· Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое.
· Outlook представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
· PhotoEditor – приложение Office, обрабатывающее растровые[4] изображения.
· Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.
В данном реферате я остановлюсь на рассмотрении MicrosoftWord и MicrosoftExcel.
Microsoft Word — мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 15 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.
Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.
При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий.
Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, часто используемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением.
Word позволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может быть Представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.
В Word имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа WordPhotoEditor может быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов.
Word предоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Word поставляется несколько предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции, которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо конкретным задачам.
Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке MicrosoftVisualBasicforApplications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word.
Новый расширенный набор средств Word 2000 для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовыми ссылками.
Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами MicrosoftNetMeeting.
Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью MicrosoftOffice, Word может использовать данные совместно с MicrosoftExcel, MicrosoftPowerPoint, MicrosoftAccess и MicrosoftOutlook, а также с MicrosoftInternetExplorer. Вот несколько примеров такого использования.
· Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой операции в качестве Web-броузера запускается InternetExplorer).
· Просмотр создаваемых в WordWeb-страниц с использованием InternetExplorer.
· Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.
· Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Access.
· Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для создания бланков писем в Word.
· Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.
· Использование единых словарей для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему слова, добавленные в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office.
· Передача документов по электронной почте непосредственно из Word на основе определенного в Outlook почтового профиля.
· Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPoint в документы Word.
Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять следующие настройки.
· Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели инструментов и кнопки панелей инструментов.
· Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.
· Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word.
· Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые документы.
· Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в Word.
· Изменять язык интерфейса Word.
· Выбирать в качестве единиц измерения Word дюймы, сантиметры, пункты или пики.
· Добавлять новые шрифты.
И наконец, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.
Каждой программе свойственен свой стиль работы и своя терминология, и здесь Word не является исключением. Давайте рассмотрим основные термины и концепции Word.
Каждый документ Word может содержать текст наряду с графикой, звуками, полями, гиперссылками или ссылками на другие документы и даже с видеоклипами. Документы могут быть сохранены в формате Web-страниц с добавлением HTML-сценариев.
Word позволяет просматривать документы в четырех различных режимах.
· Режимы просмотра Web-документа и разметки страницы позволяют увидеть, как документ будет выглядеть на печати или при просмотре в Web. Кроме того, эти режимы просмотра могут быть использованы для вставки графики, текстовых рамок, изображений, звуков, видео и текста при разработке качественной печатной продукции или Web-страниц. Режим просмотра разметки страницы используется Word в качестве режима просмотра по умолчанию.