Формирование базы данных (стр. 1 из 2)
РЯЗАНСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВАМИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
ПРЕДМЕТ : ИНФОРМАТИКА
ТЕМА
Система управления базами
данных MICROSOFT ACCESS
Выполнила студентка
2-го курса экономического
факультета
_______________________
Проверил : ______________
г. Рязань
1999г.
Вариант 3
Создать файл базы данных по результатам таблицы. На основе таблицы сформировать запрос с итоговыми вычислениями в который включить поля: “ наименования товара”, “Остаток”, “Сумма выручки”; предусмотреть: сортировку записей по полю “Наименование изделия”, вычисление значений в поле “Сумма выручки”: “Цена за единицу” х “Реализовано”, по полю “Остаток”: “Произведено” - “Реализовано”, итоговые вычисления по полям “Остаток”, “Сумма выручки”: создать форму для ввода новых записей в таблицу базы данных, вид форм - “В один столбец”; создать отчет по результатам запроса, вид отчета “В один столбец”, в отчете предусмотреть вычисление итогов по полю “Сумма”; создать макрос в виде панели кнопок, предусмотреть кнопки для ввода записей в таблицу базы данных и просмотра содержимого таблицы.
Таблица
| Дата | Наименова-ние изделия | Цена изделия (руб.) | Произве-дено (шт.) | Реализо-вано (шт.) | Остаток (шт.) | Сумма выручки (руб.) |
| 06.01.99 | Глушитель | 250 | 480 | 450 | ||
| 06.01.99 | Колесо | 380 | 150 | 150 | ||
| 22.02.99 | Корпус | 65 | 80 | 80 | ||
| 06.01.99 | Диск | 70 | 60 | 55 | ||
| 06.01.99 | Маховик | 98 | 350 | 300 | ||
| 22.02.99 | Глушитель | 250 | 400 | 400 | ||
| 23.03.99 | Корпус | 65 | 60 | 60 | ||
| 19.03.99 | Глушитель | 250 | 350 | 380 | ||
| 22.02.99 | Колесо | 380 | 180 | 180 | ||
  23.03.99 | Маховик | 98 | 280 | 260 |
Итого :
Выполнение задания.
Создадим файл базы данных. Для этого вначале загрузим ACCESS. После того, как на экране высветится меню выберем последовательно пункты “Файл” и “Создать” В появившемся диалоговом окне укажем диск и каталог , на который будет записан файл базы данных и пропишем имя файла базы данных в нашем случае PRO_DT (расширение MDB , будет присвоено файлу автоматически самой программой). При этом будет создан и записан на диск файл PRO_DT.MDB.
Сформируем таблицу данных. Для этого в следующем диалоговом окне нажмем последовательно кнопки “Создать” и “Новая таблица” При этом открывается диалоговое окно формирования структуры файла базы данных.
Определим поля. Для этого присвоим каждому полю имя и определим тип представления данных и их основные свойства. Присвоим по запросу программы имя таблицы - “Произв_деятельность”
Представим определение полей в виде таблицы:
| Поле | Тип | Размер поля | Число десятичных знаков | Формат поля | Маска ввода |
| Дата | Дата\время | Краткий формат даты | 99.99.00;0 | ||
| Наименование изделия | Текстовый | 30 | |||
| Цена изделия | Денежный | Авто | Денежный | ||
| Произведено | Числовой | С плавающей точкой 8 бт. | Авто | ||
| Реализовано | Числовой | С плавающей точкой 8 бт. | Авто |
Следует отметить, что для отображения данных имеющейся таблицы, поле “Наименование” может иметь длину 9 символов, но в этом случае, при производстве товара с более длинным наименованием оно может не поместиться, поэтому длина поля выбрана 30 символов.
После внесения приведенных в таблице данных и закрытия диалогового окна, на экране высветится окно базы данных. После нажатия на клавишу “Открыть” появится пустая таблица базы с наименованием полей. Заполним таблицу. При этом данные внесенные в таблицу будут сохранены в файле базы данных PRO_DT.MDB.
