КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ И ФИЛЬТРЫ В MicroSoft Excel (стр. 1 из 3)
Краснодарский Государственный Университет Культуры и Искусств
Факультет
Экономики Управления и Рекламы
Дисциплина: Информатика
РЕФЕРАТ
ТЕМА: "КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ И ФИЛЬТРЫ В MicroSoft Excel"
Выполнила: Студентка 2-го курса
Группы НЭК-99
Ландик Е.
Проверил:____________________
Краснодар 2001
ОГЛАВЛЕНИЕ------------------------------------------------------------------------------------- 2
Консолидация данных----------------------------------------------------------------- 3
Методы консолидации данных------------------------------------------------- 3
Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок------------------------ 3
Консолидация данных по расположению--------------------------------------------------- 4
Консолидация данных по категориям-------------------------------------------------------- 5
Задание исходных областей консолидируемых данных-- 6
Изменение итоговой таблицы консолидации данных------ 7
Добавление области данных в итоговую таблицу---------------------------------------- 7
Изменение области данных в итоговой таблице------------------------------------------ 8
Создание связей итоговой таблицы с исходными данными--------------------------- 8
Фильтры------------------------------------------------------------------------------------------- 9
Отображение строк списка с использованием фильтра---------------------------------- 9
Условия отбора автофильтра------------------------------------------------------------------- 10
Отображение строк списка с использованием условий отбора---------------------- 10
Виды условий отбора----------------------------------------------------------------------------- 10
Последовательности символов--------------------------------------------------------- 12
Знаки подстановки--------------------------------------------------------------------------- 12
Значения сравнения------------------------------------------------------------------------ 12
Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра------------------------------- 13
Удаление фильтра из списка------------------------------------------------------------------- 14
Контрольные вопросы и контрольное задание---------------- 15
В табличном редакторе Microsoft Excel предусмотрено несколько способов консолидации:
· С помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях.
· По расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Используйте этот способ для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.
· Если данные, вводимые с помощью нескольких листов-форм, необходимо выводить на отдельные листы, используйте мастер шаблонов с функцией автоматического сбора данных.
· По категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Используйте этот способ для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.
· С помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий.
Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок
Для консолидации данных с использованием трехмерных ссылок необходимо проделать следующие шаги:
1.
 |
На листе консолидации скопируйте или задайте надписи для данных консолидации.
2. Укажите ячейку, в которую следует поместить данные консолидации.
3. Введите формулу. Она должна включать ссылки на исходные ячейки каждого листа, содержащего данные, для которых будет выполняться консолидация.
4. Повторите шаги 2 и 3 для каждой ячейки, в которой требуется вывести результаты обработки данных.
Использование трехмерных ссылок для объединения данных
Если исходные листы имеют различные шаблоны и подписи или если требуется создать собственный шаблон, или применить собственные формулы объединения данных, при консолидации следует использовать трехмерные ссылки. Трехмерные ссылки обновляются автоматически при изменении исходных данных.
Добавление данных для объединения
Если все исходные листы имеют одинаковый шаблон, в трехмерных формулах можно использовать диапазон имен листов. Чтобы ввести в объединение новый лист, скопируйте его в диапазон, на который ссылается формула.
Совет.
Чтобы ввести ссылку, не используя клавиши на клавиатуре, введите формулу до того места, где требуется вставить ссылку, а затем укажите на листе нужную ячейку. Если ячейка находится на другом листе, перейдите на этот лист и укажите нужную ячейку.
Консолидация данных по расположению
Для консолидации данных по их расположению необходимо проделать следующие шаги:
1. Укажите верхнюю левую ячейку области назначения консолидируемых данных.
2. Выберите команду "Консолидация" в меню "Данные".
3. Выберите из раскрывающегося списка "Функция" функцию, которую следует использовать для обработки данных.
4. Введите в поле "Ссылка" исходную область консолидируемых данных, а после чего нажмите кнопку "Добавить".
5. Повторите шаг 4 для всех консолидируемых исходных областей.
6. Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными".
Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации.
Примечание:
При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области назначения требуется разместить заголовки, скопируйте или введите их вручную.
Консолидация данных по категориям
Для консолидации данных по категориям необходимо для начала указать верхнюю левую ячейку конечной области консолидируемых данных а после этого выбрать команду "Консолидация" в меню "Данные" после чего необходимо следовать следующим пунктам:1. Выберите из раскрывающегося списка "Функция" функцию, которую следует использовать для обработки данных.
2. Введите исходную область консолидируемых данных в поле "Ссылка". Убедитесь, что исходная область имеет заголовок. После этого нужно нажать кнопку "Добавить".
3. В наборе флажков "Использовать в качестве имен" установите флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно.
4. Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными".
Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.
Примечание:
Если метки в одной из исходных областей не совпадают с метками в других исходных областях, то при консолидации данных для них будут созданы отдельные строки или столбцы.
Задание исходных областей консолидируемых данных
Исходные области обрабатываемых данных задаются либо трехмерными формулами, либо в поле Ссылка диалогового окна Консолидация. Источники данных могут находиться на том же листе, что и таблица консолидации, на других листах той же книги, в других книгах или в файлах Lotus 1-2-3.
При описании исходных областей следуйте следующим рекомендациям.
¨ Для облегчения работы с исходными областями задайте имя каждого диапазона и используйте в поле Ссылка только имена.
¨ Если исходные области и область назначения находятся на одном листе, используйте имена или ссылки на диапазоны.
¨ Если исходные области и область назначения находятся на разных листах, используйте имя листа и имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон с заголовком «Бюджет», находящийся в книге на листе «
¨ Бухгалтерия», введите Бухгалтерия!Бюджет.
¨ Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах, используйте имя книги, имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон «Продажи» из листа «Дальний Восток» в книге «1996», находящейся в этой же папке, введите:
¨ '[1996.xls]Дальний Восток'!Продажи
¨ Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах разных каталогов диска, используйте полный путь к файлу книги, имя книги, имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон «Оборот» листа «Февраль» в книге «Отдел продаж», которая находится в папке «Бюджет», введите:
'[C:\Бюджет\Отдел продаж.xls]Февраль'!Оборот
Примечание. Если диапазонам назначены уникальные, не присвоенные автоматически имена, то в ссылке можно не указывать имена листов. Например '[1996.xls]'!Продажи или '[C:\Бюджет\Отдел продаж.xls]'!Оборот в предыдущих примерах.
Совет.
Чтобы задать описание источника данных, не нажимая клавиш клавиатуры, укажите поле Ссылка, а затем выделите исходную область. Чтобы задать исходную область в другой книге, нажмите кнопку Обзор. Чтобы убрать диалоговое окно Консолидация на время выбора исходной области, нажмите кнопку свертывания диалогового окна
Изменение итоговой таблицы консолидации данных
После создания итоговой таблицы с помощью команды Консолидация можно добавлять, удалять или изменять исходные области данных. Кроме этого, можно создать связи итоговой таблицы с исходными данными, с тем чтобы данные области назначения автоматически обновлялись при изменении данных в исходных областях.