментов PowerPoint.

Создав таблицу можно менять ее структуру, добавляя, удаляя, перемещая и копируя ячейки, столбцы и строки. Можно также менять ширину столбцов, высоту строк и объединять или разбивать ячейки.

После того как введено содержимое ячеек таблицы и сделаны все необходимые структурные изменения, можно изменить внешний вид таблицы в целом. По умолчанию для форматирования элементов таблицы (шрифт текста, цвет) PowerPoint использует шаблон текущей презентации.

Параметры форматирования текста таблицы можно изменить с помощью обычных методов форматирования текста используемых в PowerPoint. Нужно просто выделить текст и использовать кнопки панели инструментов Форматирование, команды меню Формат или контекстного меню.

Внесение глобальных изменений

PowerPoint представляет собой усовершенствованную систему приемов и средств для создания единой серии слайдов презентации, имеющих общий дизайн. Шаблоны, цветовые схемы, а также образцы заголовка и слайда, являются ключевыми средствами разработки дизайна презентации.

Шаблон содержит в себе цветовую схему, образцы заголовка и слайда и множество авторазметок, которые определяют положение объектов на слайдах.

Цветовая схема задает цвет фона и комбинацию семи других цветов, которые используются для изображения отдельных элементов презентации.

Образцы заголовка и слайда определяют дизайн фона и принимаемые по умолчанию параметры форматирования текста заголовков и текста слайдов. Дизайн фона может включать в себя графические объекты, а также параметры узора, текстуры и тонирования с применением одного или двух цветов. По умолчанию параметры форматирования текста применяются как к заголовкам слайдов, так и к элементам маркированных списков.

Начальный и самый простой шаг, который можно сделать для изменения внешнего вида презентации, - это применить другой шаблон. Смена шаблона вносит глобальные изменения почти во все аспекты внешнего вида презентации:

Позволяет менять цветовую схему, от которой зависят цвета, используемые в презентации.

Позволяет менять образец заголовка и образец слайда, от которых зависит дизайн фона и принимаемые по умолчанию параметры форматирования текста.

Все эти изменения имеют широкую область действия и влияют на весь вид презентации. Они позволяют управлять общим внешним видом презентации и настраивать его по своему желанию.

Заключение

С момента своего появления в 1987 году , программа Microsoft PowerPoint положила начало новому подходу к работе с презентационной графикой. Каждая следующая версия программы вносила свой вклад в развитие этой идеи, а также в совершенствование средств работы с презентацией.

Рассмотренная в дипломной работе версия программы PowerPoint 7 для Windows 95, продолжает эту традицию и добавляет десятки новых средств, превращающих создание презентации в простой и понятный процесс. Многие из них достигаются благодаря новым чертам операционной системы Windows 95.