Сведем результаты действий в таблицу.
| Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
| Меню ACCESS | Выбор пунктов меню “Файл”, “Создать” | Диалоговое окно дискового пространства активного диска (ДОАД) |
| ДОАД | Выбор имени файла PRO_DT.MDB | Присвоение базе данных имени, переход в окно базы данных (ОБД) |
| ОБД | Последовательный выбор кнопок “Создать”, ”Новая таблица” | Переход в окно формирования структуры таблицы (ОФСТ) |
| ОФСТ | Ввод имен полей, выбор типа данных и элементов форматирования данных | Создание структуры файла таблицы, присвоение имени таблице, переход к окну базы данных (ОБД) |
| ОБД | Нажатие кнопки “Открыть”, ввод данных в таблицу | Формирование таблицы базы данных с исходной информацией. |
Сформируем запрос. Для этого, находясь в окне базы данных нажмем последовательно кнопки “Запрос” и “Создать”. В появившемся диалоговом окне “Создание запроса” нажмем кнопку “Новый запрос”. Так как в нашей базе данных имеется только одна таблица, то в появившемся диалоговом окне выбора таблицы для создания запроса последовательно нажмем кнопки “Добавить” и “Закрыть”. В появившемся окне формирования структуры запроса выполним следующие действия:
В первой строке “Поле” формируем поле “Наименование изделия”.
В строке сортировка поля “Наименование изделия” в раскрывающемся меню выбираем “По возрастанию”.
Создадим дополнительное поле “Остаток”. Для этого переместим курсор в свободную колонку справа от поля “Наименование изделия” и введем выражение : “Остаток: Произведено - Реализовано” Таким образом будет создано новое поле “Остаток” Затем зафиксировав курсор на поле “Остаток” и нажав правую клавишу мыши выберем в появившемся меню пункт “Свойства”. В открывшемся диалоговом окне свойств поля в строке формат поля активизировав раскрывающееся меню выберем “Числовой” и опишем его свойства.
Аналогично создается дополнительное поле” Сумма выручки”. Переместим курсор в свободную колонку справа от поля “Остаток”. Введем выражение “Сумма выручки: Цена изделия * Реализовано” Поместив курсор на поле “Сумма выручки” и нажав правую клавишу мыши выберем “Свойства” и определим тип данных при помощи меню как “Денежный”
Для реализации операций итогового вычисления произведем следующие действия:
Для определения итогов по полю “”Остаток” выберем из меню “ACCESS” пункт “Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Остаток” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.
Для определения итогов по полю ”Сумма выручки” выберем из меню “ACCESS” пункт “Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Сумма выручки” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.
При закрытии окна “Запрос” ответим “Да” на вопрос “Сохранить изменения запроса” и присвоим запросу имя “Полный запрос”
Сведем в таблицу основные операции по созданию запроса.
| Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
| Окно базы данных | Последовательное нажатие кнопок “Запрос и “Создать” | Диалоговое окно создания запроса (ДОСЗ) |
| ДОСЗ | Кнопка “Новый запрос” | Диалоговое окно “Добавление таблицы” (ДОДТ) |
| ДОДТ | Выбор исходной таблицы Кнопки “Добавить, Закрыть” | Диалоговое окно формирования структуры запроса (ДОФЗ) |
| ДОФЗ | Выбор полей запроса, условий сортировки | Структура таблицы запроса (СТЗ) |
| Вычисляемые поля ДОФЗ | Выбор полей запроса, создание дополнительных вычисляемых полей, форматирование данных. | Структура таблицы запроса (СТЗ) |
| Итоговые запросы ДОФЗ | Выбор полей запроса; меню ACCESS - “Вид” ”Групповые операции”, определение итога полем “SUM” | Структура таблицы запроса (СТЗ) |
| СТЗ | Закрытие ДОФЗЮ, присвоение имени запросу | Результатная таблица запроса. |
Создадим форму для ввода новых записей в таблицу базы данных.
Для создания формы откроем окно базы данных. Затем последовательно нажмем кнопки “Форма” и “Создать”. На экране появится диалоговое окно “Создание формы”. В раскрывшемся перечне созданных таблиц и запросов ( окно “Выбор таблицы\запроса”) выберем созданную таблицу “Произв_деятельность”. Затем нажмем кнопку Мастера. Из предложенных “Мастером” разновидностей выберем форму “В один столбец” . После запуска мастера необходимо определить поля формы. Перенесем в форму весь список полей. При закрытии макета формы присвоим ему имя “Произв_деятельность”