4.6. Информационное обеспечение.
Наряду с аппаратным и программным обеспечением средств вычислительной техники целесообразно рассматривать информационное обеспечение, под которым понимают совокупность программ и предварительно подготовленных данных, необходимых для работы этих программ.
Рассмотрим, например, систему автоматической проверки орфографии в редактируемом тексте. Ее работа заключается в том, что лексические единицы исходного текста сравниваются с заранее заготовленным эталонным массивом данных (словарем). В данном случае для успешной работы системы необходимо иметь кроме аппаратного и программного обеспечения специальные наборы словарей, подключаемые извне. Это пример информационного обеспечения вычислительной техники.
Информационное обеспечение делится на:
- внемашинное;
- внутримашинное.
Внемашинное информационное обеспечение - совокупность информации получаемой сотрудниками предприятия извне, включая методы классификации и кодирования информации.
Источниками внешней информации служат внешние по отношению к предприятию структуры.
На УП «Норд» в качестве источников внемашинного информационного обеспечения используются:
· специальная литература для работы в бухгалтерской программе 1С;
· справочники по работе с компьютерами;
· инструкции по работе с вычислительной техникой и компьютерами;
· консультационные услуги специалистов;
· периодическая печать (газеты, журналы);
· законодательство РБ.
Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинных носителях и средства ее ведения.
К внутримашинной информационной базе относятся база данных, структура которой отображает модель логически взаимосвязанных данных конкретной области, а также отдельные невзаимосвязанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинных носителях. В базе данных хранится нормативно-справочная, плановая, оперативная и учетная информация. К программным средствам, используемым для организации и ведения внутримашинной информационной базы, относят базовые программные средства, универсальные прикладные программные средства общего назначения, специальные прикладные программы.
На УП «Норд» в качестве источников внутримашинного информационного обеспечения используются:
· База данных - 1С:Бухгалтерия+Торговля+Склад;
· Специальная прикладная программа 1С: Предприятие;
· Универсальные прикладные программные средства общего назначения, например пакет прикладных программ Microsoft Office 2000.
Информационная модель автоматизированной системы обработки экономической информации УП «Норд» схематично представлена на рис. 4 (Приложение 3)
5. Технология обработки информации.
Организационные формы использования вычислительных средств основываются на применении двух основных режимов: пакетного и диалогового.
Диалоговый режим предусматривает интерактивную связь пользователя с вычислительной машиной через терминал, с которого возможен ввод команд, воздействующих на порядок работы программ по обработке статистической информации.
Главное достоинство диалогового режима состоит в активном участии человека в ходе выполнения процедур обработки информации. В основе диалогового режима лежит работа пользователя с программами обработки статистической информации на основе меню, представляющего совокупность шагов, отображаемых обычно на дисплее терминала ПЭВМ. Выбирая тот или иной шаг, пользователь задает порядок работы программы.
Диалог ведется в текстовом или графическом видах. Текстовый используется для отображения алфавитно-цифровых символов, позволяющих строить меню, тексты и таблицы, а графический — при отображении графической информации ( диаграммы и графики всех видов).
Существует два способа формирования диалога: глобальный и локальный. При глобальном диалоге с помощью меню задается последовательность подпрограмм, характеризующих функциональные возможности программного комплекса при обработке информации. Локальный диалог формирует конкретный алгоритм обработки информации по запросу пользователя.
Режим реального масштаба времени - означает способность вычислительной системы взаимодействовать с контролируемыми или управляемыми процессами в темпе протекания этих процессов. Время реакции ЭВМ должно удовлетворять темпу контролируемого процесса или требованиям пользователей и иметь минимальную задержку. Как правило, этот режим используются при децентрализованной и распределенной обработке данных.
Режим телеобработки дает возможность удаленному пользователю взаимодействовать с вычислительной системой.
Интерактивный режим предполагает возможность двустороннего взаимодействия пользователя с системой, т.е. у пользователя есть возможность воздействия на процесс обработки данных.
Режим разделения времени предполагает способность системы выделять свои ресурсы группе пользователей поочередно. Вычислительная система настолько быстро обслуживает каждого пользователя, что создается впечатление одновременной работы нескольких пользователей. Такая возможность достигается за счет соответствующего программного обеспечения.
