Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах — например, для связывания клиента со всеми его заказами — каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.
После разбиения сведений на таблицы и определения ключевых полей необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.
Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.
В Microsoft Access существует два инструмента, помогающих в усовершенствовании структуры баз данных. Мастер анализа таблиц может проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.
Спроектированная база данных «Культурный досуг» содержит 4 таблицы, 3 запроса, 3 отчета и 4 формы.
Таблица «Страны» предназначена хранения названий стран:
| Название поля | Тип поля | Описание поля |
| ИД | Счетчик | Идентификатор страны. Первичный ключ. |
| Название | Текст(50) | Название страны |
Исходные данные таблицы «Страны»:
| ИД | Название |
| 1 | Россия |
| 2 | Великобритания |
| 3 | Испания |
| 4 | Парагвай |
| 5 | Гваделупа |
| 6 | Китай |
| 7 | Япония |
| 8 | Корея |
| 9 | Папуа Новая Гвинея |
| 10 | Кот д'Ивуар |
| 11 | Ватикан |
Таблица «Города» предназначена хранения названий городов и стран, в которых они находятся:
| Название поля | Тип поля | Описание поля |
| ИД | Счетчик | Идентификатор города. Первичный ключ. |
| Название | Текст(50) | Название города |
| Страна | Числовой | Идентификатор страны, в которой находится город |
Исходные данные таблицы «Города»:
| ИД | Название | Страна |
| 1 | Хабаровск | 1 |
| 2 | Улан-Удэ | 1 |
| 3 | Лондон | 2 |
| 4 | Москва | 1 |
Таблица «Типы Объектов» предназначена хранения названий типов заведений досуга:
| Название поля | Тип поля | Описание поля |
| ИД | Счетчик | Идентификатор типа объекта. Первичный ключ. |
| Название | Текст(50) | Название типа объекта |
Исходные данные таблицы «Типы Объектов»:
| ИД | Название |
| 1 | Кинотеатр |
| 2 | Театр |
| 3 | Дискотека |
| 4 | Публичный дом |
| 5 | Выставка |
| 6 | Парк отдыха |
| 7 | Клуб |
| 8 | Пляж |
| 9 | Цирк |
| 10 | Зоопарк |
| 11 | Церковь |
| 12 | Пивной бар |
| 13 | Ресторан |
| 14 | Кафе |
Таблица «Объекты» предназначена хранения информации об заведениях досуга:
| Название поля | Тип поля | Описание поля |
| ИД | Счетчик | Идентификатор номера. Первичный ключ. |
| Тип Объекта | Числовой | Идентификатор типа объекта |
| Название | Текст(50) | Название объекта |
| Адрес | Текст(128) | Адрес объекта: улица и номер дома |
| Город | Числовой | Идентификатор города |
Исходные данные таблицы «Объекты»:
| ИД | ТипОбъекта | Название | Адрес | Город |
| 1 | Кинотеатр | Гигант | ул. Муравьева-Амурского, 18 | Хабаровск |
| 2 | Кинотеатр | Восход | ул. Краснореченская-19 | Хабаровск |
| 3 | Дискотека | Великано | ул. Муравьева Амурского, 17 | Хабаровск |
| 4 | Парк отдыха | ЦПКО | ул. Муравьева-Амурского, 1 | Хабаровск |
| 5 | Пивной бар | Best Beer Pub | ул. Ленина, 1 | Лондон |
| 6 | Публичный дом | Государственная Дума | около Кремля | Москва |
Для получения самой используемой информации в базе данных «Культурный досуг» содержатся несколько запросов на выборку данных из нескольких таблиц с параметрами.
Запрос возвращает названия объектов досуга, формирующегося из объединения названия типа объекта и названия объекта, и адрес объекта, состоящий из названия страны, названия города, адреса объекта, упорядоченный по названию объекта в алфавитном порядке. Параметрами запроса является название города, заведения которого необходимо выбрать.
| Текст SQL-запроса |
| SELECT то.Название+" """+о.Название+"""", с.Название+", "+г.Название+", "+о.Адрес FROM ТипыОбъектов AS то, Объекты AS о, Страны AS с, Города AS г WHERE то.ИД=о.ТипОбъекта And с.ИД=г.Страна And г.ИД=о.Город And г.Название=[Название города] ORDER BY о.Название; |
Запрос возвращает названия объектов досуга, формирующегося из объединения названия типа объекта и названия объекта, и адрес объекта, состоящий из названия города, адреса объекта, упорядоченный по названию объекта в алфавитном порядке. Параметрами запроса являются название страны, заведения которого необходимо выбрать, а также тип заведения.
| Текст SQL-запроса |
| SELECT то.Название+" """+о.Название+"""", г.Название+", "+о.Адрес, г.Название FROM ТипыОбъектов AS то, Объекты AS о, Страны AS с, Города AS г WHERE то.ИД=о.ТипОбъекта And с.ИД=г.Страна And г.ИД=о.Город And то.Название=[Тип заведения] And с.Название=[Название страны] ORDER BY о.Название; |
Запрос возвращает названия объектов досуга, формирующегося из объединения названия типа объекта и названия объекта, и адрес объекта, состоящий из названия страны, города, адреса объекта, упорядоченный по названию объекта в алфавитном порядке. Параметрами запроса является любая часть названия страны, города, либо адреса.
| Текст SQL-запроса |
| SELECT то.Название+" """+о.Название+"""", с.Название+", "+г.Название+", "+о.Адрес, то.Название FROM ТипыОбъектов AS то, Объекты AS о, Страны AS с, Города AS г WHERE то.ИД=о.ТипОбъекта And с.ИД=г.Страна And г.ИД=о.Город And (г.Название Like "*"+[Адрес похож на]+"*" Or с.Название Like "*"+[Адрес похож на]+"*" Or о.Адрес Like "*"+[Адрес похож на]+"*") ORDER BY о.Название; |
Для обеспечения возможности печати результатов работы запросов, формируемых в базе данных «Культурный досуг», база данных содержит 3 отчета.
Отчет «выбор заведений» представляет собой содержимое запроса «выбор заведений», предназначенный для печати.
Выбор заведений
Название Адрес
Дискотека "Великано" Россия, Хабаровск, ул. Муравьева Амурского, 17
Кинотеатр "Восход" Россия, Хабаровск, ул. Краснореченская-19
Кинотеатр "Гигант" Россия, Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, 18
Парк отдыха "ЦПКО" Россия, Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, 1
Отчет «выбор заведений определенного типа» представляет собой содержимое запроса «выбор заведений определенного типа», предназначенный для печати, с дополнительной группировкой по названию города.
Выбор заведений определенного типа
Город Хабаровск
Название Адрес
Кинотеатр "Восход" Хабаровск, ул. Краснореченская-19
Кинотеатр "Гигант" Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, 18
Отчет «поиск заведений по адресу» представляет собой содержимое запроса «поиск заведений по адресу», предназначенный для печати, с дополнительной группировкой по типу заведения.