Однопрограммный и многопрограммный режимы характеризуют возможность системы работать одновременно по одной или нескольким программам.
Регламентный режим характеризуется определенностью во времени отдельных задач пользователя. Например, получение результатных сводок по окончании месяца, расчет ведомостей начисления зарплаты к определенным датам и т.д. Сроки решения устанавливаются заранее по регламенту в противоположность к произвольным запросам.
При обработке информации в АСОЭИ УП «Норд» применяется пакетный режим обработки – централизованная обработка информации.
Пакетный режим предусматривает выполнение машинных программ, оформленных в виде пакета заданий для вычислительной машины, под управлением ее операционной системы.
Сущность пакетного режима состоит в последовательном выполнении имеющейся совокупности программ обработки данных. При этом достигается уменьшение вмешательства операторов в процесс решения задач, так как средства операционной системы организуют ввод данных, вызов необходимых программных модулей, приведение требуемых внешних устройств в рабочее состояние, осуществление процесса обработки и управления им.
Основная цель применения пакетного режима — обеспечение своевременного решения задач согласно установленным графикам и максимальной загрузке вычислительной системы. При этом выполнение задания в режиме пакетной обработки характеризуется типовой очередностью операций (процедур) обработки данных.
Для того, чтобы конкретно описать технологию обработки информации на УП «Норд» возьмем модуль начисления заработной платы. Чтобы произвести начисление заработной платы сотрудникам в главном меню выбираем «Журналы», а в открывшемся диалоговом окне – «Начисление ЗП». (Рисунок 5. Приложение 4). Открывается Ведомость «Начисление заработной платы», где месяц, за который производится начисление ставится автоматически – по дате ввода операций. (Рисунок 6. Приложение 4). Вводим счет затрат ( 44 «Издержки обращения» ) и количество рабочих дней в месяце, за который производится начисление – 22. (Рисунок 7. Приложение 4). В таблице в столбце «Сотрудник» выбираем сотрудника, которому будем начислять зарплату. (Рисунок 8. Приложение 4). Последовательно вводим необходимые данные в столбцы – оклад, размер пособия по больничным листам, государственного пособия семьям, воспитывающим детей и т.п. (Рисунок 9. Приложение 4). После завершения ввода сумм по начислениям программа автоматически выполняет расчет налогов, которые необходимо удержать из начисленной зарплаты и выдает результат – сумму к выдаче (Рисунок 10. Приложение 4). После того, как последовательно произведен расчет всех сотрудников предприятия формируем готовую ведомость по начисленной заработной плате и распечатываем ее. (Рисунок 11. Приложение 4).
6. Обслуживание системы.
Обслуживание системы — это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования АСОЭИ.
АСОЭИ — человеко-машинная система и потому ее функционирование невозможно без наличия обученных ее эксплуатации людей.
Обслуживающий персонал — сотрудники, выполняющие функции обеспечения функционирования АСОЭИ: поддержку нормальной работоспособности технических средств, программного обеспечения, сохранности и целостности информационной базы – работники бухгалтерии и менеджеры.
АСОЭИ УП «Норд» обслуживается программистом на основании трудового договора.
Деятельность программиста осуществляется в двух направлениях:
· построение и развитие информационной системы;
· сопровождение технического и программного обеспечения.
В процессе осуществления первого направления разрабатывается проект АСОЭИ; систематизируются информационные потоки; разрабатывается технология обработки информации с использованием компьютеров; устанавливаются компьютеры и программное обеспечение; проектируется и монтируется вычислительная сеть; обеспечивается процесс внедрения сопровождения аппаратно-программного комплекса АСОЭИ; осуществляется обучение и подготовка пользователей; разрабатываются регламенты эксплуатации системы сотрудниками, а также правовое обеспечение.
Второе направление деятельности выражается в распределении ресурсов сети, определении прав пользователей на доступ к данным и функциям их обработки и контроле их соблюдения. Программист обеспечивает безопасность, конфиденциальность и целостность данных (борьба с вирусами, сбоями, несанкционированным доступом), администрирование баз данных, разработку графиков ввода данных и контроль за их выполнением, составление планов-графиков текущего ремонта и профилактики оборудования и т.д.